kViewerで300枚以上の印刷紙削減に成功！迅速かつ多様な葬儀業界の業務改善と相性の良いトヨクモのkintone連携サービス事例

故人やご遺族の想いを尊重した、心温まる葬儀を提案してくださるおのえメモリアル株式会社様。葬儀から供養まで一貫した細やかなサポートで地域から選ばれています。その業務内容は多岐にわたり、多くが紙ベースで運用されていたといいます。
こうした日々の業務効率化と情報共有の円滑化を図るため、kintoneの導入を決定。その後、トヨクモのkintone連携サービスである『FormBridge』と『kViewer』を活用し、さらなる業務の効率化に成功しました。今回は業務部の森垣様に、導入までの課題やその効果についてお話を伺いました。

同社がkintoneを導入したのは2021年3月頃のことです。葬儀業界は突発的に依頼が来ることが多く、日々多岐にわたる業務を迅速かつ丁寧に対応していかねばなりません。その中で葬儀の打合せや訪問スケジュール、現金出納帳等など多くの帳票が紙で管理されていたこと、また使用していた葬儀専用のソフトも細かい集計ができないことなどから、同社の社長様はいずれ業務が行き詰まるのではと危惧されていたそうです。

打開策を探す中で、kintoneの対面相談ができるコンサルタントに出会ったことで、kintoneの導入を決意します。導入を推し進めるために社内チームを結成。業務の棚卸しから始め、時間を要していた部分のフローを見直し、どこで効率化が図れるかなどを分析し、アプリに落とし込んでいきました。こうしてスタートしたkintone導入は、その後1年を経て内製化による運用へと変わり、現在は葬儀の売上を管理する基幹アプリ「メモリアル」を始めとした300以上のアプリで業務を行っています。

「これまで2つのシステムで管理していたために二度打ちが必要だった業務も、一括管理することで60分かかっていた作業が5分に短縮できるようになりました。また手書きで管理していた帳票がkintoneでわかりやすく管理できるようになるなど、大きな業務改善ができたと感じています。業務整理を通して葬儀業界の業務の多さに気付かされたとともに、本来私達が大切にすべき、お客様と向き合う時間を創出できているのが大きいですね」（森垣氏）

こうした中で、2023年からはトヨクモのkintone連携サービスであるkViewerとFormBridgeを順に導入いただいております。それぞれのサービスがどのような課題解決や効果があったのかを、活用事例ごとにご紹介します。

<導入前>
同社では葬儀情報を印刷したA4の紙を2メートル×3メートルのホワイトボードに貼り付け、問い合わせ対応や情報共有に活用していました。
「1枚の紙に1件の葬儀情報が掲載されているため、案件の数だけホワイトボードに紙が張り出されている状態です。お客様からお電話で問い合わせがあったときや、パートスタッフが葬儀を準備するときなどには、ホワイトボードの情報を見ながら対応していました」（森垣氏）

＜導入後＞
しかし事務所の配置替えに伴い、ホワイトボードを撤去することが決定。代わりに、以前から活用に悩んでいた65インチのモニターを利用し、kViewerでkintoneの情報を映し出すことで、紙を節約しながら情報共有が図れているといいます。
「最初はkintoneの画面をそのまま投影しようと思ったのですが、ちょっと見にくいねという話になり、kViewerの無料お試し期間を使って試してみたんです。すると画面の収まりが良く、見やすくなったので導入が決まりました」（森垣氏）

▲モニターに映し出されたkViewerの画面を見ながら電話の問い合わせに対応する社員様。

同社では従業員のみがkintoneのアカウントを有しています。そのためkViewerの活用によって、アカウントを持たないパートスタッフも、情報を見ながら問い合わせ対応や葬儀準備ができているといいます。
また確認画面表示にはさまざまな工夫が散りばめられています。

「kViewerのカードビューで各葬儀情報を表示しており、画面をタップすると詳細を確認することができます。ファーストビューの部分には、従業員から要望の多かった情報を表示するようにしています。また頻繁に確認が必要な部分などは青字にするなどして見やすさやわかりやすさにもこだわりました。

▲kViewerのカードビュー画面。タップすると詳細を見ることができる。喪家名や担当者などもっとも上部の項目は青字でわかりやすく表示されている。

▲カードビューをタップすると詳細情報が表示される。情報が確定している場合は画面を下にスライドするとお客様のサインが表示される。

また確定情報かどうかを示す基準として、詳細画面の下部にサインがあるかどうかで判断するというルールも設けています」（森垣氏）

kViewerの導入によって、これまで必須だった印刷が不要に。少なくとも年間300枚以上の印刷費削減ができているといいます。
「これまでは案件ごとに1枚ずつ、さらに張り出しとは別に社長にFAXで情報共有をしていました。また、情報が更新されるたびに印刷し直していたので、実際はそれ以上の効果が期待できていると思います」（森垣氏）

さらに、これまでが張り出し用のExcelデータがあり、事務員の方が都度入力をしていたそうです。情報が更新されるたびに印刷し直さなければならないという担当者の心的負担も軽減できているといいます。

また同社ではFormBridgeも導入いただいています。きっかけは、社内で年に1回行われる社員意見収集のアンケートを効率化するためでした。従来は手動での集計作業が必要であったため、自動化する手段としてFormBridgeを採用いただきました。
現在はさらに、FormBridgeを活用した新たな取り組みもスタートしています。

▲届出書申請フォーム画面。申請したいないように応じて項目を選択すると、申請内容に応じた説明文が表示され、申請しやすいデザインになっている。

▲申請時に見落としやすい点などは赤字で表示することで申請ミスを減らす工夫も。

条件分岐の機能の詳細については以下ページをご覧ください。
https://guide.kintoneapp.com/formbridge/branch/

まずは6名からスタートし、うまくいけば申請関係をFormBridgeに集約したいと考えているという森垣氏。作成の際は社用パソコンを持たないパートスタッフを想定し、スマートフォンでも使いやすいデザインに仕上げるなど、利用者目線での細やかな工夫も光っています。

今後もトヨクモのkintone連携サービスを活用してさらなる業務改善を目指すおのえメモリアル。とくにkViewerを使って、葬儀商談用のデジタルカタログを作成したいと考えていると教えていただきました。

「あらかじめタブレットに祭壇など葬儀に必要なアイテムを保存しておき、お客様とのお打ち合わせの際にはそれをお見せしながら商品を選択いただいています。ただ、打ち合わせを重ねると商品が変更になる場合もあるので、そのたびに見ていただく画像を選択いただいたアイテムに変更したり、タブレットに画像を入れ直したりする作業が発生してしまいます。
kViewerで対応できるなら、都度タブレットに画像を転送することなくカタログをお見せすることができるので、将来的に実装したいなと思っています」（森垣氏）

また、ホームページの問い合わせフォームにもFormBridgeを活用することを検討されているとのこと。
「トヨクモのkintone連携サービスの魅力は、kintoneが使えない方でも使えるという点ではないでしょうか。パートスタッフも含めた社員全員にアカウントを付与するのが難しくても、全員が同じ情報を取得できるというところに大きな魅力を感じています」（森垣氏）

今回おのえメモリアルでは30日間の無料お試しを活用され、効率化の糸口を見つけられました。トヨクモのkintone連携サービスが気になる方は、ぜひこの機会に無料お試し期間をご活用ください。

記事公開日：2024年10月17日
※事例記事の内容や所属は取材当時のものとなります