1キャンペーンあたり160時間の工数削減！京セラが語るkintone連携サービス導入と現場主導のDX
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京セラ株式会社 機械工具事業本部では、2019年にkintoneを、2020年11月からはkBackupをはじめとするトヨクモ kintone連携サービスを順次導入し、見積書や報告書の発行業務を中心に業務効率化を実現しました。
この記事では、同本部 DX推進課の木下 順氏に、トヨクモ kintone連携サービスの活用事例や導入後の効果についてお話を伺いました。
トップダウンでは動かない！京セラが選んだ現場主導のkintone導入
kintoneの導入以前に抱えていた最も大きな課題は、Excelやメールでの業務が常態化し、情報が個人にローカライズされていたことです。これにより、情報の一元管理ができておらず、必要な情報にアクセスするのに無駄な時間がかかる状態に。また、情報の整合性が取れていないといった問題も発生していました。
他にも、メールでのワークフローは時系列での追跡が困難で、承認プロセスが滞ることもありました。例えば、係長→課長→部長という承認ルートがあった場合「メールでは部長が先に承認しているにも関わらず、係長がその後に見積書の不備を指摘する」といった、承認作業の順序の逆転が発生してしまう懸念がありました。
▲kinotone導入以前に活用していたExcelの台帳
こうした課題を踏まえ、「Excel業務からの脱却」「メールでの承認プロセスの改善」「誰でも使えるローコードアプリ」という3つの要件を満たすソリューションを検討していたところ、Web検索にてkintoneを発見。これであれば全ての要望を叶えることができると判断し、導入に至りました。
導入後、kintoneを基幹システムと連携させ、重要な情報を管理しているそうです。すでに700名を超える社員が日常的に活用するようになっており、まさに現場に根付いたシステムになりました。
▲kintoneで作成したワークフロー実行のためのアプリ
同社でkintone導入がスムーズに進んだ背景には、同社の経営管理手法であるアメーバ経営に基づく現場主導のDX推進があります。創業者 稲盛和夫氏の経営哲学が会社全体に根付いており、トップダウンではなく現場が主体的に業務改善する文化が醸成されています。
以前、トップダウン方式でシステムの導入を行った際は、現場に浸透しなかったことがありました。そのため、現場が本当に必要とするツールを、現場が選定・導入するというボトムアップ方式を重視する方向に切り替えたと木下氏は語ります。
トップダウン方式のシステム導入が失敗してしまった原因の1つには、モチベーションの低下があります。
弊社の社員は「課題解決のためには、自分で考え改善を目指す」ことが習い性となっております。その気持ちを無視して、トップダウン方式で解決策の提案をしてしまったことで、ツールの使用に抵抗感が生まれてしまったのだと思います。
そしてもう1つは、現場のニーズに適していないツールを選択してしまったことです。やはり、現場の課題を最も把握しているのは、実際にそこで働く社員たちです。そのことを踏まえ、kintoneの導入に際しては現場へのヒアリングを徹底的に行いました。
ライセンス形態、セキュリティ、使いやすさ！京セラが重視した連携サービスの要件
kintoneの導入によって、多くの業務改善につながりましたが、それと同時に新たな課題にも直面しました。具体的には、エンドユーザーに対して実施しているキャンペーンの業務フロー改善が求められていました。
同社では、販売キャンペーンの一環でお客さまを招待するツアーを実施しており、ツアー代行の旅行会社と申込書の確認やプランの手配といったやり取りを行っています。従来は、このやり取りをFAXで行っており、手書きの手間が発生していました。また、FAXによって書類の文字が歪み、基幹システムなどに書類の内容を転記する際に記載ミスが発生する懸念もありました。
▲トヨクモkintone連携サービス導入以前、FAXでやり取りしていたキャンペーンの申込用紙
そこで、kintoneの機能を拡張できるサービスを検討することに。検討項目の中でも、セキュリティは特に重視していたと木下氏は話します。
当時、課題を抱えていたキャンペーン業務では、業務委託先に情報を共有するという都合上、セキュリティは重視すべき要件です。その点、トヨクモkintone連携サービスでは、Toyokumo kintoneApp認証で、アクセスできるユーザー、共有する情報を管理者側で設定できるため、弊社の求める要件に適していました。
もちろん、機能面でも弊社が求める要件を満たしていました。FormBridgeとkViewerでは、kintoneアカウントをもっていないユーザーの情報入力と内容確認を可能に。kMailerでキャンペーン申込後のメール通知を行えます。
それだけではなく、それぞれのサービスを連携させ、1つの業務で同じマスターを共有しつつ、業務フローを回せる点に魅力を持ったそうです。
最終的にはこれらに加え、UIの使いやすさが決め手となり、導入が決定しました。
ユーザーへのメール配信が簡易的に行えるkMailer
1キャンペーンあたり160時間削減！京セラが業務効率化を実現したトヨクモkintone連携サービスの活用事例
FormBridgeを導入後、まずはキャンペーン申し込みフォームを作成しました。これにより、手書きの申し込み用紙をFAXで送付するという、アナログな業務プロセスからの脱却に成功。そしてお客さまはWebフォームから直接情報を入力できるようになり、運営側も手入力での転記作業やFAXの確認作業が不要になりました。
FormBridgeで作成した申込フォーム
▲kViewerで作成した申込内容を確認できるビュー
さらに、kViewerを活用して、お客様が自身のキャンペーンの登録情報を確認できる仕組みを構築。旅行会社とは、手書きではない入力されたデータのおかげで情報共有のスピードアップと情報伝達の正確性が向上したそうです。また、お客さまにはkMailerで登録完了通知を自動送信し、顧客満足度向上にも貢献しました。
FormBridgeの導入により、申し込みに関する一連のプロセスをすべてデジタル化できました。
従来のフローでは、お客さまからFAXで送信された情報を、担当者が手入力する必要がありました。それらの対応が自動化されたことで、担当者の作業コストの削減。
さらに、FAXで受け取った情報を紛失する懸念もなくなりました。結果として、1イベントあたり160時間の業務時間削減を実現。これは、従来は2名の担当者が2週間かけて行っていた集計・転記作業が、kintoneと連携サービスによって自動化されたことによる効果です。
また、手入力による名前間違いや、手配ミスによるお客さまへの迷惑を防止し、従業員の精神的な負担も大きく軽減できました。
▲kintoneに蓄積されるFormBridgeの問い合わせデータ
他にも、kBackupが同社の現場主導のDX推進に寄与。トヨクモkintone連携サービス導入前は、kintoneアプリの作成権限を約200名に渡しており、作業ミスでアプリを削除されるケースがたびたび起こっていました。ですが、kBackup導入後は、データが削除されるケースがほとんどなくなり、現場のメンバーが安心してkintoneアプリを開発できる環境になったそうです。
エンタープライズ企業が求めるもの！京セラが語る連携サービスへの期待
トヨクモkintone連携サービスの最大の魅力は、クイックスタートと手離れの良さにあると木下氏は強調します。
トヨクモkintone連携サービスは、どのツールも導入が容易ですぐに使い始めることができるため、現場への導入ハードルが低い点が大きな魅力です。
それともう1つ、手離れの良さについても実感しました。kintoneはなんでもできることが特徴ですが、その分属人化しやすく、事前知識を持っている人しか使えないアプリを作ってしまうことによって、使用者が制限されてしまうケースがあります。ですが、トヨクモkintone連携サービスであれば、誰でも簡単に扱うことができる状態で製品化されているため、使用者を選びません。
そのため、kintoneの導入を検討しているのであれば、kintoneのみを導入し自社でスクラッチ開発するのではなく、トヨクモが提供する連携サービスを合わせて導入することをおすすめします。そうすることで開発コストを抑えながらも、システムの属人化を防ぐことができ、現場の状況をより大きく好転できるはずです。
最後に、トヨクモkintone連携サービスの今後の展望について、木下氏は次のように話してくれました。
今後は、エンタープライズ企業向けに、セキュリティ強化やサービス管理機能の充実を期待しています。
特に、現在トヨクモさんが注力している、SaaSサービスの管理者向けのコンテンツの拡充は、ぜひ弊社でも取り入れたいと考えています。
もし現場がDXに関する課題を感じているのであれば、手離れのいい製品を選び、連携サービスを積極的に活用しながら、業務改善を進めていくことが重要です。今後もkintoneと連携サービスを組み合わせることで、より高度な業務効率化の実現を目指していきます。
記事公開日：2025年3月18日
※事例記事の内容や所属は取材当時(2025年1月22日)のものとなります
