【製造業】「進捗どう？」の電話対応とExcelでの管理から脱却。問い合わせを劇的に削減したトヨクモkintone連携サービス活用術
企業紹介
1947年に溶融亜鉛めっきを手がける企業として創業。
現在では、めっきをはじめとした表面処理技術を強みに、総合エンジニアリング企業として自動車部品や建築資材など、幅広い金属加工製品を国内外に展開。
課題
社内からのシステムに関する問い合わせが電話やメールで集中し、担当者の確認負担が大きかった
案件の進捗確認は電話のみで、顧客が現状を把握するには毎回担当者とのやり取りが必要だった
解決策
マニュアルやスマホ設定手順などをkViewerに集約し、社内イントラとして活用した
処理状況や出荷タイミングをkViewerで公開、追加要望があればFormBridgeでコメントを記入できる仕組みにした
効果
問い合わせ対応時に「ここを見てください」と伝えるだけで済むようになり、業務が効率化した
状況が見える化されたことで、他社との差別化にもつながり、お客様からも高い評価を得ている
1947年に溶融亜鉛めっきを手がける企業として創業した株式会社興和工業所。
現在では、めっきをはじめとした表面処理技術を強みに、総合エンジニアリング企業として自動車部品や建築資材など、幅広い金属加工製品を国内外に展開しています。
kintone導入によって、それまで大きな課題だった外部検査会社とのスムーズかつ正確な情報共有を実現した興和工業所では、トヨクモkintone連携サービスを活用し、さらなる業務改善に成功しています。具体的な事例と詳細を、情報システム部の関 晋太郎氏と片山 美紀氏にお伺いしました。
▲（左から）関氏、片山氏
■kintone導入でExcelとメールに頼った他社との情報共有から脱却
興和工業所ではめっき処理した製品の検査を外部の会社に依頼しています。その際の出荷数は、自社の生産管理システムから出力したデータをExcelで出力し、メールで共有するという方法でチェックしていました。
しかし、情報のやり取りが1日数回行われていたことに加え、Excelに記載した情報にミスが生じることもあったため、どれが最新の情報なのかがわからない状態が発生。2社間でデータの齟齬や遅延が頻発し、電話やメールで確認作業に追われる状況が常態化していたのです。
こうした「正確な情報をタイムリーに共有できない」という課題を解決するために導入したのがkintoneです。生産管理システムとkintoneを連携し、検査会社にもkintoneのアカウントを付与したうえで、必要なときにはここで確認できるようにルールを変更しました。
「確認箇所をkintoneに絞ることができたので、データ齟齬の解消はもちろん、頻繁に起こっていた電話やメールの応酬もほぼなくなったんです。生産管理システムからExcelに転記する手間もなくなり、作業効率の大幅改善に繋がりました」（関氏）
■事例1：FormBridgeとkViewer、DataCollectを連携し来場予約システムを構築
一方で、kintoneアカウントを持たない社員や外部関係者に「情報だけ伝えたい」というニーズがあり、以前から情報共有のハードルの高さが課題でした。こうした背景から、kViewerを皮切りにFormBridge、kMailer、DataCollectといったトヨクモkintone連携サービスを導入。現在では複数のツールを組み合わせ、業務ごとに最適な仕組みを整えています。
この章では、FormBridgeとkViewer、DataCollectを連携させた来場予約システムの事例を紹介します。
▲現在使用しているkintoneの来場予約管理アプリ画面
このシステムは、工場で働く社員から「お客様の来場予約をもっとスムーズに管理したい」という声を受けてスタートしました。既存の連携ツールでの対応も検討しましたが、更新は15分に1回のみ。予約が重複するリスクが想定されました。
そこでkintoneと連携してリアルタイム更新を可能にできるシステムを作成したいということで、すでに導入していたFormBridgeやkViewerとも連携できるDataCollectを採用しました。
「工場現場からもリアルタイム更新が必須条件といわれていたこともあり、DataCollectの導入を決めました」（片山氏）
▲kintoneの予約数管理アプリ画面。枠数と現在の予約数に応じて残り枠数が自動計算され、FormBridgeやkViewerに反映される。
▲来場予約システムのDataCollect設定画面。予約数がリアルタイムでkViewerに反映されるため、重複を防ぐことができる。
まずFormBridgeで空き時間枠を公開し、顧客が予約を入力。このとき、kViewerルックアップで予約の空き状況を反映させるとともに、DataCollectで予約数をリアルタイムに計算することで、重複や齟齬の発生を防ぎました。
予約情報はkViewerのMyページでお客様が確認できるようにしており、来場当日には工場近くに到着したタイミングでにMyページからフォームに遷移し、「近くまで来ました」と回答いただくことで、kintone内のデータが変更され、担当者に通知が届く仕組みになっています。
これによりスムーズなお迎えが可能になりました。
▲FormBridgeで作成した予約フォーム。必要な情報を最低限入力するだけで対応できるようになっている。
「お客様がMyページのURLを覚えたりコピーしたりする手間をなくすため、FormBridgeでkViewerルックアップをするとMyページに自動で遷移するよう、JavaScriptで対応しました」（片山氏）
さらにDataCollectは、在庫数や材料入荷状況の管理にも応用され、幅広い業務の効率化に寄与しています。
▲DataCollectは在庫管理や注文などその他のkintoneアプリでも活用されている。
■事例2：「ここを見てください」で解決！kViewerが支える情報システム部の効率化
また興和工業所では、さまざまな情報の共有にkViewerを活用しています。その一つがkintoneをはじめとした業務で利用するシステムの管理状況の見える化です。
同社では社内に複数のシステムを導入しているため、「誰がどのシステムのアカウントを持っているのか」「自分の工場に割り当てられているアカウント数はどれくらいか」といった問い合わせが情報システム部に集中していました。さらに、新しいPCの手配やセットアップの進捗についても「いつ届きますか」と確認されることが多く、担当者の負担になっていました。
この課題に対して、同社はkViewerを導入。kintoneで管理していたアカウント所持状況やPC納期を一覧化して公開することで、工場側で状況を確認できるようになり、電話やメールによる問い合わせを大幅に減らすことができました。
▲実際にkViewerで公開されているアカウント所有者確認のTOPページ。アカウントごとに各工場の所有者がわかるようになっている。
▲kViewerで公開されている各システムのアカウント台帳。各アカウントが誰に付与されているのかが一覧で確認できる。
▲kViewerで公開されている機器受付台帳。問い合わせをしなくても、依頼したPCの手配状況がどのステータスにあるのかが明確に。
「PCの手配などはサイボウズOfficeで申請を受けていますが、以前は確認の手段が電話やメールしかありませんでした。kViewerで公開したことで、依頼が立て込んで遅れているのか、セットアップ中なのかを工場の方に把握していただけるようになったんです」（片山氏）
さらに同部門では、マニュアルやスマホ設定手順などをkViewerに集約し、社内イントラの役割を担わせています。これまで一度全社に発信した事例や活用情報は流れてしまうことが多く、蓄積という点で課題がありました。現在はこれらをまとめてkViewerで配信することで、kintoneの社内ルールや過去の事例を必要なときに確認できるようになりました。
「もちろん問い合わせ自体は残っていますが、『ここを見てください』と伝えるだけで対応できるようになったのは大きな変化です」（関氏）
▲kViewerで作成された資料一覧サイト。過去に公開したデータも確認できる。
■事例3：kViewerで図面を電子管理。常に最新の情報を共有
kViewerは生産ラインで使用する図面の共有にも活用されています。以前は図面を紙に印刷して各ラインに配布し、必要に応じて手書きで修正を加えていました。
しかし、扱う図面が多いうえ更新が行われることもあるため「どこに行ったかわからない」「古い図面が残ったまま使われていた」といった問題が発生していました。また印刷や配布の手間も、現場の負担となっていたといいます。
この課題を解消するため、図面を電子化してkViewerで公開。検索バーを表示することで、必要な図面をすぐに探せるようにし、常に最新情報にアクセスできる仕組みを整えました。また図面データは必要に応じて印刷できるため、必要な人だけが個別で印刷するようになった結果、印刷作業が削減でき、業務効率の向上にも寄与しています。
▲kViewerの図面管理サイト。検索バーを設けることで、必要な情報が探しやすい工夫も。
■事例4：kViewerとFormBridgeで社外依頼品の進捗を公開。顧客の安心感と他社との差別化を実現
興和工業所では、これまでめっき処理の進捗確認は電話やメールのみで、顧客が現状を把握するには毎回担当者とのやり取りが必要でした。そこでkintone上に状況をまとめたアプリを作成し、一部顧客にはアカウントを付与して共有していましたが、kintone自体の導入が難しいという顧客もあり、そちらへのデータ開示は諦めざるを得ませんでした。
この課題を解決するため、kintoneへのアクセスができない顧客には処理状況や出荷タイミングをkViewerで公開する取り組みも開始しました。顧客はURLにアクセスするだけで自社製品の進捗をリアルタイムに確認できるようになったため、これまでより進捗情報を公開できる顧客が増加しました。
この取り組みは、他社との差別化にもつながり、お客様からも高い評価を得ているといいます。
▲kViewerで公開されているめっき処理状況。顧客が確認したいタイミングで問い合わせせずに状況が閲覧できる。
また、急ぎの依頼など追加要望がある場合には、kViewerのビュー内からボタンひとつでFormBridgeで作成したフォームに遷移し、コメントを残すことで即座に対応を依頼可能に。お客様とのやり取りがスムーズになり、信頼感の向上にもつながりました。
▲先程のkViewerのサイトにFormBridgeを連携することで、必要に応じて顧客がコメントを残せるような工夫も。
「kViewerならURLにアクセスするだけなので、難しい操作を覚えなくても状況を確認いただけます。またkintoneやトヨクモkintone連携サービスのセキュリティの高さも相まり、安心してご利用いただけるシステムとして、いまでは他社にない弊社の強みとして顧客や見込み客にアピールしています」（片山氏）
■事例5：kMailerで納期通知を標準化し、連絡業務を効率化
トヨクモkintone連携サービスの活用は他にもみられます。現在興和工業所では、kMailerを活用したお客様への納期連絡の一括対応に向けて準備を進めています。
現在、めっき依頼を受けた際の納期連絡のタイミングや対応は担当者ごとに異なっており、客先から来る納期の問合せに時間がとられていました。また納期通りに引き取りが可能かという問合せも度々発生していたため、業務課ではその都度基幹システムを確認し、回答を行っている状況でした。
この課題を解決するため、同社はkMailerを使った納期通知の一括送信システムを構築。基幹システムのデータをkintoneに取り込み、予約機能を活用して毎日自動で予定日や完了情報を一斉送信できる仕組みを整えました。さらに、送信メールには引き取りの際の来社予約のURL案内を加えることで、顧客対応をスムーズにしました。
▲出荷日や入荷日を管理するkintoneアプリ画面。予定日や完了情報に合わせてメールを一斉送信できるようkMailerを連携。
▲納入予定日を知らせるメール本文。定型文に来社予約のURL案内を加えることでフローの統一を図っている。
API連携の仕様上、値の変動をトリガーに自動送信できないという制約があるものの、送信有無フィールドや予約送信機能を工夫して運用を改善。現在は検証を進めており、今年度中には本格稼働を予定しているとのこと。
▲kMailerメール送信画面。設定を工夫することで運用の問題を解決。
■トヨクモkintone連携サービスでさらなる業務改善を。
複数のトヨクモkintone連携サービスの導入により、社内外の情報共有や業務効率化を大きく前進させることができた興和工業所では、今後さらに、工場からの要望として多く挙がっている「お客様との情報共有」にも積極的に活用していく構想です。
たとえば、取引先ごとの請求書をkViewerで公開してダウンロードできるようにする、進捗状況を共有し、必要に応じてFormBridgeでコメントを受け取って納期を調整するなど、顧客との関係を深める施策が想定されています。
同社がとくに評価しているのは、kintoneとのシームレスな連携とプラグイン同士の高い親和性です。汎用性の高さと組み合わせの自由度が、他にはない強みとなっています。
興和工業所では何度でもご利用いただける30日間の無料お試しを活用し、運用に乗るかどうかを試していました。
すでにkintoneおよびトヨクモkintone連携サービスを導入されている方も、同シリーズの別製品を新たに導入される際にはぜひこの期間をご活用ください。
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記事公開日：2025年10月15日
※事例記事の内容や所属は取材当時のものとなります
