伝達ミス0の仕組みを構築し、紙ベースの業務からデジタル化への移行に成功！Toyokumo kintoneApp認証を活用した新たな業務改善も
企業紹介
空気環境創出に関する製品・ソリューションを提供する
製品の開発から設計、製造・設置・施工のほか、メンテナンス・交換まで対応
課題
会計システムの帳票改訂に時間と工数がかかり、インボイス制度などの制度変更に迅速な対応が困難だった。
取引先からの納期回答が口頭やメモで共有され、担当者しか状況を把握できず伝達ミスが発生していた。
解決策
請求データをkintoneに取り込み、PrintCreatorで請求書を作成。kMailerと連携し、送付業務を自動化した。
FormBridgeの納期回答フォームをkMailerで案内。回答はkintoneに自動反映され、kViewerで全員が確認できる仕組みを構築した。
効果
インボイス制度に伴う帳票改訂が30分で完了するなど、外部環境の変化へ迅速に対応できるようになった。
納期回答の共有が自動化され、関係者全員でのリアルタイムな状況把握が可能となり、伝達ミスを撲滅した。
製造業において効率的な業務運用は、現場での迅速な対応や高い生産性に直結します。株式会社西部技研様では、業務のデジタル化を推進するため、クラウドサービス「kintone」と連携するトヨクモの4つの製品『PrintCreator』『FormBridge』『kViewer』『kMailer』を導入。紙ベースの業務からデジタル化への移行を成功させ、業務効率の大幅な向上を実現しました。本記事では、トヨクモの4製品を活用した具体的な導入経緯とその効果を詳しくご紹介します。
IT企画 本田美保子様
端末の種類を問わず導入できノーコードで利用できる点に魅力
西部技研は、空気環境創出に関する製品・ソリューションを提供する企業として、製品の開発から設計、製造・設置・施工のほか、メンテナンス・交換まで対応しています。
メンテナンスを担当する部署から「点検完了後に一度事務所に戻って報告書を作成する必要がある。なんとか現場で完結できる方法はないか」との相談を受けたことが、kintoneを導入するきっかけとなりました。
「kintoneを選んだのは、デバイス依存でないことです。弊社では、製造現場の担当者も含め、PC/スマートフォン/タブレット/ハンディターミナルを貸与し、一人ひとりが自身の端末でのメール/チャット利用、各種申請が行える環境づくりに取り組んでいました。kintoneはOSを選ばないということで、採用させていただきました」（本田氏）
現在は400以上のアプリを作成し、業務内容に最適なシステムを自分たちで作成、運用しています。
トヨクモkintone連携サービスが事業を加速させた3つの導入事例
kintone導入から程なくして「PrintCreator」を皮切りに、4つのトヨクモのkintone連携サービスの利用をスタートさせた西部技研。最初に導入したPrintCreatorの使い勝手が良かった点に加え、SEがいなくても一気通貫で簡単に管理できる点から、その他3製品もスムーズに導入することができたとのことです。なかでも3つの事例で大きな効果を感じているそうです。それぞれの活用方法や効果についてご紹介してまいります。
【活用事例1】PrintCreator×kMailer による請求書送付
会計システムで作成される請求書をカスタマイズしようとすると時間も工数もかかるため、PrintCreatorとkMailerで自社オリジナルフォーマットの請求書作成、送付を行っていらっしゃる事例をご紹介します。
西部技研では会計システムから請求データをいったんCSV経由でkintoneに取り込み、PrintCreatorで帳票を出力、kMailerでメール送付を行っています。また、郵送での受領をご希望されるお客様にはPrintCreatorの一括出力を利用して出力しています。
PrintCreatorの強みは簡単にオリジナルのフォーマットのレイアウトを作成できること。郵送希望のお客様対応として、窓あき封筒で住所が確実に見えるようにレイアウトを設定したり、目立たないところに三つ折り用のラインをつけるなどの工夫をしています。また、インボイス対応においては、帳票改訂が30分で完了し、制度変更へも柔軟に対応することができました。
▲PrintCreatorで出力された請求書。窓あき封筒に合わせた住所位置や三つ折り用ラインなど細かな工夫がなされている。
【活用事例2】FormBridge × kViewerで伝達ミス0の仕組みを構築した納期回答への活用事例
納期回答や顧客アンケートの際にFormBridgeを活用されているという西部技研。なかでもFormBridgeとkViewerを活用し、取引先からの納期回答を全員が確認できるよう仕組みを変えることで、作業効率を高め、さらに伝達ミスを防いでいらっしゃる事例をご紹介します。
西部技研では取引先への注文書送付にPrintCreatorとkMailer、納期回答の際にkViewerとFormBridgeを活用しています。
具体的にはPrintCreatorで作った注文書をkMailerでメールする際に、FormBridgeで作成した納期回答フォームのURLを本文に追加。メールを受け取った取引先担当者は、URLから回答フォームに入り、注文書の番号を入力します。するとkViewerルックアップ機能で各社に提示した希望納期が表示され、取引先が回答を入力するという流れになっています。
kViewerルックアップの機能詳細はこちらのページをご参照ください。
▲kMailerで送信したメールの受信画面。本文にFormBridgeで作成した納期回答フォームのURLが記載されている。
▲FormBridgeで作成した納期回答フォーム。メール本文からURLをクリックし、番号を入力するだけでルックアップ機能により各社の希望納期が表示される。
「これまでは納期回答をメモや口頭で現場担当者に共有していたので、伝達ミスが発生することもありました。しかしこの仕組みを採用することで回答内容が自動でkintoneに反映されるので、これまでメールでやり取りをしていた担当者しか確認できなかった回答を、全員が閲覧できるようになりました。また、関係者にコメント通知することにより見落としもありません。誰もが回答情報を確認できるので、伝達ミスを減らすことができるようになりました」（本田氏）
【活用事例3】Toyokumo kintoneApp認証でパスワードなし＆Web上で見積回答が可能に！
西部技研ではさらにWeb上で見積依頼/回答できる仕組みを構築中です。
「パスワードを入力して確認いただくシステムは、取引先から『忘れてしまったので教えて下さい』という問い合わせが発生するため、運用が現実的でない、と判断していました。Toyokumo kintoneApp認証ならパスワード不要のため、運用可能と判断しています。
またWeb上で回答すること自体、納期回答で実績があるため、おそらくそれほど難しいことではないと思っています」（本田氏）
Toyokumo kintoneApp認証とは、メールアドレスでFormBridgeで作成したフォームや kViewerのビューに認証がかけられるというものです。あらかじめkintoneに対象となる取引先の営業担当者のメールアドレスを登録。認証をかけることで、見積もり依頼の通知を出すだけで、各社向けの見積依頼情報を表示し、回答いただくことが可能になります。
Toyokumo kintoneApp認証の詳細はこちらのページをご参照ください。
専門知識がなくてもITで大きな業務改善を可能にするトヨクモ kintone連携サービス
「トヨクモのkintone連携サービスは、ノーコードで簡単に使えるため、特別なITスキルがなくても導入できるのが魅力です。システムに詳しくない会社でも、業務効率化に向けたデジタル変革をスムーズに進めることができます」と本田氏は語ります。
業務フローの改善や情報共有に課題を抱えているものの、ITスキルが不足していたりシステムの専門部署がなかったりといった理由でお悩みでしたら、まずは30日間無料お試し体験を利用してみてください。
記事公開日：2024年10月11日
※事例記事の内容や所属は取材当時のものとなります
この事例で活用した機能はこちら
FormBridge｜kViewerルックアップ | kintoneアプリのデータをマスタとして引用できます。例えば、選択肢からAを選択するだけで、Aに紐づく情報が回答画面に自動反映されるような設定が可能です。 |
kViewer｜ユーザー管理（Toyokumo kintoneApp認証） | メールアドレスを登録することで、指定したユーザーだけにアクセスを許可できます。ユーザーはアクセス時に認証を求められます。認証方法は、パスワードレス認証(マジックリンク)、Googleアカウント、Microsoftアカウント認証の中から、ユーザー自身が選ぶことができます。 |
kMailer｜添付ファイル送信 | 添付ファイルをダウンロードできるURLを生成し、メール本文内に引用できます。受信者はURLをクリックするだけで、カンタンにファイルをダウンロードできます。 |
