kintoneで案件を可視化、社内確認時間の短縮に成功！

「取引先やお客様が増えるにつれて、情報をもっと共有したい、ペーパーレス化したいと思ったのがkintone導入検討の始まりです。kintone導入後は、案件の一件一件が可視化できたことと、なにより時間短縮ができたので、とても助かっています。」

テクワバリューチェーンジャパン株式会社のビジネスデベロップメントマネージャーの北岡真由美様はkintone導入の経緯をそう話す。同社はシンガポールに本社があり22カ国に支社を構えるテクワバリューチェーン株式会社の日本支社である。kintoneの設定等を主に担当するプログラムアドミニストレーターの渡辺幸恵様にも同席していただき、同社のkintone活用方法についてお話を伺った。

右から北岡様、渡辺様

「社員が2，3人だった頃は、お客様も2，3社だったこともあり、社内のやりとりには不便を感じていませんでした。しかし、お客様の数が増えるにつれ、取引先との連絡や案件状態の確認など、もっと簡略化できないかと思う部分が見えてきて、ペーパーレス化や情報共有のためのツールを探し始めました。 サイボウズ社のkintoneは様々な会社が利用していて、自由に設定ができるツールで、なおかつセキュリティがしっかりしているというのが選定理由です。」

kintoneでの管理を始める前はPDFをメールで送ってやりとりをしていたが、管理が大変だったという。 「個人情報が入っているデータなので、都度パスワードを発行して、別に送付してメールを開いてもらったり、閲覧してもらうために全社員にメールを送っていたのでメールボックスがすぐにいっぱいになってしまったりして困っていました。中でも一番コストが掛かっていたのはバックアップの部分ですね。メールのアーカイブ化に利用していたサーバーの購入に一番コストが掛かっていました。」と北岡様はkintone導入以前の管理方法について振り返る。

「kintoneは自社の購買業務で利用していますが、一番多いものとしては配送手配申請ですね。例えばお客様の荷物を東京から千葉に配送する場合、何時に人が何人必要で、梱包材がこれくらい必要で、という情報を元に取引先に見積もりを依頼します。送られた見積もりの中から依頼先を決めて、見積書をkintoneに添付して申請して、承認する仕組みになっています。」

承認の仕組みはkintoneのプロセス管理を利用している。

「レコードの登録が完了したら申請がありましたという通知がkintone登録メンバー全員に行くようにしています。これで全社員が閲覧できるようになりました。 また、kintoneでは誰でも承認ができるわけではなく、特定の人間にのみ承認の権限を与えています。 例えば私は承認権限を持っているので、kintoneにログインすると、購買の依頼が来ましたという通知が出ています。通知から詳細ページに飛んで見積もり内容を確認して、承認か差し戻すか選びます。案件の状態が確認できるのと、見積もりをkintoneのレコードに添付しているので、この案件の見積書がない！なんてことがなくなってとても楽になりました。また、現場に行っているなどして、顔を合わせないメンバーもいますが、kintoneを見に行けば案件状態の確認ができるので助かっています。見積書等のペーパーレス化もそうですけど、時間短縮になりましたね。」

この承認業務では、外部からkintoneにレコード登録を行うサービスであるフォームクリエイター(提供終了済み。後継製品：フォームブリッジ)も活用しているという。

「お客様によっては、配送される前に配送物の確認を行いたいというご要望があります。そのような場合は、配送会社に連絡して、梱包された状態の写真を撮ってもらい、フォームクリエイターで作成したフォームから投稿してもらいます。するとkintoneですぐ確認できるので、お客様にもスムーズに連絡できます。メールだと、依頼してから、メールが到着して、開いて確認して保存してといった手間がかかりますが、kintoneに入っていればすぐに連絡ができるので、フォームクリエイターを導入して楽になりました。」



また、リバースロジスティックスと呼ばれる回収業務や、印刷部、コールセンターの業務も行う同社は、kintoneの新たな活用方法に関しても検討中だという。

「電話があったら書き込んで管理するような問い合わせの管理や、お客様が登録した内容を取引先と共有して一緒に閲覧ができれば業務がはかどるね、なんて話をしています。また、フォームクリエイターに今後期待する機能としては、入力者の情報を自動的に登録するような機能があれば良いなと思います。例えば、同じフォームに異なる取引先がアクセスして、それぞれのIDとパスワードを入力すれば取引先の会社情報が出てくるようになったら凄く助かります。それができるとお客様からの情報登録にももっと活用できると思います。」

kintoneと連携サービスを組み合わせて、円滑に社内の情報共有や案件管理が行われるようになった同社。kintoneと連携サービスにも進化を期待しつつ、社内、また社外でのよりよい運用方法を模索していく。