予約送信機能をフル活用！kMailerの導入で研修参加者への送信漏れがなくなった
企業紹介
・プレゼンテーション研修やプレゼンテーション・コミュニケーションスキルに関するセミナー・講演、IT業務改善支援に関する事業やサイボウズ製品をはじめとするクラウドサービスの研修を提供する「クラウドユニバーシティ」の運営を行う企業
課題
・研修受講者とのメールのやり取りを手動で行うのが大きな作業負担であり、送信の抜け漏れリスクもあった
解決策
・kMailerを導入し、定型メールをテンプレート化し予約送信機能を活用した
効果
・必要なメールを適切なタイミングで自動送信できるようになり、手間を削減しつつ送信漏れのミスも防げるように
株式会社MOVEDはプレゼンテーション研修やプレゼンテーション・コミュニケーションスキルに関するセミナー・講演、IT業務改善支援に関する事業やサイボウズ製品をはじめとしたクラウドサービス研修を行う「クラウドユニバーシティ」の運営を行っています。サイボウズのエバンジェリストとしてkintoneの普及活動を行っていた渋谷雄大氏が2018年9月に設立しました。
2020年に「クラウドユニバーシティ」の事業をもともと所属していた会社から譲渡を受けたのですが、おかげさまで申込みも多くなり、受講者への案内を仕組み化しなければならなくなりました。多数のメールを手動で運用するのは負担が大きすぎるため、ある程度自動化の機能が必要になったのです。そこで「kMailer」を導入していただきました。
今回は、M＆Aで運営することになったクラウド研修サービスのメール送信を「kMailer」で自動化し、業務効率を改善した経緯について、代表取締役の渋谷雄大氏と働き方トレーナーの 瀧村孝一氏、業務改善アドバイザー／クラウドユニバーシティ事務局 齋藤瞳氏にお話を伺いました。
株式会社MOVED 代表取締役 渋谷雄大氏
株式会社MOVED 働き方トレーナー 瀧村孝一氏
株式会社MOVED 業務改善アドバイザー／クラウドユニバーシティ事務局 齋藤瞳氏
kintone研修事業とkintoneのエバンジェリストを同時にスタート
渋谷氏は2011年からICTコミュニケーションズ株式会社のコンテンツビジネス事業部長として、IT研修講師・コンテンツ開発を担っていました。2014年ごろ、元上司のつてでサイボウズ社からkintoneに関する研修を行うことを依頼されたそうです。そして、「クラウドユニバーシティ」（当時の名称は「kintone university」）という事業を手がけることになりました。その後2015年からサイボウズ社のエバンジェリストとして年間150回以上の講演やセミナーを担当することになりました。
「クラウドユニバーシティ」では、kintoneの理解を深めることができる複数の研修プログラムが備わっています。2014年にサービスをスタートし、これまでに延べ5000人以上が受講したそうです。
クラウドユニバーシティで使っているテキスト
その後、2018年に渋谷氏はMOVEDを創業しました。
「元々、会社を作ることに興味がありました。それまで私がサイボウズのエバンジェリストとしてプレゼンをしてきた経験やノウハウを求める人が多かったので、そういったものを伝えていくために立ち上げました」（渋谷氏）
当初はプレゼンの研修がメインだったのです。しかし、スペシャリストである渋谷氏にはIT周りの相談がたくさん寄せられます。しばらくは個人的に、kintoneを含めた支援をしていましたが、現在は働き方デザイン事業部を立ち上げ、伴走型の業務改善トレーニングサービス「ハタトレ」事業を行っています。
多数の受講者に案内を自動送信するためにkMailerを導入
渋谷氏はサイボウズ社でも働いているため、最初からkintoneを導入しています。顧客管理から案件管理、請求書、プロジェクト管理までkintoneで行っています。しかし、メールに関しては一般的なツールを使っていたそうです。
「最初は一人社長だったのでkMailerを使うほどのコストをかけることができませんでした。そのため、当時は普通にメールで添付して請求書や見積書を送っていました」（渋谷氏）しかし、2020年に元の会社から「クラウドユニバーシティ事業」をM＆Aすることになり、状況が変わりました。
「Webフォームから研修を申し込んでいただくとkintoneに情報が入ります。そこから、請求書を発行し、入金いただいたら、事前準備の連絡をします。オンラインの場合はZoomのURLをお送りするなど、受講前後で1人あたり4回から5回のやり取りが発生します」（齋藤氏）
これだけのやり取りをメールで行うのは負担が大きすぎるので、kMailerを導入することになりました。導入の決め手は、予約送信機能だったそうです。
研修日の5日前と前日、研修後など、決まったタイミングで案内メールを送るのですが、手動で行うと手間もかかりますし、抜け漏れも発生します。自動化できれば、業務を効率化できますし、ミスも防げます。
フィールドをキーに簡単に送信予約を設定できます
事前に送信予約をしておくことで、配信希望日に自動で送信されます
MOVEDでは目的に応じて、他のメール関連ツールも使っています。例えば、事業ごとに共通のメールアドレスで運用しているのですが、こちらはサイボウズ社のメール共有システム「メールワイズ」を使っており、メールマガジンの配信にはまた別のサービスを利用しているそうです。業務によって使うツールを使い分けているのが、さすがプロフェッショナルです。
「kMailerのメール開封ログを確認できる機能も重宝しています。入金後にテキストを送付するので、入金チェックが大事なポイントです。メールで追いかける際も、開封確認で請求書を見ているのかどうかわかれば、効率的にアプローチできます」（齋藤氏）
案内メールも受講するコースによって内容が異なります。例えばkintoneの基本クラスでは、あらかじめ教材ファイルをダウンロードしてもらったり、アソシエイト試験対策のクラスでは事前に自主学習をしてもらうためのURLを送るそうです。それらすべてをテンプレート化し、選ぶだけで簡単にメールを送れるようにしています。
「私が入った時にはkMailerの仕組みはできていましたが、テンプレートなどは私が作ることもあります。その際ヘルプを見たり学習したりしなくても、見よう見真似でできてしまい、簡単に操作がしやすいと感じました」（齋藤氏）
研修後には修了証を送っていますが、実は入金確認ができたら、事前案内と一緒に発行して、kintoneに登録しているそうです。その段階で、kMailerの予約送信機能を利用し、研修日の翌日に送信するように設定しているのです。送信漏れを防ぐことができ、心理的にとても助かっているとのことです。
「予約送信機能がなければ、恐らく業務が回らないと思います」と齋藤氏からありがたいお言葉をいただきました。
クラウドユニバーシティ以外でも、プレゼンの研修を行った人にフィードバックシートを送る際にkMailerを活用しているそうです。セッションの中で出た注意点やアドバイスをPDFにまとめて後で送付し、復習に役立ててもらうためです。基本的には、kintoneでデータを持っているものに関しては、kMailerでメールを送っているそうです。
トヨクモ製品の使い方を1つ覚えれば他の製品もカンタンに操作できる
MOVEDでは顧客の課題を解決するためにkintoneを勧めることもあります。もちろん、kintoneありきではなく、話を聞いてから問題を切り分けています。その上で、kintoneを利用する際、トヨクモ製品を一緒に勧めることもあるそうです。
「提案することが多いのは、Webフォームツールである『フォームブリッジ』と外部の方に情報を公開できる『kViewer』の組み合わせです。問い合わせ窓口を一新したり、そこから入ってきた情報を外部の方に見ていただきたい、といったところで活用されています。トヨクモ製品は見た目やコマンド、項目などのUIが統一されているので、ひとつの製品の使い方を覚えれば、他の製品も簡単に操作していただくことができます。kMailerができれば、フォームブリッジとkViewerも同じ感じで設定できます。お客様側としても、継続利用しやすいサービスだと思っています」（瀧村氏）
最後に今後の展望を伺いました。
「メールワイズはみんなでお互いフォローしあって、属人化を防ぐツールとして捉えています。そして、kMailerは自動化しやすいツールで、人の手を介さなくしていくところが強みだと思います。我々は、基本的にメールが嫌いなので離れたいのですが、まだまだメール文化は残っていくでしょう。kMailerはメールと仲良く付き合っていくためのいいサービスだと思っています。だから、私はトヨクモ製品の中で一番kMailerが好きです」と渋谷氏は締めてくれました。
取材時期：2022年9月
※ 事例記事の内容や所属は取材当時のものとなります
