地域の金融の要としての役割を担いながら、地域振興を目的に大規模なイベントを開催するなど、さまざまな事業展開を行う旭川信用金庫様。一方でkintone導入前は、日々の業務は紙などをメインとしたアナログなフローだったため、イベント運用を含めたさまざまな面で業務改善の必要性を感じていたといいます。
こうした課題を解決したのが、セキュリティの高さで信用いただけるkintoneおよび『FormBridge』『kViewer』『PrintCreator』のトヨクモkintone連携サービスでした。今回は金融業務だけでなく、イベント運営でも画期的な業務改善を実現された旭川信用金庫 課題解決推進部の三好 康裕氏に、トヨクモkintone連携サービス各製品の活用事例について伺いました。
セキュリティの高さが導入の決め手に
旭川信用金庫がkintoneを導入した目的は、紙の書類でのやり取りによる工数負担とミス軽減にありました。三好氏の在籍する課題解決推進部では、職業紹介事業を行っており、求人社情報の管理や活用、求人企業先情報の管理等を行っています。kintone導入前は紙による申込みが行われていたため、データ化のために転記が必要だったり、その内容を確認する必要があったりと、工数やヒューマンエラーが起こりやすい状況だったそうです。
さらに、当時使用されていたツールでは同時編集ができず、作業が滞ることもありました。
「同じデータを使いたい人が 同時に2人いた場合、1人が使い終わるまで入力できないという不便さもあり、代理店に相談したところkintone 勧められました」（三好氏）
一方で、クラウド上で個人情報を扱うという点から、導入の際にはリスク管理部門に協力を要請。セキュリティ面でも安心して利用できるという観点で評価されたことが導入の後押しになったといいます。
その後、1年間の試用期間を経て、2023年からkintoneの本格導入がスタートしました。
金融業務からイベント運用まで！トヨクモkintone連携サービス4つの導入事例
【導入事例1】kBackupで蓄積データを守る！kintoneのセキュリティの要に
トヨクモkintone連携サービスが選ばれたのも、セキュリティ面での評価が大きかったと三好氏は語ります。
「kintoneを導入するうえで、バックアップ機能は外せない機能でした。そのためkintoneの試用期間中から、kBackupをはじめとしたトヨクモkintone連携サービスはチェックしていましたし、セキュリティの高さも確認していたので、安心して導入できました」（三好氏）
▲kBackupの管理画面。CSVでバックアップ対象の書き出しや読み込みも行える。
こうして導入されたkBackupは現在、データを蓄積する部分については必ず設定するよう、社内でルール化がなされているといいます。
【導入事例2】FormBridgeでインボイス制度登録可否アンケートを作成！セキュリティ強化と業務改善を両方実現！
kintone導入後は一部の部署で活用がスタートしたものの、実際にどのように活用していいのかわからない部分が多かったといいます。そのためアプリを作成したものの、活用まで至らなかったものもありました。
こうした状況が一変したのが、FormBridge導入のタイミングだったといいます。
「導入当時はインボイス制度がスタートしたタイミングだったので、お取引先様が課税事業者になるかどうかを確認するために必要なアンケートを取らなければなりませんでした。そこでFormBridgeを活用したところ、集計した結果がグラフで確認できたり、ダッシュボードのように見せることができたりと、色々使えるねという話になり、FormBridgeを活用する人が増えていきました」（三好氏）
現在は外部からの申込みが必要な際にはFormBridgeを活用しようという流れができているそうです。
「FormBridge導入前は無料で使える外部のフォーム作成サービスを利用していました。ただ、どうしてもセキュリティの問題が拭いきれず、別のツールへの置き換えを検討していました。FormBridgeはセキュリティの観点からも安心できるツールでしたので、置き換えが進んでいきました」（三好氏）
【導入事例3】FormBridgeとkViewerでイベント出店受付フローを大幅改善！数日かかっていた作業が1日で完結
また旭川信用金庫ではFormBridgeとkViewerを組み合わせることで、円滑なイベント運営のツールとしても活用しているといいます。
旭川信用金庫では毎年約20万人もの方が会場に足を運ぶイベント「駅マルシェ」を開催しており、出店申込みフォームとしてFormBridgeを活用しています。
「これまで出店申込みは紙で行っており、郵送で受付を行っていました。受け付けた申込書の内容をExcelに打ち込むのですが、出店者は毎年100件ほどになるほか、入力項目が多いため、集計や管理がとにかく煩雑でした。
▲以前使用していた出店申込書の一部。出店情報からその後の精算情報まで、多くの情報を申請してもらう必要があった。
さらにセキュリティの観点から、郵送の際には宛名と送付物を2名以上で確認したあと封印をし、さらに封印したことを示す印鑑を2名以上が押さなければならないという独自ルールがあったため、発送だけでもかなりの時間を要していました。もちろん申請内容に修正があれば、都度職員が対応しなければならないなど、工数的な問題も抱えていたのです」（三好氏）
しかしトヨクモkintone連携サービスを活用することで、これらを一手に解決することができたといいます。
「紙と郵送で行っていた出店申込み業務は、FormBridgeでフォームを作成し、そのURLを送るだけで完結することができています。これまでは何日もかけて準備や郵送を行っていたものが、今では1日あればフォーム作成からメールの送信まで終わってしまいます。
さらに申込書はA4の大きな封筒で送付していたので、郵送費もかなりかかっていましたから、コストカットという意味でも大きな効果を感じています」（三好氏）
▲FormBridgeで作成されたイベント出店申込フォーム。必要な情報が全て網羅されているほか、各項目の補足もわかりやすく記載されており、申請しやすいデザインとなっている。
申込受付後は、出店者ごとにkViewerでMyページビューを準備。kViewerを使ってその情報をお客様側で編集できる仕組みにすることで、URLさえ共有すれば、変更箇所や売上入力などを一つのフォームで完結できるようになったといいます。
▲kViewerで作成したMyページ。申請者が自身のFormBridgeの情報を確認することができる。開催後の入金情報などもこのフォーム内で右上の緑色ボタンからFormBridgeを経由して申請できる。
「郵送の作業は、もう二度としたくないですね」という三好氏の言葉にも現れている通り、FormBridgeとkViewerによって大幅な業務改善が成功した事例と言えます。
【導入事例4】FormBridge×PrintCreatorで求職申込みと求人票出力がスムーズに！
三好氏が所属する部署で担当する職業紹介事業では、申込みのあった求職者様に対して、登録企業様の求人情報を案内しています。これまでは求職者に合った情報をデータベースから確認し、Excelで都度作成したり、手書きで紙に転記したりして情報を共有していました。しかしFormBridgeとPrintCreatorによって、作業フローが大きく変わったといいます。
「まず求職者の申込みをFormBridgeに変更しました。今までも申込フォーム自体はありましたが、申込み内容はCSVで出力し、Excelに移し替える作業が必要だったんです。FormBridgeになってからはkintoneにそのまま反映されるので、情報を転記する作業が丸々なくなりました。
▲FormBridgeを活用した現在の求職お申込みフォーム。旭川信用金庫のHPにリンクが置かれており、記載例がわかりやすく表示されている（出典:旭川信用金庫）
▲FormBridgeで入力された求職者情報を管理しているkintoneアプリ。
実際に申込みがあった際、今ではkintoneに蓄積されている求人データの中から、希望にあったものをPrintCreatorで出力し、お渡ししています。メールでやり取りする方もいらっしゃれば、直接相談に来られる方もいらっしゃるので、PDFに出力でき印刷も簡単なPrintCreatorの導入はとても助かっています」（三好氏）
▲上記アプリに表示されたPrintCreator出力ボタン。クリックひとつで簡単にPDFとして出力できる。
金融業でも活躍できるトヨクモkintone連携サービス
FormBridgeを中心としたトヨクモkintone連携サービスの活用によって、特に外部からの申込みを受け付け、その内容を外部に共有する業務の改善に役立てられている旭川信用金庫。トヨクモkintone連携サービスは「誰でも使えるツール」だといいます。
トヨクモkintone連携サービスはそれぞれ、30日間の無料お試し期間がございます。これまでイベントの出店者管理や集計に課題を感じている方は、FormBridgeやkViewer、PrintCreatorを円滑なイベント運営にお役立ていただけますと幸いです。
記事公開日：2025年1月6日
※事例記事の内容や所属は取材当時のものとなります
