紙と判子の申請フロー脱却にPrintCreatorが活躍！kintone導入の敷居を下げデザイン性の高い書類作成にも貢献
1948年の創業以降、確かな技術力で県内最大規模の水門メーカーとして水利施設事業などを請け負う株式会社乗富鉄工所様。近年は自社商品開発「ノリノリプロジェクト」をスタートさせるなど、新たな取り組みにも積極的にチャレンジされています。
kintone導入による業務効率化への取り組みもその一つです。乗富鉄工所ではさらに『PrintCreator』を導入することで、IT導入の抵抗感を減らしながら、紙の書類や判子からの脱却に成功しました。今回はその旗振り役である代表取締役の乘冨 賢蔵氏に、導入時の工夫や現在の活用方法についてお話を伺いました。
kintone導入のきっかけは紙の回覧と判子文化からの脱却
kintone導入のきっかけは、会社で使用している受注管理表の回覧でした。受注管理表は案件受注に伴う予算の内容などを記載した書類で、以前はExcelで作成後、印刷して社内関係者に回覧。確認後は判子を押して次の人に渡すという流れで進められていました。
しかし、紙では途中で誰かが止めてしまったり、見返したいときにどこにあるのかがわからなかったりといった問題が頻繁に起こっており、乘冨氏は課題を感じていたといいます。
▲以前使用していた受注伝票。紙で印刷し、内容を確認後に印鑑を押して回覧していた。
「紙ベースでのやり取り自体はもちろん、判子を押して回すという非効率な手続きにもストレスを感じており、これらを解消したいと考えていました。そこで、回覧や承認をデジタル上で行うことで、データとして残せるようなシステムを教えてほしいとSNSに投稿したところ、複数人からkintoneの導入を勧められたのです」（乘冨氏）
こうしてkintone導入を決意した乘冨氏は、ITに対する社内からの反発の声に向き合いながら、受け入れてもらいやすい資料作成の効率化から活用をスタートさせます。
その後、kintoneによって工程管理の属人化解消に成功。以降、さまざまな業務改善にkintoneを活用されています。
PrintCreatorでIT導入の敷居を下げ帳票作成の業務改善も実現した2つの事例
【導入事例1】PrintCreator活用で紙と判子文化からの脱却＆kintone導入ハードルを下げる工夫
PrintCreator導入の当初の目的は、こうした紙の回覧や判子文化からの脱却、そしてkintone導入の抵抗感を減らすことだったと乘冨氏は語ります。
＜導入前＞
「kintoneのワークフロー（申請承認）機能を使用し、受注管理票のデジタル化を行いました。ただ、kintoneで出力したPDFだと、Excelの頃のレイアウトから、見た目の部分でかなりかけ離れてしまって。
IT導入に比較的抵抗がある人たちにとって、見え方が大きく変わるというのは心理的ハードルを上げる要因となります。
これから業務フローを大きく変えようとしている中で、以前使っていたツールにできるだけ近いレイアウトにすることは非常に重要です。そこで、レイアウトを柔軟に変えられるものがないかを探していた際にPrintCreatorに出会いました」（乘冨氏）
＜導入後＞
無料お試し期間中に実際に利用してみると、レイアウトに違和感がなかったことに加え、直感的な操作性にも良さを感じていただいたという乘冨氏。
導入後は従来の受注管理票の見た目に近いフォーマットを作成、PDFで確認してもらう流れを作り、結果的に導入のハードルを下げる基盤をつくることに成功しました。
▲受注管理票のkintone画面。「出力ボタン」を押すだけで以下の受注管理票が出力可能。
▲PrintCreatorで出力した受注管理票。回覧で回していた当時の見た目に近い形で作成されている。
またPrintCreatorのQRコード自動生成機能を活用し、現場の位置情報をスマートフォンで簡単に確認できるようにするなど、使い勝手を高めるための工夫も盛り込まれています。
「ITツールの導入に抵抗がある社員に、いきなり『これまでとは異なるレイアウトのもので運用しろ』と言っても、戸惑うのは当然のことです。PrintCreatorなら、いざとなれば印刷もできます。
デジタル化は進めるけれど、印刷もできるという選択肢を残しておくことで、紙や判子による回覧の脱却、さらにkintone導入を進める下地づくりができたと思います。
また、弊社はデザインに力を入れている会社ですから、たとえ社員向けであってもデザイン性にこだわることは大切だと思っています。その上でPrintCreatorは、とても使いやすいツールだとと感じています」（乘冨氏）
【導入事例2】お客様向けの見積書や請求書の作成ならPrintCreatorがおすすめ
kintone導入をスムーズに進めるためにPrintCreatorを導入された乗富鉄工所ですが、現在は主にお客様に送付する書類作成に活用されているといいます。
「弊社では『ノリノリプロジェクト』という自社商品開発にも力を入れています。そのカテゴリの一つであるキャンプ用品の見積書や請求書出力にPrintCreatorを活用しています。
kintoneを導入しているのに、CSVで吐き出してExcelに貼り付けるというのは非効率だと思います。kintoneを導入されていて、お客様に提出する帳票を作成しているならPrintCreatorをおすすめしたいです」（乘冨氏）
▲ノリノリプロジェクトのkintone見積もりおよび請求書のレコード詳細画面。
▲PrintCreatorで出力された請求書と見積書。わかりやすく全体として整ったデザインとなっている。
PrintCreatorでkintone導入も業務課題も改善へ
帳票出力としての活用だけでなく、スムーズなkintone導入にも寄与できるPrintCreator。
30日間の無料お試し期間もございますので、社内でのkintone活用浸透にお悩みの方は、ぜひ一度使い勝手をお試しください。
記事公開日：2024年11月27日
※事例記事の内容や所属は取材当時のものとなります
