kintone x PrintCreatorで二度手間を省き1/3の業務改善！多様なバックオフィス改革でトヨクモ製品を活用いただいた6つの事例をご紹介

酒米として名高い山田錦の産地である兵庫県小野市に本社を構えるフジタ精米人（せいまいんど）様。昭和23年の創業以降、品質を重視し信頼できる米のエキスパートとして、醸造用原料米の加工、販売や普通精米や無洗米の卸業、酒造米委託精米などを行っています。

フジタ精米人では属人的だった業務の標準化と効率性の向上を目的にkintoneを導入。その後PrintCreatorをはじめkViewerやFormBridge、kMailerなど4つのトヨクモ製品をご利用いただいております。今回は当時抱えていた課題が、トヨクモのkintone連携サービスの活用によってどのように解消されたのか、現在チャレンジされているお取り組みを含めてお話を伺いました。

代表取締役　藤田　拓久様

農家の方が持ち込んだ米を仕入れ、伝票に起こす過程を「荷受」といいます。フジタ精米人は本社のある兵庫県を始め、全国の農家から米を荷受しています。米は農家の方が直接会社に持ち込むため、新米の時期には伝票発行を待つ農家の方で荷受の受付が大混雑することもあるそうです。
フジタ精米人がkintoneとPrintCreatorを導入されたのは、この荷受の過程に課題を感じていたからでした。

ここでの課題は大きく3つありました。

課題1．検品と情報入力の担当者が異なるため作業効率が悪く入力ミスも発生していた
課題2．米の品種や農家の方のお名前の入力においてベテラン社員の経験に頼る部分が多かった
課題3．検品結果を帳票用と一覧用で2回入力する必要があった

「荷受では農家の方にお持ちいただいた米の重量や品種、品質などを確認する必要があります。kintoneとPrintCreatorを導入する前は、この道10年以上のベテラン社員が持ち込まれた米を検品するとともに、自身の記憶力と経験をもとに農家のお名前や品種などを紙に書き、その情報をもとに別の担当者が基幹システムに情報を入力。農家の方にその場で作成、印刷した預かり明細書を渡し、あとで行う農産物検査の結果をもとに、米の等級に応じた金額をお支払いするという流れでした。

▲荷受したことを証明する預かり明細書。検品と情報入力の担当者が異なっていたため発行に時間がかかっていた。

しかし、検品する社員と預かり明細書を発行する担当者が異なっていたこと、また手書きのメモで情報共有をしていたことなどから、作業が二度手間になっていたり、入力ミスが生じやすかったりしていました。また預かり明細書の作成と発行に時間がかかるため、新米の時期には農家の方をおまたせしてしまい、かなりの時間お待たせすることも少なくなかったんです」（藤田氏）

さらに荷受業務にはこのような落とし穴も。

「農家の氏名や品種の判別は、ベテラン社員の豊富な経験があったからこそ成り立っていた業務でした。そのため担当が私に代わったときには、農家さんの顔はおろか、かなりの数がある品種や銘柄についてもわからないので、いちいち調べないといけない。さらに商品に紐づくコードも入力する必要があったため、一覧を見ながらの作業となり、かなりの時間を要することになったんです」（藤田氏）

また荷受が終わったあとはお米の品質を保証するため、農産物検査が行われます。フジタ精米人には複数の農産物検査員が在籍しており、荷受けした米の農産物検査を行っています。
農産物検査では重量や水分等の計測、また産地品種銘柄が申告された内容と合致しているかなどを確認し、その結果を支払明細とともに農家の方に郵送する必要があります。また月に一度国に結果を報告する必要があったため、以前は基幹システムに入力していた内容とは別にExcelで情報入力と帳票作成、集計作業を同時に行っていたのです。しかし基幹システムに入力していた内容をそのままExcelに再入力するため、情報入力が二度手間になっていました。そのため繁忙期にはその作業だけで日をまたぐことも。

これらを一挙に解決する方法はないかと検討する中で思い出したのが、前職で使用していたサイボウズ デヂエ 8でした。同様のデータベースがあれば経験や知識の有無に関係なく、だれもがより正確に情報を入力でき、二度手間をなくすことができるのではないかと考え、当時デヂエよりも新しいツールとして提供されていたkintone、その後PrintCreatorを導入されました。

「一度やってみようかなと思って試してみたら、これが意外と業務にフィットして。以前よりも大幅に工数削減ができました」（藤田氏）

その言葉のとおり、kintoneとPrintCreatorの活用によって、業務の効率性と属人化は大きく改善されたといいます。荷受と農産物検査でどのような効果が現れたのか、それぞれ見てみましょう。

荷受では検品担当者にタブレットをもたせ、検品したその場でkintoneに入力するよう業務工程を変更。kintoneルックアップによって農家の方のお名前や商品コードなど、必要な情報をkintoneから抽出できるようになったことで、新人社員でも担当しやすくなったといいます。

▲kintoneの荷受管理アプリの画面。農家の方のお名前や品名などがルックアップで表示されるようになっている。

またPrintCreatorを活用することで正確な情報をいち早く印刷が可能に。米の引き渡しを終えた農家の待ち時間も短縮に成功しました。

▲集荷受け入れアプリ画面。出力したい帳票内容を絞り込み出力ボタンをクリックするだけで簡単に帳票データが作成できる。

▲実際にPrintCreatorで出力した帳票。

さらに工数削減の効果を感じられたのが農産物検査です。これまでは荷受が終わったあとに対応するため、繁忙期だと朝方まで検査することも珍しくなかったそうです。しかしkintoneとトヨクモ製品のPrintCreatorを活用いただくことで、入力から集計、印刷までスムーズに行うことができ、結果的に以前の1/3程度の業務量を削減できました。

トヨクモのkintone連携サービス導入による業務改善効果には汎用性がある。今回の結果を踏まえてそう考えてくださった藤田様は、その他にもトヨクモのkintone連携サービスを活用したさまざまな取り組みを行っていらっしゃいます。ここからは順にご紹介してまいります。

2024年、FormBridgeとkViewerを活用しコーポレートサイトをリニューアルされました。

「弊社ではWordPressでコーポレートサイトを作成しており、新着情報や集荷価格リスト、工場一覧などを掲載しています。変更があれば都度更新する必要がありますが、操作に慣れていない人だと作業に時間がかかったり、ログインして更新して、という作業が大変だったりして更新が滞っていました。
そんなときにkViewerがホームページにも使われている事例をトヨクモさんのページで拝見しました。弊社では普段から社員全員がkintoneを使っているので、kViewerの活用によりコーポレートサイトが更新しやすくなるならそれが一番いいのではないかと思い、導入を決めたんです」（藤田氏）

▲コーポレートサイトの新着一覧。社員が使い慣れているkintoneでお知らせ内容を入力し、kViewerでその情報を掲載することができる（出典:フジタ精米人コーポレートサイト）

今回kViewerでコーポレートサイトに反映させた情報は、じつはこれまでExcelで管理し、印刷して各社員が電話などの問い合わせに応じていました。しかしリニューアルによって更新性が高まったことで、社外への対応も変化したといいます。

「コーポレートサイトに掲載されている情報は、私達がリストとして保有している最新の情報でもあるので、問い合わせがあったときには閲覧を促すようになりました。結果、リストを印刷する必要がなくなり、問い合わせ時間だけでなく紙代や印刷代も節約することができていると感じています。

またこれまでは、数多ある米の品種や銘柄をすべて印刷することができなかったので、対応に時間がかかることもありましたが、コーポレートサイトならすべての情報を掲載することができます。農家の方にとっても、知りたい情報を自分のタイミングで探すことができるので、利便性は高くなったのではないかと思います」（藤田氏）

▲kViewerで作成した米の集荷価格リスト。農産物検査対象品とそれ以外に分けられているなど、掲載時の見やすさや農家の方の探しやすさにも配慮されている（出典:フジタ精米人コーポレートサイト）

コーポレートサイトのトヨクモkintone連携サービスの活用はこれだけではありません。FormBridgeを活用した問い合わせ対応のほか、業界初ではないかという試みにもチャレンジしています。

これまでコーポレートサイトからの問い合わせは、すべて会社の代表メールで受信していました。しかしロボットによる営業メールの受信が多発したほか、代表メールの閲覧権限を持つ社員しか見ることができなかったので、内容に応じて他の社員に転送して対応を促さなくてはなりませんでした。

そこでFormBridgeによる問い合わせに移行。

▲問い合わせフォーム画面。入力内容や問い合わせ種別を細分化することで自動送信されるロボット営業メールが激減した（出典:フジタ精米人コーポレートサイト）

またkintoneに問い合わせ内容が集約されることから、対応ステータスが確認できるようになったり、誰でも閲覧できるようになったことでコメントで他の社員に対応を求めることができるようになったりと、社内の対応のしやすさも改善されたといいます。

FormBridgeを活用した新たな取り組みにも力を入れるフジタ精米人では、今年新たに米の荷受けを事前に予約できる集荷予約フォームも実装されました。

「これまでメールや電話で事前予約を取り付けるものは見たことがありますが、フォームまで用意しているところは見たことがないので、おそらく業界初なのではないかと思います。
（取材時は2024年8月）まだ新米時期の前なので実際に利用されるのはこれからですから、どういう効果が現れるのかはまだわかりませんが、荷受管理アプリに紐づけることで、予約番号を入力すれば農家の方のお名前や品種銘柄などがある程度反映されるようにしたいと思っています」（藤田氏）

▲集荷予約フォーム画面。希望品目や持ち込み方法などがあらかじめ確認できるので、荷受全体の業務改善につながることが期待されている（出典:フジタ精米人コーポレートサイト）

▲集荷予約された方が荷受に来られた際に手渡す帳票。QRコードを読み込むことで事前にフォームに入力された情報を確認することができる。

フジタ精米人ではこれまで請求書の送付について、封入から発送までを外注していました。しかし一部届かない請求書があったほか、2024年10月には郵便料金が値上がりすることを受け、自社で対応できないかという話が上がったといいます。そこで活用されたのがkMailerです。

「2022年1月に施工された電子帳簿保存法を鑑み、請求書を少しずつ電子化してメールに添付するようにしました。もともとはそういうことができる会計ソフトに変えることも考えましたが、業務的に負担が大きい。それなら普段から使い慣れているkintoneにプラスアルファできるkMailerのほうが導入費用も抑えられるし、操作性に困ることもないと思ったのです」（藤田氏）

▲kMailerによる請求書送付画面。ボタン一つで請求書を送付できるため操作性にも満足されている。

▲請求書プレビュー画面。送付間違いがないよう事前の確認も行える。

現在は一部の取引先のみ実装されていますが、徐々に範囲を広げ、将来的には500〜600件近いすべての取引先様に対してkMailerによる請求書送付を適用できればと考えているといいます。

さまざまな業務においてトヨクモのkintone連携サービスをご活用いただいているフジタ精米人。その理由とおすすめの理由についてこう語ってくださいました。

「kintoneの基本機能だけだと難しい部分が、トヨクモ製品と連携することで一気通貫にスムーズにできることが多々あり、とてもありがたいと思っています。経営者の立場からすると、リーズナブルな価格なので気軽に取り入れやすいというのもうれしい点ですね。kintoneの潜在能力を高めてくれるツールとして、今後も活用させていただきたいと思います」（藤田氏）

記事公開日：2024年10月7日
※事例記事の内容や所属は取材当時のものとなります