業務改善効果は5,000時間以上！社内と取引先どちらもWin-Winな仕組みをトヨクモkintone連携サービスで実現

株式会社エクソル様は住宅用および産業用太陽光発電システムの設計、施工、販売から運転管理、保守管理までを網羅的に請け負うリーディングカンパニーです。大規模プロジェクトを円滑に進めるにあたり、かねてから導入されていたkintoneの活用幅をさらに広げることができる、トヨクモのkintone連携サービス『PrintCreator』『FormBridge』『kViewer』の利用を決定され、膨大なデータを扱う業務が効率化でき、5000時間以上の工数削減に成功されました。

今回はエクソルがトヨクモのkintone連携サービスをどのように活用して業務効率化を図ったのか、情報システム部の田中様に具体的な事例をご紹介いただきました。

2014年にkintoneの導入がスタートしたエクソル。当時は問い合わせ対応など総務部門主管の一部業務でご活用いただいていたそうです。
その後2021年9月に、kintone活用において大きな節目が訪れます。これまでにない大規模案件の依頼です。
これまで現場調査や工事進行状況の確認などはExcelを使っていましたが、何千件もの案件情報をリアルタイムで複数人に共有できるツールが必要になったことから、かねてより導入していたkintoneの全社活用が進められました。

「今回は工期が近づくにつれて情報更新の頻度が上がることが明白だったので、同時編集できないExcelでは管理が難しいと判断したことがkintone活用の大きな理由となっています」（田中氏）

kintoneの全社活用に合わせて導入したのがトヨクモのkintone連携サービス『PrintCreator』です。

「たとえば工事完了報告書だけを取ってみても、作成と出力には1件30分から1時間は必要です。これらを数千件対応するには膨大な工数がかかります。そこで、kintoneと連携できるシステムを探していたところPrintCreatorに出会い、導入を決めました」（田中氏）

現在はさまざまな業務の中でPrintCreatorをご活用いただいているそうですが、今回はそのなかでも工事完了報告書作成における業務改善事例についてご紹介します。
エクソルでは太陽光パネル設置時に竣工点検を行い、タブレットやPCから計測結果をkintoneに入力しています。計測結果は必要に応じてお客様等に提出する必要があるため、PrintCreatorで結果をPDF出力して提出しているそうです。

▲工事完了報告書のkintone入力画面。出力ボタンを押すだけで簡単にPDF出力が可能に。

▲実際にPrintCreatorで出力された工事完了報告書の一部。出力ボタンを押すだけで表紙も含めた帳票化が完了する。

その他にも、当初の想定よりも多くの案件でPrintCreatorが活用され、全体の作業スピードが加速しているといいます。

その後エクソルではFormBridgeとkViewerを導入し、申請書類作成のフローも大きく改善していくこととなります。その一つがFormBridgeによるWeb受付への移行です。

これまでは会社への問い合わせや太陽光パネル設置にかかる補助金申請など、問い合わせ関係を電話やメールで対応されていました。しかし現場から作業負荷が高いと声が上がっていたため、改善のためにFormBridgeの導入が決定します。
当時すでにkintoneを使っていたため、kintone上で管理できる連携サービスを探していたことと、Web受付に移行することで作業負荷を減らせないかと考えていたことが、導入の決め手だったといいます。

▲エクソルHPの総合お問い合わせフォーム画面。iframeでFormBridgeのフォームを埋め込み、kintoneに情報が登録されるため、メール対応の負荷軽減につながっている。

また見積作成については、かつてFormBridgeとkViewerを活用されていたこともあったそうです。

「見積内容の条件が変われば見積も変わります。太陽光パネルの設置にあたっては途中で細部が変更になったり情報を追加することもしばしばです。一部変更のたびにすべての項目を再度入れ直して見積を申請、作成するのは弊社にとってもお客様にとっても面倒です。

そこでkViewerのToyokumo kintoneApp認証を活用し、変更や追加が必要なところだけをお客様側で修正できるようにしたのです。あらかじめアクセスできるお取引先様とメールアドレスを登録しておけば、再見積のためにフォームにアクセスいただいた場合、該当する問い合わせ番号だけを表示、選択できるようになります。」（田中氏）


▲FormBridgeで作成した見積依頼フォーム。依頼区分から再見積依頼を選択すると、その下にある問い合わせ番号の選択肢には、アクセスしたメールアドレスの担当者が入力した問い合わせ番号のみが表示されるようになっている。


▲ユーザー管理を利用したkViewerの絞り込み条件画面。条件からあらかじめユーザー管理に登録したユーザーを選択し、特定の問い合わせ番号のレコードのみが表示されるように絞り込めるようになっている。

「フォームから修正した内容はその画面上からPrintCreatorで出力できるので、kViewerを使えば弊社を通さなくてもお客様だけで修正、作成まで完結できるようになりました」（田中氏）

上記のフローは現在変更され、現在はお客様に入力していただく形となっているそうですが、自社だけでなくお客様の手間を省くという点は変わりません。
これらの事例は、自社の工数削減だけでなくお客様のニーズに速やかに対応する仕組みづくりにも繋がっていると言います。

Toyokumo kintoneApp認証の機能詳細はこちらのページをご参照ください。

さらにエクソルでは、お客様対応の負荷軽減と回答リードタイムロスを減らすために、『PrintCreator』『FormBridge』『kViewer』の3つのkintone連携サービスを活用しています。それが太陽光パネル設置の際の補助金申請に必要な出力対比表出力フォームです。

申請のためには設置したパネルの出力電力を一枚ずつ計測し、定格電力（安定して出力できる最大電力量）以上であることを証明する必要があります。出力対比表はその証明となる帳票で、製造番号と測定出力値、そして一定条件下で出力できる発電量を表す公称最大出力の記載が必要です。これまではお客様から作成依頼をメールでいただき、別のシステムからシリアルナンバーを検索後、CSVで出力し、その内容をExcelに貼り付けてPDF化しメールで返信、という流れで行っていました。

この場合、帳票の作成だけでなくメール対応やシリアルナンバーの検索、Excelデータの作成などの作業がどうしても必要になるため、大変な工数がかかっていました。
しかしトヨクモの3つのkintone連携サービスを活用した「出力対比表 出力用フォーム」作成以降、この業務フローは大きく変わりました。

まず、あらかじめ各パネルの定格電力を入力した商品マスタアプリを作成し、FormBridge上で各パネルの情報を引用するために、kViewerルックアップを利用してマスタデータから製品番号を選択できるように設定します。その後、比較したい製品群のシリアルマスタ一覧のCSVデータを読み込ませることで（※）、フォーム下部にCSVデータから抽出した型式とシリアルナンバー、測定出力が入力されます。

▲出力対比表 出力用フォーム画面。パネル選択をクリックすると、kViewerのルックアップ機能を使ってマスタデータから引用された型式がフォームに自動入力される。説明書きも多くわかりやすいUIとなっている。

▲kViewerルックアップ機能を使ってkintoneで管理しているマスタデータを参照。

このときに表示される各商品の定格出力については、kViewerルックアップの機能を使い商品マスタアプリから情報が引用できるようになっています。さらに出力ボタンを押せば、出力対比表としてPDFで抽出できるため、作成時間の大幅な削減につながっているそうです。

「このアプリで運用し始めてからは、メールでの対応が一切不要になりました。さらに社外の方が自分のタイミングで作成できるということで、回答までのリードタイムの削減につながったと社内からも声が上がっています。じつは今朝も、社員から『フォームのURLを送るだけで対応できたのでとても助かった』と反応があったところです」（田中氏）

▲シリアルマスタ一覧のCSVデータを読み込ませることで型式、シリアルNo.、測定出力、定格出力が横並びに表示される。

出力対比表の作成自体はこれまで社内で作成していました。そのため作成だけでなく、依頼のメール対応や今回Webフォームとして社外の方でも利用できるようにしたことで、内勤部門の作業工数が削減されただけでなく、取引先への回答速度の向上にもつながっています（田中氏）

kViewerルックアップの機能詳細はこちらのページをご参照ください。
※CSVファイルのドラッグアンドドロップ部分のカスタマイズはサポート対象外です。

社内の業務改善だけでなく、問い合わせへの迅速な回答にもトヨクモのkintone連携サービスをご活用いただいているエクソル。かねてから業務改善効果の数値化に取り組んでいるなかで、今回の事例をすべて合わせると、なんと5000時間以上の工数削減効果が出ているといいます。

田中氏からは、業務の自動化や効率化を進めたい企業や、業務のWeb化を検討している企業、社外とのやり取りが多く業務フローを改善したい企業におすすめだとのお言葉をいただきました。
トヨクモのkintone連携サービスはいずれも30日間無料お試し期間がございます。ぜひこの期間をご活用いただき、トヨクモのサービスを活用してみてはいかがでしょうか。

記事公開日：2024年11月1日
※事例記事の内容や所属は取材当時のものとなります