「Excelで行っていたマンスリーマンションの予約管理体制に限界を感じて、kintoneの導入検討を始めました。これからはメンテナンスや物件の管理だけではなく、請求系業務など、kintoneに業務をどんどん集約させていきたいなと思っています。」株式会社フラットエージェンシーマンスリー部部長の中川桂一様はそう話す。同社は2015年にkintoneの事例にもなっている。実際にkintoneの構築を担当された企画室システム担当の上田和代様にも同席していただき、改めてkintoneと連携サービスを活用した同社の業務効率化手法に関してお話を伺った。

左から中川様、上田様

Excel作成での管理は限界！管理・対応速度アップに乗り出す

「kintoneの導入は2年前のことになります。その頃はExcelに色を付けたガントチャートとAccessを使ってマンスリーマンションの予約管理をしていたのですが、スタッフの数も物件の数も増えてくると、管理が大変になってきたんですね。誰かが見ている際はExcelの更新ができず、都度確認しながら更新しなければなりません。ダブルブッキングや、色付けを忘れてしまい、お客様にご迷惑をお掛けすることや、お待たせしてしまうことがありました。」



「Excelのガントチャート表示だとどこが空いているっていうのが視覚的に判断できるので、とても便利なんですよね。情報表示ツールとしてのExcelは残しつつ、もっと皆で管理できるような方法はないかと探していたところ、サイボウズのHPでkintoneを知りました。元々officeとメールワイズを既に利用していたので、サイボウズ製品と相性の良さみたいなものは感じていたんです。kintoneのセミナーにも参加して、これならExcelとも連携しつつ、活用できるのではないかと感じて導入を決めました。」

当時はExcelを無くし、kintoneのみでの管理も検討したが、結果としては一覧表示と検索機能としてのExcel、データ入力を行うデータベースとしてのkintoneという連携に決めたという。現在はExcelとkintone双方向での読み書きが可能となり、さらに利便性が向上した。

「Excelを立ち上げたときに、kintoneで更新したデータがあれば更新を取得して、自動的にガントチャートの情報が最新の状態に更新されるので、自分たちで一つ一つセルに色を付けて作るのに比べて作業が半減しました。例えばお客様から『4月10日～24日空いていますか？』というお問合せがあっても、Excelであれば予約情報が一覧で表示できるので『2日ずらしていただいて、ここだったら空いています』とか、『こちらの物件であれば空いています』とか、お待たせせずにご案内ができるようになりましたね。Excelに変更を掛けたデータも、都度kintoneのレコードに上書きされるようになっています。」

煩雑な個人情報のやりとり、書類出力にも連携サービスを活用！

物件の予約管理だけではなく、同社では社内外の様々な業務にkintoneと、またkintone連携サービスを利用しているという。

「退去後のメンテナンスに関して、従来は書類で報告してもらっていたのを、
kintoneアプリを作って、現場で写真を撮ってすぐに報告できるようになりました。報告があれば通知がきて確認して、問題なければ次の貸し出しに回すことができるので無駄がなくなりました。」

「また、入居者の方に個人情報をいただく部分を、FAXやメール添付でのやりとりからフォームクリエイター(提供終了済み。後継製品：フォームブリッジ)での入力も用意して、どちらでも使えるようにしましたが、フォームからの入力を選択される方が圧倒的に多いですね。送っていただいたものをパソコンで手入力する作業が少なくなり、とても助かっています。身分証明書の提示なども、コピーして送ってもらうなどしていましたが、スマートフォンで撮影して添付できるので便利になりました。」



フォームクリエイターから入力された情報はkintoneに登録され、Accessにも登録される。

「契約上必要な契約書などに関しては、現行ではAccessに入力して出力しています。これもプリントクリエイターに設定を行い、kintoneで完結させてAccessからの出力を無くしていきたいと考えています。今、家主さんにお渡しする明細書などはプリントクリエイターで出力しているんですよ。」

kintoneで足りない部分はカスタマイズで実現

kintoneを活用してデータの入力、更新、共有の作業を効率化している同社だが、収支の管理に関してもkintoneにカスタマイズを加えることで実現しているという。

「弊社が持ち主の物件のマスターと入金、支払い管理のアプリを作りました。物件マスターを集計用アプリとして使っているので、関連レコードで入金と支払いの情報を出して、スペースの部分にJavaScriptを設定して集計を出しています。物件の月々の収支はクロス集計機能を使っています。」

さらなる業務効率化へ

今後は、メンテナンス会社やマンションや家屋の大家さんなど、社外の関係者にもkintoneを展開し、社内外の様々な業務をkintoneに集約していきたいと考えている。

「例えばマンスリーマンションのメンテナンスチェックに関して、kintoneで作成したメンテナンス報告用のアプリに入力していますが、フォームクリエイターのフォームから入力してもらう運用を考えています。これはマンションの巡回をしているスタッフにも使ってもらって、退去後のメンテナンス管理にも使えると思っています。」

「さらに、清掃やメンテナンスの発注は現在FAXで行っていますが、発注数量等が決まったらkintoneに登録して、そのままメンテナンス業者に情報が送られて発注ができる、終わったら完了報告をしてもらって、支払いの管理までできるシステムをkintoneで作れないかと検討中です。そのためにkintoneに期待することとしては、もう少し基幹システムとの連携が柔軟にできるといいなぁと思います。例えば、レコード番号等ではなく、任意のフィールドを条件に指定してデータの受け渡しができるようになるとか。そのようなツールが使えると、自分達でカスタマイズもしやすくなるので、コストを掛けずに、自分達にあったシステムが作れると思います。」

取材後、同社はkintoneに蓄積されたデータをより安心して活用していくため、バックアップのサービスであるkBackupも導入している。

同社では他の部署でも、こんな業務をkintoneに展開できないかといった案が、どんどん出てきている。自分達で、自分達にあったアプリを開発し、業務改善策を模索し続けていく。