専門知識は不要！kintone × トヨクモkintone連携サービスで全社的なDX推進を実現した大手不動産会社の活用事例
企業紹介
福岡県北九州市を拠点とし、新築分譲マンションの企画販売を中心に、リフォームや大規模開発など多角的な不動産事業を展開している
課題
・独自開発の基幹システムが老朽化し、事業拡大に合わせた改修が困難
・情報が複数のシステムに分散し、Excelによる手作業や二重入力といった非効率な業務が常態化していた
解決策
・kintoneとトヨクモの連携サービスを導入し、外部からのデータ入力を可能にするWebフォームを構築した
・来場予約カレンダーや社内向けナレッジベースを整備し、社内外の情報連携をデジタル化した
効果
・物件の来場予約業務において、年間約700万円のコスト削減を実現
・アンケートのデジタル化で月40時間の作業時間を短縮
・電話やチャットでの社内問い合わせを9割削減することに成功
福岡県北九州市を拠点に多角的な不動産事業を展開する大英産業株式会社。新築分譲マンションや新築分譲戸建の企画販売を中心に、中古物件の買取再販事業やリフォームやエクステリア、投資用物件の企画販売や街づくりにつながる大規模開発など、事業領域を広げる中で、同社は複雑化する情報管理、老朽化したシステムの限界、そしてアナログ業務による非効率性といった課題に直面していました。
この状況を打開するべく、同社が採用したのは、業務改善プラットフォーム「kintone」と、kintoneの機能を柔軟に拡張するトヨクモのFormBridge、kViewer、DataCollectです。
結果、月40時間の作業時間短縮や社内問い合わせ対応の9割削減など、全社的な業務効率化を実現。DXの加速に成功しました。
本記事では、同社 情報戦略課の田原啓司氏と柚田耕太郎氏に、導入の背景や具体的な活用方法、成果、そして今後の展望についてお話しを伺いました。
事業拡大の足かせとなった旧システム。情報管理のブラックボックス化が招いた危機
事業拡大を続ける中で、大英産業がまず直面したのは、既存システムの限界でした。従来使用していた基幹システムやSFAは、フルスクラッチに近い独自開発のもので、改修には多額の費用と長い期間を要していました。そのため、社内から要望があってもすぐには対応できず、経営のスピード感にシステム改修が追いつかない状況が続いていました。
「例えば、この項目を追加してほしいといった要望が出た際に、その都度ベンダーさんにお願いしなければならなくて。そうなると時間もかかりますし、ちょっとした開発でもその都度数十万、数百万円の支払いが必要になるので、コスト面でも厳しい状況だったんです。」(田原氏)
さらに、複数のシステムを併用していたことも問題に繋がっていました。
基幹システムと各システムのAPI連携が不安定で、エラーの原因調査に数日かかるという事態も頻発。また、中には一日に一回しか連携できないシステムもあり、連携エラーの原因特定に多くの時間が費やされていました。結果として、全社的なデータの一元管理が困難となり、現場ごとにExcelでの管理が広がることに。その結果、二重入力や情報の不整合が常態化し、徐々に各事業部で「どこにある情報が正しいのか」がわからない状況が生まれることになりました。
またシステムの機能的な制約についても、事業拡大に伴って顕在化してきました。マンション分譲と建売分譲の2つをメイン事業としていた同社でしたが、宅地や土地販売など新規事業を次々と展開。しかし既存システムでは、これらの新規事業に必要な項目を追加することが容易ではなく、結果としてExcelによる分散管理がさらに拡大していきました。
「もともとは新築マンションと新築戸建の2つがメインの商材でしたが、徐々に宅地や土地を売る新しい事業を始めるようになりました。しかし、これらの事業を1つのシステムで管理していたため、問題が生じていました。具体的には、土地を販売する際に、システム上は不要なはずの建物の情報（間取りや面積など）の入力を求められたり、逆に新しい事業で必要となる情報をシステムで管理できなかったりする状況でした。また、オンプレミスサーバーの問題も深刻で、本社の建物が古く、エアコン故障時にサーバーが熱暴走してしまうこともあり、常時エアコン稼働が必要な状態に。さらに、スマートフォンでの操作が非対応で外出先での操作もできないため、不動産業なのに一度社内に戻ってPC操作が必要という非効率な状況だったんです。」(田原氏)
これらの課題を解決するため、同社は新しいシステム導入の検討を開始。
市場調査の中で、不動産特化システムも検討されましたが、多角的に事業を展開する同社の場合、特定業種向けのシステムでは対応しきれない可能性もありました。
「事業拡大と社員からの不満を受けて、何か考えなければならない状態でした。また、データが本当に入っているのかもわからない状態だったので整理も必要でした。いろいろ探して不動産特化システムも検討しましたが、今後も様々な新規事業を立ち上げる可能性もあるため、柔軟に対応できるkintoneを選びました。」(田原氏)
最終的に選ばれたkintoneは、IT専門知識がなくても現場の社員が直感的に操作でき、業務に合わせて柔軟にカスタマイズできる点が決め手となったそうです。
標準機能をさらに使いやすく拡張。Web予約、外部連携など、kintoneの可能性を広げたトヨクモkintone連携サービス
kintoneの導入により、社内業務のデジタル基盤は整備されました。しかし次に浮かび上がったのは「外部」との情報連携や、現場からの具体的な要望への細かな対応という、新たな課題です。
▲大英産業様で運用されているさまざまなkintoneアプリ
「kintone導入後、基幹システムとして快適に稼働してくれていたこともあり、kintoneをもっと活用したいという声が増えていました。特に多かったのが、外部の方が入力した内容をkintoneに直接入れるようにしたいという要望。それまではメールで送られてきたものや手書きの書類を誰かが転記する作業が多く、その手間が課題でした。当時、無料のGoogleフォームを使っていた部署もありましたが、個人情報の観点でセキュリティ上の懸念があり、また各事業部が独自に使い始めていたため、データ形式も異なり管理できない状態になっていました。」(柚田氏)
「物件見学の予約をWeb上で簡単に行いたい」「郵便番号から住所を自動入力したい」といった現場ニーズは、kintoneの標準機能だけでは対応が難しい状況でした。そこで出会ったのが、トヨクモのkintone連携サービス。
無料トライアルを通じて、専門的な知識がなくても直感的に扱える操作性や、kintoneとのスムーズな連携性を実感。セキュリティ要件もクリアしながら、現場のニーズに柔軟に応えられる拡張性の高さが導入の決め手となり、導入を決定したとのことです。
具体的な導入プロセスとしては、まずFormBridgeを導入して外部からのデータ入力を可能に。次に、郵便番号から住所を検索する機能や、予約カレンダーの表示といった要望に応えるため、kViewerを追加。最後に来場予約の自動増減機能を実現するために、DataCollectを導入するという段階的な導入を実行しました。各サービスの導入によって、外部連携や高度なデータ処理が可能になり、業務改善の幅が大きく広がることになりました。
年間約700万円のコストを削減。トヨクモkintone連携サービスによるDX成果
kintoneとトヨクモ製品の組み合わせにより、大英産業では社内外の業務プロセスが大きく進化。以前は手作業で行われていた各種アナログ業務が、データに基づいたスマートな仕組みに生まれ変わり、業務効率が劇的に改善されました。
例えば、物件の来場予約業務では、年間約700万円のコスト削減を実現。旧来のマンションの来場予約フォームは物件単位で料金が設定されており、稼働物件が増えれば増えるほどコストがかかる仕組みでした。
▲kViewerを活用した予約カレンダー
「概算にはなりますが、当時の稼働物件数と物件あたりの単価で計算すると、700万円ぐらいの削減効果があったと考えています。今後も物件がどんどん増えていきコストもかさんでいくから、なんとかkintoneでうまいことできないかという相談を現場からいただいて、トヨクモのプラグインを活用して実現しました。」(柚田氏)
また、紙ベースで行われていた来場者アンケートをデジタル化したことで、月40時間の作業時間の削減に成功。販売センターでの紙のアンケート記入からタブレット入力へ切り替え、QRコードを用いた顧客のスマートフォンでの回答など、顧客体験を向上させながら業務効率化も実現しています。
さらに、週報のシステム化も業務効率を大きく向上。従来は各現場から送られてくる多数のExcelファイルを印刷・コピーして共有する手間がかかっていましたが、kintoneとDataCollectを活用することで、自動集計と定期更新が可能になりました。Excelのように手動更新する必要がなくなり、営業メンバーの負担が大幅に軽減されました。
これらの成果は単なる効率化にとどまらず、従業員の負荷軽減や顧客体験の向上にも大きく寄与。情報システム部門への電話・チャットによる問い合わせも9割削減され、計画的な業務改善に取り組める環境が整いました。
来場予約フォーム（kViewer × FormBridge × DataCollect）
kViewerで予約カレンダーを表示し、FormBridgeで申込受付に対応。DataCollectと連携することで、予約数に応じた残席数をリアルタイムで自動更新・制限する仕組みを構築しました。
▲FormBridgeで作成した来場予約フォーム
「来場予約については2つのアプリを使用しています。日程管理アプリは、カレンダーに表示させる予約枠の情報が入ったアプリで、申し込み者管理アプリはお客様の申し込み内容が入ってくるアプリです。物件の予約上限に対して予約数をカウントし、残り予約枠を計算しています。DataCollectでは、物件コード（各物件を識別する番号）と予約日時を組み合わせて予約キー（固有の識別子）を作成し、来場予約されたお客様の情報をカウント。その後残り枠の計算を行い、システムの自動更新機能により、リアルタイムで予約枠の増減が反映される仕組みになっています。」(柚田氏)
これにより、顧客にはストレスのないスムーズな予約体験を提供。加えて社内では手動更新の手間やミスがなくなり、業務効率が大幅に向上しました。
▲DataCollectを活用し、予約枠を自動計算
社内外への情報発信（kViewer）
用途別にkViewerを活用し、最新の土地情報を取引先の不動産会社と共有するポータルや、リフォーム施工事例・DX成功事例を社内で閲覧できるナレッジベースを構築。土地分譲の物件一覧は、kintoneのアプリをもとにサムネイル写真、物件名、価格、詳細情報などを表示し、定期的に不動産関係の取引先にメールで送付しています。
▲DX成功事例が掲載された社内向けナレッジベース
また、リフォーム施工事例は社内向けに公開され、色や物件別に施工事例を蓄積。新たな施工の際の参考資料として活用されています。その結果、情報へのアクセス性が向上し、営業活動の強化や業務標準化、全社的な改善意識の醸成につながったとのことです。
社内問い合わせフォーム（FormBridge）
FormBridgeを活用して、社内専用の問い合わせフォームを整備。申請内容は自動でkintoneに登録され、対応状況や改善効果まで一元管理できるようになりました。
▲社内向け問い合わせフォーム
「システムへの問い合わせフォームは、今まで電話、LINE WORKS、メールなどバラバラな方法で来ていた問い合わせを、統一するために作成しました。問い合わせ者は氏名を入力し、申請なのか修理依頼なのか要望なのか質問なのかを選択。どのシステムに関する要望なのか、お問い合わせ内容も入力します。対応した内容や、対応後の業務時間削減効果も記録できるので、前後でどれだけ効果があったか確認できる仕組みになっています。フォームの方が問い合わせのハードルが下がり、操作もしやすいため、うまく定着してきています。」(田原氏)
電話やチャットによる個別問い合わせは9割削減。情報システム部門は計画的に対応できるようになり、対応履歴はナレッジとして蓄積。社員にとっても気軽に申請できる環境が整いました。
業務効率化の先に見える景色。データが導く「攻め」の経営と持続的成長への展望
これまで大英産業が取り組んできたDXは、業務効率化を中心とした「守り」の施策。しかし、kintoneとトヨクモ製品によって築いた基盤を活かし、今後は「攻め」のDXへとステージを進めようとしています。
具体的には、現在は別のMAツールで行っているDM配信や購入者への領収書送付などを、トヨクモの「kMailer」で一括実施することを検討中。kintoneに蓄積された顧客データと連携し、よりパーソナライズされた情報提供を目指しているそうです。
「これまでは業務効率化の観点で活用できていたのですが、おかげさまで土台が整ったので、次は売上増加につながるような活用をしていきたいと考えています。1軒1軒送るのは手間だからやっていないこともあると思うのですが、kMailerであれば一括で送信できるので、そういったこともこれから実施していきたいと思っています。kMailerを使ってDMを送り、そのDMを見たお客様がもっと来場してくれれば、売上増加につながると期待しています。」(柚田氏)
これにより、マーケティングの精度向上、来場者数の増加、売上拡大といった成果につなげていく計画です。同社にとってkintoneとトヨクモ製品の導入は、単なる業務効率化にとどまらず、顧客体験の向上や事業拡大を支える基盤としても機能し始めています。
記事公開日：2025年6月24日
※事例記事の内容や所属は取材当時のものとなります
この事例で活用した機能はこちら
kViewer｜公開ビューのデータ編集 | 公開ビューを閲覧している人自身が、ビュー内の情報を編集できるようになります。ビューに紐づくkintoneの情報も自動で更新されます。 |
DataCollect｜リアルタイム自動実行（Webhook） | 集計元のkintoneアプリへの「レコードの追加・編集・削除」「ステータスの更新」をきっかけに、設定に応じたレコードを自動で集計できます。 |
