kintone×PrintCreatorで2人分の人件費を削減！1週間以上かかっていた書類作成業務が約10時間で完了！

在宅ワークで活躍する全国の個人事業主と委託業務契約を結び、企業や団体などの経理や事務局運営、営業サポートといった事務代行を行う株式会社YPP様。一つの案件を複数人で対応することが多いため、請求管理やが煩雑だったことや、各委託先の対応できる業務範囲の把握が属人化していたことから、kintoneおよびPrintCreatorの導入をお決めになりました。

今回は同社の伊澤 佳美氏に、導入後のきっかけや効果、PrintCreatorの活用事例などについてお話を伺いました。

全国にいる委託先とともに、さまざまな事務代行業務を行っているYPPですが、長年の課題となっていたのは、委託先に関する情報共有やバックオフィス管理でした。それぞれの業務範囲や報酬額、過去の依頼内容など、重要な情報がYPPの担当者個々の記憶に依存していたため、情報の共有が難しく、管理が属人化していたのです。

特に、毎月の請求書作成は時間と労力のかかる業務だったといいます。
委託先から送られてくる請求内容を集計するだけでなく、その内容をもとに各取引先への請求書をExcelで作成するため、集計作業が煩雑に。そのため、毎月月初は事務員4名が1週間以上費やしてようやく完了できるという状況でした。

「大変なのはもちろん、委託先から送られてきた請求書の内容を転記して取引先のものを作成していたので、集計漏れや転記間違いなど、課題も多数抱えていたのです。請求書作成に手一杯で、売上管理する余裕もありませんでした」（伊澤氏）

▲以前使用していた請求書。Excelで一つ一つ作業内容を手打ち入力し、それぞれで計算式を入力していた。

このような課題を解消するため、柔軟にカスタマイズできるkintoneの導入を決断されました。

「一度は外部のシステム会社にアプリ構築を依頼したものの、事務処理が煩雑で理解してもらえず、うまくいきませんでした。困り果てた私たちを助けてくれたのは、当時委託先として活躍してくださっていた担当の方でした。システムに強く、弊社の仕事の流れも理解いただいていたことから、現在使用しているkintoneアプリの原型を作ってもらうことができたんです」（伊澤氏）

▲取材時点でのYPPのkintoneホーム画面。さまざまなアプリがわかりやすいアイコンで設置されている。

こうしてkintone活用がスタートしたYPPは、その後ほどなくしてPrintCreatorも導入されています。決め手は請求書の一括出力ができる点でした。ただ、導入後は一括出力機能よりも、煩雑な請求書の作成および発行部分でご活用いただいているといいます。

「kintoneとPrintCreatorの導入を機に、これまでExcelとメールで行っていた請求書作成および発行の流れが大きく変わりました。
まず委託先の請求書については、別のサービスで作成したマイページに稼働実績を入力してもらい、月末に入力完了ボタンを押してもらうだけとなり、請求書自体を作成して送付するという作業がなくなりました。
委託先に入力してもらったデータは、kintoneの稼働実績アプリに各業務1レコードとして反映されます。その後さまざまなアプリに紐付き、取引先の請求書作成アプリに情報が集約されるため、これまでExcelのデータをコピー&ペーストせずとも、請求書の雛形が作れるようになりました。

▲PrintCreatorの請求書設定画面。各アプリから必要な情報を配置し、ボタン一つで取引先ごとの請求書を作成できるように設定されている。

案件の中には立替経費の支払いが発生するものもあり、請求書とは別に帳票作成も必要です。その場合は経費実績アプリから当該データを抽出し、請求書発行に合わせて一つのアプリでどちらも帳票化できるよう設定しています」（伊澤氏）

▲PrintCreatorで作成した、立替経費明細の付随した請求書。立替経費が発生しない場合は右の帳票は表示されない。

▲請求書のPrintCreator設定画面。アプリ連携を利用し、連携元フィールドを「経費請求有無」にすることで、立替経費請求が発生した場合のみ、当該の帳票が出力されるように設定されている。

「作業の大変さがわかっているからこそ、請求書作成から発行が終わるまでの間、担当者にはどうしても声をかけづらい状況がありました。しかしkintoneとPrintCreatorの導入によって、こうした状況が改善され、他の業務の合間に対応できるようになったことは、本当に劇的な変化だと感じています」（伊澤氏）

YPPではその他にも、さまざまな業務にPrintCreatorをご活用いただいています。その一つが貸与PC管理表の出力です。

YPPでは委託先にPCの貸出を行うことがあるため、スプレッドシートでPCの管理を行っていましたが、IT顧問の提案を受けて、kintoneを活用した内製管理に移行。PCの設置場所やウイルスソフトの状況を一元管理し、毎月のセキュリティチェック結果をPrintCreatorで迅速に出力し、顧問に提出する運用を構築しました。

PrintCreatorに移行したことで、必要な情報を一覧で帳票化でき、見やすさがアップしたと効果を感じてくださっています。

▲貸与PC管理表をPrintCreatorの一覧表で出力した画面。必要な情報を一覧で確認できる。

YPPでは委託先を対象にしたスキルアップ研修を行っています。その際の修了証の発行にPrintCreatorをご活用いただいております。お名前やセミナー情報などをkintoneから抽出することで、同一フォーマットで簡単に複数人の修了証を作成できるよう工夫されています。

▲PrintCreatorで出力した修了証。名前や必要項目をkintoneから引用することで、簡単に作成できるようになっている。

「この修了証は過去の有料のブートキャンプのものですが、現在は年に数回スキルアップ研修を行っています。こちらでも同様の活用を検討しています。
またこの修了書を見た委託先の方が、別の会社からも同様の修了証を発行されたと聞きました。かなり大量に発行されたということで、私たちの活用事例がお客様や委託先の皆様にも良い形で波及していることを光栄に感じています」（伊澤氏）

kintoneを導入している企業なら、一度はPrintCreatorを試してほしいと語ってくれた伊澤氏。汎用性が高いので、帳票など定型の書類を発行する苦労を抱えているならぜひ使ってみてはとうれしいお声をいただきました。こうしたお悩みを抱えている方は、まずは無料お試し期間で使い勝手の良さを感じてみてはいかがでしょうか。

記事公開日：2024年11月26日
※事例記事の内容や所属は取材当時のものとなります