移動体験を通じて新たな価値を創出するWILLER ACROSS株式会社様。全国の交通事業者と提携し、バス、フェリー、航空など150社を超える交通ネットワークを構築しています。また予約サイト「WILLER TRAVEL」での販売や、アーティストやタレントと移動を組み合わせた特別な体験を提供することで、ファンとコンテンツがつながる空間を創り出すコンテンツプロデュースなど、移動に関わるさまざまなる事業を展開されています。
WILLER ACROSSでは2020年頃からkintoneを全社導入。2023年7月からは業務改善を目的に『FormBridge』『kViewer』を導入しました。導入のきっかけとなった課題やその後の幅広い活用事例について、シェアード事業グループの道中 麻衣氏とDX事業グループの芳野 圭太氏にお話を伺いました。
（左から）道中 麻衣氏、芳野 圭太氏
kintoneでグループ企業間のワークフローに迅速さを
WILLER ACROSSを有するWILLERグループ。kintone導入前のワークフローは、それぞれ使用するツールややり方が異なっていたため、作業が煩雑になりがちだったそうです。基盤ツールもありましたが、各社をまたいだワークフローの処理スピードには課題を感じていたとのこと。こうした中で導入されたのがkintoneでした。
「kintone導入をきっかけに属人化をゼロにしようというのが大きな目標でした。担当者が変わった場合も、アプリを見れば業務内容がすべて分かるような運用を行っており、実際に効果も感じています」（芳野様）
現在は他にも、サイト制作依頼や請求書発行依頼、稟議申請やプレスリリース依頼など、全社のさまざまなフローにkintoneが活用されています。
【活用事例①】FormBridge導入で毎月25時間の工数削減に成功！販売機会損失の防止にも
＜導入前＞更新ツールが多く作業が煩雑に。メールのやりとりにも課題
FormBridge導入のきっかけは、バス事業者の運行情報入力作業の改善でした。WILLER ACROSSでは提携するバス事業者の運行情報を、各提携先に毎月確認しています。これまではメールでお客様と確認のやりとりを行った後、内容を商品管理アプリに入力。さらにお客様が確認できる状態にするために情報入力が必要となり、確認および商品登録に多くの手間がかかっていました。
「運行情報の登録作業は日本のメンバーだけでなく、拠点のあるベトナムでも対応していました。しかしベトナムメンバーへの依頼は他のアプリで行っていたため、２つのアプリの更新が必要となり、結果的に作業量が膨大になっていたのです。トータルすると毎月約200時間は作業に要していましたね。
またお客様へのメールについても、特に定型文を用意していたわけではなかったので、送信後に確認情報に漏れがあることに気づき、改めてメッセージのやり取りが必要になることも。結果的にメールのやり取りだけで毎月25時間くらいを要しており、作業全体のフローに課題を感じていた状況でした」（道中様）
＜導入後＞情報がkintoneに自動蓄積！毎月25時間の作業工数削減に成功！
こうした状況を改善するために導入されたのが、トヨクモのkintone連携サービス『FormBridge』です。依頼時のフォームを定型化することで必要な情報をもれなく収集するとともに、重複していたアプリ入力作業時間を削減することに成功しました。
「お客様へのメールにFormBridgeの作業登録依頼用のフォームURLを記載し、そこからフォームに入力してもらうだけで、毎月必要な情報が正しく商品管理アプリやベトナムメンバーへの作業登録依頼用アプリに、新しいレコードとして自動追加されるようになりました。一方で、情報として必要ではあるものの、毎月更新する必要のない項目もあります。これらは非表示で登録しておくことで、事業者様の負担を減らしながら網羅的なデータベースを持つことができるフローになっています。
さらにマクロを組んで作業をより簡素化することで、これまで毎月25時間かかっていた工数がほぼゼロになりました」（道中様）
さらに道中氏は、FormBridge導入によって販売機会喪失も防ぐことができていると語ります。
「メールでのやり取りだと、どうしても項目抜けによるヒアリング漏れや延長依頼メールの確認漏れなどのミスが起こる可能性は高くなります。本来販売できたはずの商品が扱えないというのは、弊社にとっても事業者にとっても大きな機会損失です。FormBridge活用によってやり取りをシンプルにできたことが、さまざまな面でプラスに働いていると思います」
バス事業者様からは、最初こそフローが変わったことへの戸惑いの声も聞かれたそうですが、続けていくことで、そうした話もだんだんなくなっていったそうです。
「ITツールに慣れていない方でも簡単に入力でき、お互いにストレスフリーなフローを実現することができました」（道中氏）
【活用事例②】FormBridgeによるグループ統一のフォーム作成で転記の手間とミスがゼロに
WILLER ACROSSのFormBridge活用は、WILLERグループ全社にも広がりました。現在は新規に事業者と契約する際や、新たな路線情報を収集する際にFormBridgeを活用し、全社で共通のフォームを用意することで、漏れなく正しい情報の取得に役立てていらっしゃるそうです。
▲新規路線登録用フォーム。路線登録に必要な情報が網羅されている。
元々はWILLER ACROSSのみで運用していたフローでしたが、その便利さから2024年よりグループ全社での運用がスタート。フォームには会社情報やインボイスに関わる情報、金銭のやり取りが発生する場合は決済情報など、新規登録に必要な情報がすべて網羅されており、全カンパニーで管理できるようになっています。
▲新規取引先登録用フォーム。会社の基本情報だけでなく支払い情報も一元管理できるよう項目が用意されている。
「以前は無料のフォーム作成ツールを使用していましたが、入力された情報は各カンパニーで管理している別のツールに転記しないと活用できないので、都度作業が必要でした。しかしFormBridgeを全社に導入したことによって、こうした作業がなくなり、非常に楽になったと聞いています」（道中氏）
「以前の運用だと、営業部門の場合はExcelに移し替えて管理していたので、どうしても転記の際にコピーミスが発生する恐れがありました。さらに転記自体に時間がかかるにもかかわらず、情報を入力しないと精算ができないなど業務に支障が出るため、他部署から催促されることも。10分ほどの作業ですが、面倒ではありました。FormBridge導入後は営業部門で対応することは全くなくなったので、心的ストレスも作業時間も削減できたと感じています」（芳野氏）
【活用事例③】kViewerで取引先の情報更新の手間を削減
さらにWILLER ACROSSでは、各取引先の管理工数軽減のためにkViewerを活用されています。登録後に会社情報が変更になった場合、以前までは人力でkintoneのレコード更新を行っていたそうです。しかし、レコードの数は400以上もあるため、更新に時間がかかるほか、情報の抜け漏れも発生し、課題を感じていたといいます。こうした中で、フォームの回答と同時に取引先管理アプリも一緒に更新できないかと導入されたのがkViewerでした。
▲運行情報の延長申請を依頼する際のメール。kViewerのURLを案内し、自社の情報確認が可能に。
▲kViewerと連携しているFormBridge画面。最低限の情報入力だけで更新が可能に。
送付の際は複数のURLを同時に送付するため、短縮URLで見やすさを重視したいという点と、将来的にToyokumo kintoneApp認証を活用したいという思いからプロフェッショナルコースをご契約。取材当時は契約し始めたばかり、ということもあり今後の活用を期待されているといいます。
【活用事例④】FormBridgeを応募フォームに活用！情報の一元管理を可能に
WILLER ACROSSではコンテンツプロデュース事業として、タレントとのコラボイベントの企画なども行っています。ここでもFormBridgeが活躍しています。
「例えばファンクラブ限定の商品を抽選で販売する場合の申込みフォームにFormBridgeを使っています。FormBridgeにはフォーム上にラベルとして説明事項を記載できるので、イベント詳細や抽選スケジュール、発表日や決済方法など、必要な情報をすべて掲載しています。いただいた情報はすべてkintoneで一元管理できるので、リアルタイムの情報が確認しやすくなりました」（道中氏）
▲ファンクラブ限定のツアー申し込みフォーム。入力された情報はkintoneに自動登録される。
またイベントが変わっても収集する基本情報はそれほど変わらないので、テンプレートから簡単にカスタマイズできるようになったことも大きいといいます。
属人化やアナログからの脱却に効くトヨクモkintone連携サービス
多方面でFormBridgeをご活用いただいていることもあり、バス事業者様からkintoneやトヨクモkintone連携サービスの活用について相談されることもあるといいます。
「弊社が活用しているアンケートや情報管理のためにフォームを活用したいと考えられている事業者様は多い印象です。アナログなやり取りや属人化した業務にお悩みの方だけでなく、社員の方のITスキルに課題を感じている会社様にもおすすめではないかと思います」（芳野氏）
ITスキルを問わず、多様な業務改善に役立つトヨクモのkintone連携サービス。それぞれ無料お試し期間もございますので、気になる方はぜひ一度その使い勝手を試してみてはいかがでしょうか。
記事公開日：2024年11月20日
※事例記事の内容や所属は取材当時のものとなります
