kintone+kintone連携サービスは、イベント運営に必要不可欠なソリューション たった1人で約5,000人動員のイベントを取り仕切るイベントディレクターのkintone活用術

「kintoneとフォームブリッジ、kViewer、メールワイズはイベント運営において、最強のツールセット。これらが無いイベント運営は、もう考えられないですね。」

kintoneを開発・提供しているサイボウズ株式会社のイベントディレクターである鈴木亜希子様にお話を伺った。来場者約5,000名の巨大イベント管理をたった1人で仕切る彼女のkintone活用術とは？

サイボウズ株式会社 鈴木様

「私は、業務として普段からサイボウズで実施するイベントを企画・運営しています。メジャーなところで言うとJapan IT WeekやCloud Daysなどですね。これらは参加する立場なのですが、直近に開催予定のCybozu Daysというイベントは、お客様、協賛企業様、ご講演者様等をお迎えする主催者の立場なので、運営規模が格段に大きくなります。

2017年11月・12月に開催する今年のCybozu Daysは、昨年の約5,000名を超えるご来場者数を目標とし、約50社の協賛申込をいただいています。
それら、イベント運営に関わる全ての情報管理・コミュニケーションをkintone上で行っております。

今回のCybozu Daysは、サイボウズに加えて3社に運営事務局を委託しており、計4社体制で業務を行っております。Cybozu Days専用に新たにkintone環境を立ち上げ、委託先にも、このkintone環境にログインしてもらっています。共同で事務局を行う4社が同一のデータベースを共有することで『データを右から左に流すだけの手間』を限りなくゼロに近づけることができています。

サイボウズ社内からは、基本的に私1人だけが運営担当となるので、私が全て間に入らなくて済むようにしないと、ボトルネックになってしまうので。」

4社が同一のkintoneにログインすることによって、「情報を転送する」といった手間がそもそも無くなる

「Cybozu Daysの協賛企業様には、ブースの出展にあたりマニュアルや各種資料の配布を行わなければならないのですが、実は簡単な方法ってなかなか無いんですよ。昨年は某ファイル共有サービスで行ったのですが、協賛企業様によっては、そういったファイル共有サービスのドメインを指定してアクセス禁止にしているところも少なくなく・・・。その場合には、別のマイナーなファイル共有サービスで対応していたりしました。結構大変でしたね。」

「ファイルの共有が意外と大変でした」

「今年はkintoneと、kintone連携サービスであるkViewerを使用することで、とても楽にマニュアルや資料の配布が実現できています。パスワードを設定したビューで資料を公開することで、予期せぬ第三者に資料を閲覧されることを防ぎつつ、協賛企業様に資料を提供することができます。今のところkViewerのドメインにアクセスできない、という話は聞かないので重宝しています。メールで都度資料を提供していると、後から『どの資料まで提供したんだっけ？』と、履歴を追うのが大変なのですが、kViewerで公開していれば、『現時点ではここまで公開・提供している』というのがひと目で分かるのが助かります。」

各種資料はkViewerを利用して、協賛企業に配布している

「また、kViewerでは、公開する一覧ビュー毎に、絞込条件を設定することができるので、『申込前』『申込後』に協賛企業様を分けて資料提供できるという点でも活用できました。『申込前』の方には、申込用紙やイベント概要等の資料を、『申込後』の方にはマニュアルや当日のレイアウト資料などを共有しました。 これらを通常のWebページで実現しようとすると公開まで時間がかかってしまうのですが、kViewerはkintoneに添付した資料がリアルタイムに公開できるので、そのスピード感も気に入っている点の1つです。加えて、更新日や対象協賛社など、資料に付随する情報も一覧に出来るので、資料の整理がしやすくなりました。」

kintone側ではステータス管理をし、公開／非公開や、公開対象などを管理している

「協賛企業様からの各種申し込みやアンケートの一部については、フォームブリッジを使用しています。これも資料の提供とほぼ同様なのですが、メールの返信で申込をいただく形式だと、どの協賛企業様からの回答があったか、どこまで対応済か、などを後から確認するために別途管理するデータベースを用意する必要があります。直接kintoneにデータを登録できるフォームブリッジであれば、一覧で申込状況が把握できますし、kintone内で対応状況をステータス管理できるので、漏れが無くなるだけでなく、確認のための時間も削減することが出来ます。」

協賛企業がサイボウズ社にパンフレット発送を依頼するフォーム

「管理事務局を複数社で行っている都合上、進捗をスムーズに共有できることは、とても大事なんです。メールとExcelの管理ではどれが最新版なのか、分かりづらくなってしまいがちですが、kintoneを見れば、データと進捗がひと目で確認できるようになっているため、スムーズに共有できます。」

kintoneの一覧画面を確認すれば、どこからどんな依頼があり、対応状況はどうなっているのか、ひと目で確認できる

「また、今年のCybozu Daysでは託児サービスの提供を行います。小さなお子様がいらっしゃる方にも、気軽にサイボウズのことを知っていただきたい、という思いからの新たなチャレンジなのですが、この応募もフォームブリッジで受け付けています。」

お子様連れのサテライト会場や、託児所を用意している

「フォームブリッジは、フォーム上に条件分岐を設定できるので、『サテライト会場』もしくは『託児サービス』、どちらを希望されているのか確認してから、託児サービスなら詳細な日時を入力していただく、という場面で活用しています。全てのお客様に全ての項目を表示すると、どうしても縦長のフォームになってしまい、入力を面倒に感じさせてしまいます。必要な方にだけ、必要な項目を表示することは、フォームからの離脱率の改善という意味でも効果があると感じています。また、フォームブリッジではkintone内の可変フィールドであるテーブルに対応しているので、お子様が複数いらっしゃる場合でも、登録に手間が掛からない点も評価しています。」

フォームの中に条件分岐を設定している。「託児サービス」を選択した方にだけ、「お預かり時間」を表示する

「1点、要望を言わせてもらうと複数のフィールドを条件に設定できる『&(アンド)条件』ができれば、より良かったなと感じています。この辺りは改善されることを期待しています。」

※2017/10/22のverアップで『＆(アンド)条件』での条件分岐に対応しました！

kintoneを核にして、イベント管理のためのツールセットとともに、フル活用する鈴木様

「イベントディレクターという立場では概ね満足しています。今後フォームブリッジとプリントクリエイターが連携するという噂を聞いているのですが、色々使いどころがあるのでは、と考えています。例えば、イベントへの申し込みフォームに入力した方へ、その情報を引用した入館証を自動生成できれば、事務局の対応工数が一気に削減できるのでは、と考えています。今後も、よりkintoneを便利にするサービスをリリースしていただくことを期待しています。」

※2017/10/22のverアップで、プリントクリエイターとの連携が可能になりました。くわしくはこちら。

開催するイベントを「ファンづくりのため」と位置づけ、一般的に目標とされがちな「名刺獲得枚数」等は一切気にしない鈴木様。その、普通のイベントディレクターとは異なる思考から生み出されるイベントは、やはり普通じゃない。昨年のCybozu Daysでは、「DJブースを設営する」「和太鼓を叩かせる」「観覧しているお客様にタオルをグルングルンやらせる」「なんかめっちゃデカイ木を置く」と、これだけ聞くとソフトウェアメーカーの開催するイベントとは思えない、ちょっとしたお祭りのように感じるだろう。実際その場に行けば、その思いはより強くなる。何かがおかしい。

サイボウズ社が開催する年に一度の一大イベント「Cybozu Days」。11/8(水)〜9(木)に幕張メッセで、12/5(火)〜6(水)にグランフロント大阪で開催される。 働き方改革や、多様性、教育等について専門家が講演を行ったり、技術的なセッションがあったりと、心と頭を刺激するイベントになることだろう。 一部満席の講演もあるようだが、まだ参加が可能な様子。興味の湧いた方は是非下記よりご覧になることをお勧めする。

CybozuDays2017〜壁を超える〜

恐らく予想を超えるサプライズなイベントになるのではないか。
今から仕込まれているオモシロ仕掛けを楽しみにしている。

文責 トッティ