Excelでの煩雑な管理から脱出、自分達に最適なデータベースシステムを自分達で作る

「従来のExcelでの案件管理やデータベース管理に限界を感じたので、業務管理のツールを探していました。そのときにkintoneを紹介されて、自社の仕組みに合わせて自分たちで１から手軽にデータベースのシステムを作れるという点で導入を決めました。」

当初は業務管理のしくみを探していました、と話す株式会社テンダーラビングケアサービスの佐藤大悟様。同社は児童福祉に特化し、自社運営の保育園の経営や受託保育、また介護サービスを提供する一方、一般企業のグローバル化支援事業といった多角的な事業を行っている。銀座にオフィスを構える同社にお伺いし、kintoneの活用方法や、利用しているフォームクリエイター(提供終了済み。後継製品：フォームブリッジ)に関してお話を伺った。

株式会社テンダーラビングケアサービス　佐藤大悟様

「以前は基本的にはExcelをベースとしてデータ管理を行っていたんです。すると、誰かが使っている間は更新できないとか、数式が壊れたり、最新の情報や変更履歴などがわからなくなるような問題が出てきて困ることがありました。そこで、何か顧客管理などの業務管理に良いツールはないか検討を始めました。」

最初からkintoneのようなサービスを検討していたわけではなく、当初はパッケージングされた業務管理のシステムを検討していたという。

「パッケージ化された業務管理システムの導入も検討したんですが、当然自社の運用にすべてマッチしているはずもなく、不要な機能であったり、必要なものが足りなかったり、というものでした。」

「その業務管理システムの営業の方と話し込む内に、その方が自社のシステムでなく、サイボウズ社のkintoneを紹介していただきその場でデモまで行っていただきました。自分達で、自分達にあったデータベースを簡単に視覚的に作れ、また機能の追加や削除など運用に合わせてすぐにカスタマイズできるという点が非常に利便性高く、うちの会社に必要なシステムはこれだ！と思って導入を決定しました。」

「kintoneは基本的にはデータベースとして使っています。全てのデータをkintoneで管理しているわけではなく、他の基幹システムとも使い分けをしていて、kintoneでは今までアナログで管理していたような様々なデータをアプリを通して集約し、営業間で共有すべき情報や、部署間で情報を共有しています。また蓄積されたデータを解析し、より効率的な運用方法へ見直し日々改善して取り組んでいます。

「顧客管理のアプリに企業ごとのレコードをつくり、それとは別に契約管理のアプリも作成し、契約実績があれば、顧客管理のアプリに表示されるように紐付け、顧客ごとの実績の有り無しやいつ頃どういう契約がどのくらいあったのか、一目で確認できるようにしています。」

同社では、主に児童福祉への人材サービスの分野において、保育士の募集や登録しているスタッフとのやりとりにフォームクリエイターを利用している。

「主に登録している方へ向けて、この日に研修を行います、参加できますか？というような内容から、就業者への満足度調査や、登録者へ現在の求職状況の確認など、kintoneのアプリから、複数のアンケートフォームを作って運用しています。「データがkintoneに登録された後は、アプリごとに担当を分けているので、フォローが必要な場合は漏れなく、メールや電話等で連絡を行っています。」

「データベースとしての活用の一環になりますが、未稼働者や仮登録者などへのアフターフォローに関してもkintoneの機能を活用しています。「次回架電日」を設けて、そこに来週のこの日、など日付を設定するようにしています。架電日を昇順で並べ替え、一覧を表示し今日の日付以前のものがあれば確認し、連絡を取り、必要があれば再度架電日を設定する、といったような運用です。今日連絡が必要な人を一覧で確認でき、連絡不備が発生しないように利用しています。

kintoneへの要望をお伺いしたところ、機能の要望としてはあまりない、という回答をいただいた。

「他社サービスとして、プラグインや、フォームクリエイターのようなプラスアルファの有償サービスがいろいろ展開されているので、全てkintoneの仕組みの中に導入してしまったら成り立たなくなってしまうし、kintoneとしての手軽さも失われてしまう。他社サービスを選択してできることも多いので、そこはコストとの兼ね合いかな、と思っています。」

「改善要望としては、テーブルの部分のCSVの読み込みができるようになるといいな、というのはあります。kintoneにデータを全て集約しているわけではなく、基幹システムも使っているので、データの付け合わせが結構手間ではあるんですよね。」

「フォームクリエイターに関しては、フォーム上に簡単に画像が挿入できるといいかな、と思っています。現在ラベルと罫線だけなので、画像だけでも挿入できると、デザイン性をあげることができるかな、と思います。」

社員の予定を管理するスケジューラーや、契約書類の管理や発行は別システムを使っていると話す佐藤様。

kintoneで管理するもの、基幹システムで管理するもの、電話やメール等と使い分けながら、育児支援、保育、介護、そしてグローバル化支援事業といった、様々な事業を能動的に進めていく。