トヨクモが実際に運用する「Toyokumo kintoneApp認証」を活用したセキュアな請求業務をご紹介

※本記事でご紹介している請求管理システムは、弊社ブログ「【テンプレ配布！】請求業務をセキュアに効率化する方法を徹底解説！」で設定方法・テンプレートを公開しております。

2022年2月に、トヨクモは次世代型ユーザー管理機能「Toyokumo kintoneApp認証」をリリースしました。kintoneと連携するWebフォームサービス｢フォームブリッジ｣とkintoneに保存されているデータを外部に公開するサービス「kViewer」へ簡単に且つセキュアにログインできる機能です。同年11月には、「Toyokumo kintoneApp認証」の利用ユーザー数が5万人を突破しました。

「Toyokumo kintoneApp認証」は、トヨクモの実際の業務でも利用しています。トヨクモが提供するkintone連携サービスは、自社が直面する課題を解決するために開発し、製品化していることが多いのです。今回は、「Toyokumo kintoneApp認証」を開発した経緯と背景、そして今後について、トヨクモ株式会社 代表取締役社長 山本裕次が語りました。

トヨクモ株式会社 代表取締役社長 山本裕次が開発の思いを語りました。

トヨクモでは2015年くらいまで、請求業務の管理には他社製品のデータベースソフトを使用していました。業務システムとしてkintoneを利用しているので、請求書を作成する際は、データの受け渡しに手間がかかっていたことが課題でした。そこで、kintoneからダイレクトに請求書の帳票を作成するために、「プリントクリエイター」を開発したのです。

それまでの帳票作成サービスというと、罫線を引いて、枠組みを作るという土台の構築から設定をはじめ、手間がかかることが課題でした。現状その課題には、WordやExcelなどの使い慣れたツールがあるので、その雛形の上にkintoneデータを載せて出力できるサービスがあればいいのではないか、と考えたのです。

「帳票の雛形作成から全て帳票サービスで実現しようとすると、すごく複雑になります。テンプレートなら他にこなれたツールがあるのだから、kintoneのデータを手軽に指定の箇所に出すということを主眼に考えて、プリントクリエイターを作りました」（山本社長）

プリントクリエイターを使うことで、帳票の作成という手間からは解放されました。毎月の請求作業では、帳票を印刷し、手で請求書を折って封筒に入れ、切手を貼って郵送していました。最初の頃は、活用していただいているお客様へ請求書を送付するための作業は楽しみでした。時を追うごとに枚数が増えてきても、嬉しさから対応できていたのですが、100枚200枚と増えてくると人手が足りなくなっていきました。

「2018年ごろ、約500通の請求書を作成しているタイミングで、限界が来ました。プリントクリエイターの機能で請求書の帳票はkintoneのレコードに保存できていたため、郵送ではなくレコード内の請求書をメールで送付するシステムに思い切って変更することにしました。当時もサイボウズ社が提供する『メールワイズ』など、一斉送信するツールはあったのですが、kintoneに入っている帳票のデータを活用するために新たに『kMailer』を開発しました。CSVなどで書き出す必要がなく、直接kintone上のデータを送信させる方がリスクを軽減できるからです」（山本社長）

以前は1通ずつ請求書を手作業で郵送していました

kintoneと連携サービスの活用で、請求書における発送業務の電子化が実現しました。毎月プリントクリエイターでkintone内のデータを元に請求書が作成され、kMailerを通してお客様の元へ請求書がメールで送付される運用です。

※詳細な設定方法は、「請求書の作成から送信まで全て自動化！」の記事をご参照ください

手作業の郵送業務から、電子化への業務改善だけでも大幅に業務削減できましたが、今度は多くの問い合わせが寄せられるようになりました。「住所が変更になった」「部署名が変わった」「先月の請求書を再送してほしい」などです。もちろん、情報はすべてkintoneに登録されている上、トヨクモにはフォームブリッジやkViewerといった連携サービスもあるので、なんとか活用して効率化できないのかを考えました。契約いただいているお客様が、ご自身の情報だけを表示する仕組みをどうやって構築するのかが課題でした。

フォームブリッジとkViewerそれぞれに、IDとパスワードを発行して契約情報の管理を行うことも検討しましたが、事前にIDとパスワードを伝える工数が発生したり手間が大きくなるのではという懸念がありました。

以前であれば、SNSのアカウントによる認証でパスワードレス認証を構築できた時代もあったのですが、ビジネスではセキュリティが重視されます。そこで、トヨクモではMicrosoftアカウントとGoogleアカウントによる認証を採用しました。

セキュリティにこだわっているのは、情報プラットフォームになろうとすると、セキュアであることが必須条件になるからです。セキュアでない情報はいつか消さなければいけません。ユーザーに長くサービスを提供するために、利用の手間を省きつつも、安全な仕組みを用意しようと考えたのです。

「MicrosoftやGoogleは、ユーザーを特定するために世界のどこからアクセスしているのかIPアドレスなどを見ているし、認証する際にスマートフォンと連携するなど、セキュリティ度の高い認証の仕組みを作っています。同じ仕組みで、メールアドレスでも認証できるようにしました」（山本社長）

人を特定できないと、オープンな情報しか公開できません。人を特定することで、その人だけに見てもらいたい情報を表示できるので、データの活用範囲が大きく広がります。

「Toyokumo kintoneApp認証」はソーシャルログインまたはメールアドレスでのログインで認証しています。

トヨクモでは、実際に請求書の送付に「Toyokumo kintoneApp認証」を利用しています。お客様ご自身で、「Toyokumo kintoneApp認証」でログインすることで、契約内容や過去1年分の請求書もダウンロードすることが可能です。「今契約しているサービスはいくつあって、それぞれ製品の更新時期はいつだっけ？」「10か月前の請求書を再送して」など、対応に手間がかかりそうな問い合わせも、お客様自身で確認できるようになったのです。

「Toyokumo kintoneApp認証」でログインすると自社の契約情報のみを確認できます。

請求書が郵送ではなくkMailerから送付されるようになると、請求処理はお客様が請求書をメールから受け取った時点で行えてしまうので、お客様の住所が変わった場合などもなかなか情報を更新してもらえません。古い情報を持ったまま顧客管理を続けるのはトラブルの元です。そこで現在は「Toyokumo kintoneApp認証」を活用し、顧客が自分の情報を確認できるようにしました。

会社名や部署名、担当者名、住所、電話番号、メールアドレスなどが表示され、変更があればご自身の好きなタイミングで、契約者情報を修正できる仕組みとなっています。

契約者情報のページ上から、お客様ご自身で契約者情報を変更することができます。

トヨクモでは、請求書送付業務だけでなく、ご契約の更新手続きも「Toyokumo kintoneApp認証」を実際に活用しています。トヨクモは多数のサービスを提供しており、組み合わせることで利便性が高まるので、複数のサービスを契約をしているお客様がたくさんいます。

契約の更新や解約も明確に申し込んでもらうので手間がかかりません。

※「更新する」「解約する」ボタンはカスタマイズを行っており、カスタマイズはサポート対象外となります

「更新する」ボタンを押下し、更新することが可能です

「解約」ボタンを押下し、解約を申請することが可能です

お客様ご自身の契約状況が確認できれば簡単に契約情報を把握できます。このおかげで、ユーザーから寄せられる問い合わせが約半分に減りました。

契約の続行や解約も「Toyokumo kintoneApp認証」でログイン後に表示される契約者情報ページから行えます。以前は電話で行っていたのですが、お客様とのお電話で「それで大丈夫です」といった曖昧なニュアンスでの会話で終わった場合、メールなどで間違いなく契約更新でいいかという確認作業が発生することもありました。そんな手間も、お客様ご自身で操作いただくことで無くなり、大きな時間短縮につながりました。

情報共有が必要となる場面は、世の中にたくさんあります。例えば、PCを1人1台渡されていないブルーワーカーのような方たちの申請業務や、社内の情報共有として、必要事項を社員全員に伝える必要がある場面があります。そういった場合に、全員にkintoneアカウントを配布することが予算的に難しいこともあります。

さらに、今後より便利に活用いただけるよう随時アップデートも予定しています。現状、利用しているメールアドレスに、それぞれのビューのURLが発行されていますが、将来は「Toyokumo kintoneApp認証」でログインすると、ご自身しか閲覧できないアクセス権のあるページが一覧で見られるようになることを想定しています。ポータル画面のように利用でき、とても便利になる予定です。

トヨクモは2010年に設立したIT企業です。しかし、当時からここまで作りこんで業務を遂行していたわけではありません。業務システムは費用対効果やその時の重要度、タイミングなどにより、切り替えていく方が現実的です。

「多くの企業さまが、最初に夢を見て壮大なシステムを作り、使えなくて捨てていくところを見てきました。トヨクモはその時々の業務課題に合わせて、『これくらいのことはやっておこうかな』といった改善を着実に積み重ねてきました。最初から壮大に夢を見るのではなく、もっとも重要視すべきである課題から解決していくとうまくいく可能性が高まると思います。お客様のデジタル環境も時代とともに変わります。トヨクモも常にお客様の進化と共に変化していきます。セキュアに情報共有したいという課題があるなら、新しい認証システム『Toyokumo kintoneApp認証』をぜひ活用してください」（山本社長）

※本記事でご紹介している請求管理システムは、弊社ブログ「【テンプレ配布！】請求業務をセキュアに効率化する方法を徹底解説！」で設定方法・テンプレートを公開しております。

取材時期：2022年12月
※事例記事の内容や所属は取材当時のものとなります