専門知識は不要！kintone × トヨクモkintone連携サービスで全社的なDX推進を実現した大手不動産会社の活用事例

福岡県北九州市を拠点に多角的な不動産事業を展開する大英産業株式会社。新築分譲マンションや新築分譲戸建の企画販売を中心に、中古物件の買取再販事業やリフォームやエクステリア、投資用物件の企画販売や街づくりにつながる大規模開発など、事業領域を広げる中で、同社は複雑化する情報管理、老朽化したシステムの限界、そしてアナログ業務による非効率性といった課題に直面していました。

この状況を打開するべく、同社が採用したのは、業務改善プラットフォーム「kintone」と、kintoneの機能を柔軟に拡張するトヨクモのFormBridge、kViewer、DataCollectです。
結果、月40時間の作業時間短縮や社内問い合わせ対応の9割削減など、全社的な業務効率化を実現。DXの加速に成功しました。

本記事では、同社 情報戦略課の田原啓司氏と柚田耕太郎氏に、導入の背景や具体的な活用方法、成果、そして今後の展望についてお話しを伺いました。

事業拡大を続ける中で、大英産業がまず直面したのは、既存システムの限界でした。従来使用していた基幹システムやSFAは、フルスクラッチに近い独自開発のもので、改修には多額の費用と長い期間を要していました。そのため、社内から要望があってもすぐには対応できず、経営のスピード感にシステム改修が追いつかない状況が続いていました。

さらに、複数のシステムを併用していたことも問題に繋がっていました。
基幹システムと各システムのAPI連携が不安定で、エラーの原因調査に数日かかるという事態も頻発。また、中には一日に一回しか連携できないシステムもあり、連携エラーの原因特定に多くの時間が費やされていました。結果として、全社的なデータの一元管理が困難となり、現場ごとにExcelでの管理が広がることに。その結果、二重入力や情報の不整合が常態化し、徐々に各事業部で「どこにある情報が正しいのか」がわからない状況が生まれることになりました。

またシステムの機能的な制約についても、事業拡大に伴って顕在化してきました。マンション分譲と建売分譲の2つをメイン事業としていた同社でしたが、宅地や土地販売など新規事業を次々と展開。しかし既存システムでは、これらの新規事業に必要な項目を追加することが容易ではなく、結果としてExcelによる分散管理がさらに拡大していきました。

これらの課題を解決するため、同社は新しいシステム導入の検討を開始。
市場調査の中で、不動産特化システムも検討されましたが、多角的に事業を展開する同社の場合、特定業種向けのシステムでは対応しきれない可能性もありました。

最終的に選ばれたkintoneは、IT専門知識がなくても現場の社員が直感的に操作でき、業務に合わせて柔軟にカスタマイズできる点が決め手となったそうです。

kintoneの導入により、社内業務のデジタル基盤は整備されました。しかし次に浮かび上がったのは「外部」との情報連携や、現場からの具体的な要望への細かな対応という、新たな課題です。

▲大英産業様で運用されているさまざまなkintoneアプリ

「物件見学の予約をWeb上で簡単に行いたい」「郵便番号から住所を自動入力したい」といった現場ニーズは、kintoneの標準機能だけでは対応が難しい状況でした。そこで出会ったのが、トヨクモのkintone連携サービス。
無料トライアルを通じて、専門的な知識がなくても直感的に扱える操作性や、kintoneとのスムーズな連携性を実感。セキュリティ要件もクリアしながら、現場のニーズに柔軟に応えられる拡張性の高さが導入の決め手となり、導入を決定したとのことです。

具体的な導入プロセスとしては、まずFormBridgeを導入して外部からのデータ入力を可能に。次に、郵便番号から住所を検索する機能や、予約カレンダーの表示といった要望に応えるため、kViewerを追加。最後に来場予約の自動増減機能を実現するために、DataCollectを導入するという段階的な導入を実行しました。各サービスの導入によって、外部連携や高度なデータ処理が可能になり、業務改善の幅が大きく広がることになりました。

kintoneとトヨクモ製品の組み合わせにより、大英産業では社内外の業務プロセスが大きく進化。以前は手作業で行われていた各種アナログ業務が、データに基づいたスマートな仕組みに生まれ変わり、業務効率が劇的に改善されました。

例えば、物件の来場予約業務では、年間約700万円のコスト削減を実現。旧来のマンションの来場予約フォームは物件単位で料金が設定されており、稼働物件が増えれば増えるほどコストがかかる仕組みでした。

▲kViewerを活用した予約カレンダー

また、紙ベースで行われていた来場者アンケートをデジタル化したことで、月40時間の作業時間の削減に成功。販売センターでの紙のアンケート記入からタブレット入力へ切り替え、QRコードを用いた顧客のスマートフォンでの回答など、顧客体験を向上させながら業務効率化も実現しています。

さらに、週報のシステム化も業務効率を大きく向上。従来は各現場から送られてくる多数のExcelファイルを印刷・コピーして共有する手間がかかっていましたが、kintoneとDataCollectを活用することで、自動集計と定期更新が可能になりました。Excelのように手動更新する必要がなくなり、営業メンバーの負担が大幅に軽減されました。

これらの成果は単なる効率化にとどまらず、従業員の負荷軽減や顧客体験の向上にも大きく寄与。情報システム部門への電話・チャットによる問い合わせも9割削減され、計画的な業務改善に取り組める環境が整いました。

kViewerで予約カレンダーを表示し、FormBridgeで申込受付に対応。DataCollectと連携することで、予約数に応じた残席数をリアルタイムで自動更新・制限する仕組みを構築しました。

▲FormBridgeで作成した来場予約フォーム

これにより、顧客にはストレスのないスムーズな予約体験を提供。加えて社内では手動更新の手間やミスがなくなり、業務効率が大幅に向上しました。

▲DataCollectを活用し、予約枠を自動計算

用途別にkViewerを活用し、最新の土地情報を取引先の不動産会社と共有するポータルや、リフォーム施工事例・DX成功事例を社内で閲覧できるナレッジベースを構築。土地分譲の物件一覧は、kintoneのアプリをもとにサムネイル写真、物件名、価格、詳細情報などを表示し、定期的に不動産関係の取引先にメールで送付しています。

▲DX成功事例が掲載された社内向けナレッジベース

また、リフォーム施工事例は社内向けに公開され、色や物件別に施工事例を蓄積。新たな施工の際の参考資料として活用されています。その結果、情報へのアクセス性が向上し、営業活動の強化や業務標準化、全社的な改善意識の醸成につながったとのことです。

FormBridgeを活用して、社内専用の問い合わせフォームを整備。申請内容は自動でkintoneに登録され、対応状況や改善効果まで一元管理できるようになりました。

▲社内向け問い合わせフォーム

電話やチャットによる個別問い合わせは9割削減。情報システム部門は計画的に対応できるようになり、対応履歴はナレッジとして蓄積。社員にとっても気軽に申請できる環境が整いました。

これまで大英産業が取り組んできたDXは、業務効率化を中心とした「守り」の施策。しかし、kintoneとトヨクモ製品によって築いた基盤を活かし、今後は「攻め」のDXへとステージを進めようとしています。

具体的には、現在は別のMAツールで行っているDM配信や購入者への領収書送付などを、トヨクモの「kMailer」で一括実施することを検討中。kintoneに蓄積された顧客データと連携し、よりパーソナライズされた情報提供を目指しているそうです。

これにより、マーケティングの精度向上、来場者数の増加、売上拡大といった成果につなげていく計画です。同社にとってkintoneとトヨクモ製品の導入は、単なる業務効率化にとどまらず、顧客体験の向上や事業拡大を支える基盤としても機能し始めています。
 
 記事公開日：2025年6月24日
※事例記事の内容や所属は取材当時のものとなります