印刷コスト96%削減！トヨクモkintone連携サービス「PrintCreator」でバックオフィスの書類作成業務を効率化

アポロ販売株式会社は、プロパンガス・灯油の器具販売から施工、燃料供給までを一気通貫でサポートする札幌の企業です。

同社では従来、業務日報や勤怠管理など多くの業務で紙媒体を使用しており、出社しないと仕事ができない環境が課題となっていました。そこで業務効率化を目指し、2016年2月にkintoneを導入。その後、帳票出力業務の改善を図るためにトヨクモkintone連携サービスのPrintCreatorを導入し、様々な業務においてペーパーレスによる業務改善を実現しました。

本記事では、アポロ販売株式会社 本店総務部の今野隼人 氏へのインタビューの中から、PrintCreator導入の決め手や活用事例、導入効果についてご紹介します。

従来は、多くの業務で紙中心のフローとなっており、非効率な上にオフィスに出社しなければ業務を行うことができない状況となっていました。

その一例が、毎日必ず行う日報作成や勤怠管理です。

【日報作成】
日報作成については、業務後の日報をWordで作成し、それを紙に印刷してから提出。この作業に少なくとも30分の工数がかかっていた上、訪問先から日報作成のためだけにオフィスに戻る従業員もいたそうです。

▲kintone導入前に紙で提出していた営業日誌

【勤怠管理】
また、勤怠管理には、タイムカードを使っていたことで一部の業務が非効率となっていました。例えば、経理部で給与計算を行う際に、わざわざタイムカードに記録されている勤怠情報を紙に印刷してから作業を進めていたため、多くの工数がかかっていた状況でした。

こうした背景を受け、今野氏は、アナログでの作業が習慣化していることで発生していた、業務の非効率な面を改善したいという思いが高まったと言います。

「弊社がkintoneを導入したのは、2016年の2月頃のこと。
当時は、ITツールを使いこなせるほどのパソコンスキルを所有していない従業員が多くいたため、業務のデジタル化を進められるだけの土台がありませんでした。
また、新型コロナウイルス感染症が流行する前だったこともあり、仕事は出社して行うことが当たり前という時代でもあったため、当時の出社が必須の業務体制に疑問を持つ人も少なく、業務改善にも消極的な状況でした。

しかし、せっかくパソコンがあれば手軽に完結させることができる作業を、わざわざ無駄な手間をかけて行うことは望ましくありません。

今野氏の働きかけによってkintoneの導入が完了し、課題となっていた各業務のフローの改善への取り組みがスタートし、あらゆる業務が紙からデジタル上へと移行されました。

業務改善が進められていく中、一方でExcelファイルで管理していたシートのフォーマットの統一、情報管理の工数削減など、更なる効率化が見込める要素が浮き彫りになってきたそうです。
kintone導入から4ヶ月後、同社はさらなる業務効率化に向けて新たな一歩を踏み出しました。

また、Excelは関数などの知識がないと管理しにくいシートを運用することになってしまいます。社員によって使い方や習得レベルにばらつきがあった弊社では、他者が見たときに理解しにくい帳票になってしまうケースも少なくありませんでした。（今野氏）

そんな中、代理店からの紹介でPrintCreatorと出会います。最終的には、柔軟なフォーマット設定ができる点や、kintoneとシームレスに連携できる点に魅力を感じて採用に至りました。

同社では、住所や管理会社や住所、メーター位置といった賃貸住宅に関する情報が複数の書類に分散して管理されていました。そのため、営業担当者が物件を訪問する際は3〜4枚の書類を持ち歩く必要があり、作業に不慣れな従業員は、多くの工数を割いて事前準備を実施。また、従業員にはエリアごとに担当者が決められていますが、担当者不在時は物件情報を電話で確認する手間がありました。

そこで同社は、kintoneアプリとPrintCreatorを連携させた新しい仕組みを構築。賃貸住宅に関する情報を全て紐付けて一元管理し、社内PCや社用携帯から全従業員が閲覧できる環境を整備しました。

このkintoneアプリでは、調べたい住宅を名称や住所で簡単に検索でき、該当物件の情報をボタン1つで帳票出力できます。

▲賃貸住宅情報の出力に利用するkintoneアプリのレコード詳細画面

▲PrintCreatorで出力した賃貸住宅情報の帳票

レコードの編集権限は一部の従業員に限定しており、データを誤って削除するリスクを軽減しています。

同社では、主に商品の発注や見積依頼で1日平均10枚のFAX送信が発生します。従来は、このFAX送信票を1枚ずつWordでファイル作成しFAX送信。1枚の作成/送信につき5～10分を要していた為、1日の業務のうちFAX送信だけで1時間近い工数を毎営業日ごとに割いている状況でした。

▲kintone導入前に作成していた紙のFAX送信票

そこで、kintoneとPrintCreatorを活用してFAX送信票の作成アプリを構築しました。

FAX送信票の作成時、利用者は時間をかけずに作業することが可能です。アプリには、製品部材情報があらかじめ登録されています。

▲kintoneアプリに登録された製品部材情報

続けて、リストの中から発注したい製品のレコードを選択します。

▲発注を行う製品のkintoneレコード管理画面

その後、kintoneのアクション機能を使って別アプリにレコードを新規追加。管理画面に仕入先名など必要情報を入力・選択します。

▲仕入先名などの情報を入力・選択する帳票出力前のkintoneレコード管理画面

レコードの追加後、PrintCreatorの出力ボタンを押すことで、事前に設定済みのフォーマットに沿ったFAX送信票の作成が完了です。
2回目以降の取引については、仕入れ先の担当者といった必要情報を自動取得することができます。

▲PrintCreatorで出力したFAX送付状

同社では、燃料販売や設備修理など、さまざまな業務で顧客リストを活用します。ここでは、入居後4年に1度実施されるガスの保安点検を例に顧客リストの構築例を紹介します。

ガスの保安点検に関する顧客リストでは、保安情報を網羅した「保安情報アプリ」と点検対象の顧客を洗い出す「保安点検先一覧抽出」アプリを連動。
「保安情報アプリ」でレコードを管理し、「保安点検先一覧抽出」アプリでPrintCreatorから帳票を出力する顧客を管理します。

▲kintoneで構築した保安情報アプリで顧客を一覧表示している画面

▲kintoneで構築した保安情報アプリのレコード詳細画面

▲PrintCreatorで出力する情報を入力するための、保安点検先一覧抽出アプリの画面

▲kintoneで構築した保安点検先一覧抽出アプリの出力前画面

▲PrintCreatorで出力されたガスの保安点検対象顧客リスト

一覧表の出力は以下ページを参考に作成可能です。
https://guide.kintoneapp.com/printcreator/recordstbl-sheet/

同社では、31台の社用車を管理しています。kintoneとPrintCreatorの導入以前は、その社用車1台ごとに1つのExcelファイルで情報管理を行っていたとのことですが、そのデータを毎月出力する必要があり、社用車の管理情報だけで毎月31枚の紙を消費していました。また、台帳のフォーマット調整にも時間がかかっていました。

そこで、kintoneで作成した車両管理台帳アプリとPrintCreatorを活用して、毎月発生する管理業務を手間なく行える仕組みを構築しました。

▲車両管理台帳の出力に利用するkintoneアプリの一覧画面

車両管理者は「月末走行メーター値」を月末に1度入力し、運行管理者はkintoneアプリの一覧画面から「出力」ボタンを押すだけで、PrintCreatorで出力した台帳作成が可能になり、印刷コストと作業時間が大幅に短縮されました。

▲PrintCreatorで出力した車両管理台帳

この台帳の出力方法は、PrintCreatorの「一覧表」作成機能を利用しています。詳細は以下ページをご覧ください。
https://guide.kintoneapp.com/printcreator/recordstbl-sheet/

kintoneを導入するきっかけにもなった業務日報は、社員40名分が手書きで作成していた業務日報を完全にペーパーレス化。1時間かかっていた作成時間も短縮され、印刷コストも大幅な削減に成功しました。

ペーパーレス化だけではなく、日報の作成がアプリで行えるようになったことにより、オフィス以外の場所からでも対応できるようになり、出先で対応しそのまま帰宅することも可能になったそうです。

トヨクモkintone連携サービスの魅力は、コーディング不要の直感的な操作性により、パソコンスキルに不安のある社員でも簡単に帳票作成が可能な点だと今野氏は言います。

記事公開日：2024年12月10日
※事例記事の内容や所属は取材当時のものとなります