【製造業】DataCollectで集計作業をワンクリックに！ kBackupで社内データの復旧も

輸送用機械器具の製造を担う東明工業株式会社では、これまで累計3,000〜4,000件に及ぶ膨大な人事データをExcelで管理しており、ファイルの起動だけで時間がかかるほどの容量の重さや、同時編集ができない不便さに頭を悩ませていました。

こうした課題を解決したのが、kintoneとトヨクモのkintone連携サービス「FormBridge」「kViewer」「DataCollect」「kBackup」です。
どのサービスもさまざまな業務で活用され、とくにDataCollectを活用した集計作業においては、3ヶ月に一度の頻度で回していた重たいExcelの計算式での集計が不要になるなど、劇的な効率化を実現されています。導入を牽引した総務部の田中（則）氏、鈴木氏、田中（絵）氏、田村氏に、その歩みを詳しく伺いました。


▲左から鈴木氏、田中（則）氏、田中（絵）氏、田村氏

東明工業株式会社では、退職者も含めて累計約3,000件〜4,000件に及ぶ人事データを一つのExcelファイルで管理していました。

▲以前使用していた人事データのExcel画面

クラウドシステムの検討も行ったそうですが、他社のシステムはコストが高すぎて断念。そんな折、展示会に参加した社員がkintoneのお試し利用を提案してきたことがきっかけとなりました。

トヨクモのkintone連携サービスは、まず小さな業務から試して徐々に活用を広げる「スモールスタート」のアプローチで導入が進みました。
kintone導入後、総務・経理部門での運用は進んだ一方、現場担当者にはアカウントを付与していなかったため、特定の情報に関して「二重管理」の状態が発生するようになりました。

象徴的なのが会議室の予約業務です。総務・経理フロアの会議室は総務部がExcelからkintoneでの管理に切り替えました。しかし現場の会議室は引き続きExcelによる予約管理が行われていました。

▲以前総務部で使用していた会議室予約表。現在はkintoneへの管理に切り替わっている。

総務側は現場のExcelを、現場側はkintoneをそれぞれ確認できないため、電話での空き状況確認や、予約のバッティングが頻発していたそうです。

こうした課題を解決するには全社員にkintoneアカウントを付与するのが理想ですが、会議室予約のような限定的な業務のために全員分のアカウントを発行するとなると、膨大なコストがかかってしまうことが大きな壁となっていました。

そこで、コストを抑えつつ会議室予約システムを改善するためにFormBridgeとkViewerを同時に導入。現場の社員がFormBridgeから予約内容を入力し、kViewerのカレンダー画面で最新状況を確認できる仕組みを構築しました。

その後、重要度が増す人事データの保護を目的にkBackupを導入。さらに、kintone標準機能では難しかった複雑な集計作業を自動化するためDataCollectを導入するという流れで、活用の幅を段階的に広げていきました。

ここからはトヨクモのkintone連携サービスを活用した課題解決の事例について、代表的なものをご紹介します。

東明工業において最も大きな効果を上げているのが、「合理化・改善提案」におけるDataCollectの活用です。各部門が年間目標件数を決め、それぞれの業務の改善案を提出する「合理化・改善提案」制度。3ヶ月に一度、改善提案の査定額を支払うためにExcel計算を回す必要があり、この計算には3時間から半日ほどかかります。その間、集計を行っているPCでは他の作業ができない状態となっていました。

kintone導入後はアプリで提案内容の管理を行っていましたが、年間目標に対する進捗や過去のデータとの集計に関しては複数のアプリをまたいで行う必要があり、kintoneのみでは対応できません。やはりExcelでの計算が不可欠となり、同じように手間がかかってしまっていました。

▲以前使用していた合理化・改善提案集計表。集計は長いと半日かかることも。

こうした課題を解決したのがDataCollectとFormBridgeです。まず各部門がFormBridgeから提案内容を入力。kintoneに必要な情報を反映させます。さらに、DataCollectの集計ボタンをクリックするだけで、これまでExcelで手動で行っていた査定額の集計や年間目標に対する進捗、過去のデータとの集計など、さまざまな計算を自動で、かつ瞬時に行うことが可能になりました。

▲FormBridgeで作成された合理化・改善提案申請フォーム。

▲申請された内容は上記のようにkintoneアプリに反映される。

さらに集計したデータの共有は、これまでPDFデータを各部長にメールする形で行われていました。今ではそれぞれが必要なときに確認するため、メールを送る作業もなくなったといいます。

▲DataCollectにおける改善提案集計の設定画面。

人事データをkintoneへ移行するにあたり、担当者が最も懸念していたのが「誤操作によるデータ消失」でした。累計3,000件を超える膨大なデータは企業の根幹を成すものであり、消去されてしまった際のリスクは計り知れません。そこで、とくに重要度の高い人事アプリに対してはkBackupで定期的な自動バックアップ体制を整えました。

▲kBackupでバックアップを取っているアプリ一覧。

導入後、実際にレコードを誤って削除してしまったことがあるそうで、バックアップからデータを復旧したことも。

単にバックアップがとれるという以上に、心理的な支えとして現在の運用には欠かせない存在となっているそうです。

kintoneアカウントを持たない現場社員との情報共有を劇的に変えたのが、冒頭にご紹介したFormBridgeとkViewerの連携による会議室予約です。現場の利用者はFormBridgeから予約情報を入力し、その結果をkViewer画面で確認しています。


▲kViewerで確認できる予約状況。画面上部にFormBridgeのフォーム入力画面が配置され、下部に現在の予約状況が掲載されている。


▲会議室予約は場所ごと、時間ごとに区切られわかりやすく表示されている。個人スケジュールや社用車、Web会議室の予約に関しても同様のレイアウトで表記されている。

▲kintoneの会議室予約管理アプリ画面。確認項目は赤字で記載されている。

現在は会議室だけでなく、個人スケジュールや社用車管理、Web会議室の4項目をカレンダー形式で一元管理。予約状況が色分けで確認できるため、現場の利用者との共有が容易になったといいます。

FormBridgeは、社内で行われるスポーツイベントの出席管理や採用時の個人情報収集でも活用されています。以前は紙の書類で回収していましたが、「字が読み取れない」「入力漏れがあり差し戻す」といった事務的なロスが多発していました。しかしフォーム化したことで、そうしたストレスが一切なくなったといいます。

▲FormBridgeで作成された社内のスポーツフェスティバルの出欠確認フォーム。

▲以前使用されていた入社書類の一部。それぞれ紙で手渡し、回収していた。

▲FormBridgeで作成された個人情報収集フォーム。

▲緊急連絡先もFormBridgeで集められるように。

トヨクモのkintone連携サービスについて「不特定多数の人から情報を集める際に非常に使いやすく、kintone活用の幅が広がる」とのお言葉をくださった総務部の皆様。トヨクモのkintone連携サービスを活用したことで、業務スピードの向上、集計作業の効率化、データ消失リスクの解消、そして転記ミスや入力漏れの撲滅と、あらゆる面で行われている業務改善の一部をご紹介いただきました。

今後は、蓄積されたデータの整理を進めたりと、さらに活用の精度を高めていく予定だそうです。

東明工業では、ツール同士の連携によって、デジタル化をより確実で効率的なものへと進化させ続けています。同様のお悩みを抱えている方はもちろん、デジタル化を一歩先へ進めたい方も、ぜひ30日間の無料お試し期間をご活用ください。
お試し期間中はすべての機能をご利用いただけ、自動課金やクレジットカード登録なしで、何度でも繰り返しお試しいただけます。 

記事公開日：2026年7月27日
※事例記事の内容や所属は取材当時のものとなります