採用受付から応募者のステータス管理、合否通知メールまでの自動化を可能に
主軸となる翻訳業務に加え、業界初の試みである「翻訳インターン」で人材育成にも力を注ぐ
1976年の創業以来、特許翻訳のリーディングカンパニーとして実績と信頼を築き上げられてきた同社。 現在行っている業務内容について、取締役 長谷川様よりお話を伺った。
「弊社は、創業以来特許専門の翻訳会社として成長を続けてまいりました。現在は知財総合サービスプロバイダーとして特許翻訳だけではなく特許・意匠含む出願用図面作成、特許調査や、海外出願の事務代行も承っております。
教育・情報提供部門の『知財アカデミー®』では、翻訳の通信・通学講座や海外知財セミナーを主催しております。また、教材やソフトの購入等の条件を求めず、期間契約の直接雇用のもと安定した収入を確保しながら特許翻訳者として自立することを目指す、弊社独自の『翻訳インターン®』プログラムにも取り組み、私どもとパートナーとなっていただける知財人材の育成にも力を入れています。」
試験的に導入したkintoneが、部署の用途に合わせて全社的に活用の幅が広がっていく
システムチームマネジャーの明神様にkintoneの導入について伺った。
導入当初は、kintoneをライトコースで導入していました。そのためExcelを置き換える形としての利用となり、あまりkintoneを有効活用出来ていませんでした。 kintoneをどう活用したらいいのかと、kintone hiveに行ったり、独学で調べて行く中で、ジョイゾーの『システム39』というサービスを見つけました。ジョイゾーに相談すれば、弊社が希望する要望に合わせてアドバイスをもらえるのではないかとお願いしました。
部署ごとにkintoneの活用方法は異なり、システム部では、外部からの情報の受け口として使用し、翻訳グループではkintoneの連携サービスをフル活用し、採用試験の合否通知等に使用しています。」
連携サービスを活用して、採用試験の応募から登録、合否通知までの自動化を実現可能に
今回は、翻訳グループで活用されている採用に関する運用方法について、第2翻訳グループ次長 柴田様よりお話を伺った。
「私の部署では、あらたに翻訳者と校正者を採用することとなりました。採用は、応募者が応募フォームに入力し、他社翻訳サービス(Phrase）を通じて採用試験を受け、採用担当者が合否を判断し、応募者に連絡するという流れになっています。
Phraseで採用試験を行うこと自体が弊社では初めてのことでしたので、採用に関わる一連の工程をいかに効率よくするのかが重要だと思いました。まずは、応募フォームに入力される情報が社内の作業を介さずにどこかに蓄積できないか、試験の合否に関する通知を自動でできないかを考えなければなりませんでした。
社内のシステムチームに相談したところ、ジョイゾーを紹介してもらい、ジョイゾーのご紹介でトヨクモのフォームブリッジと、kMailerを導入し、応募から合否の通知までを自動化させることに成功しました。」
採用試験の応募から採用合否の通知まで、実際に運用されている一連の流れは下記の通りである。
① 応募者が、"フォームブリッジ"で作成したフォームから応募する
② 自動的に①の応募内容がkintoneに登録される。
③ 採用担当者が、①の応募内容を確認して、書類審査をし、kintone上に合否ステータスを入力する。
④ ③で行う『合格』『不合格』のステータスの入力によって、kMailerの"自動送信機能"にて、それぞれ合否の通知メールが送信される。
※合格の通知を受信した応募者には、一次試験で使うPhraseの案内もする。
合否通知メールが送られた日付をkMailerの"送信後レコード編集機能"にて、自動的にkintoneに入力する。
⑤Phrase上で応募者が受験。採用担当者が試験結果を評価し、kintoneに合否ステータスを入力する。
※Phraseの設定は手動で行う
⑥ ④と同様に、一次試験の合否が"kMailer"を通して自動送信される。
※合格の通知を受信した応募者には、最終試験の案内も別途"kMailer"を通して送られる。
⑦ ⑤⑥と同様に、一次試験の合否が"kMailer"を通して自動送信される。
一連の流れはこのような形
「フォームブリッジを使用することで、応募者情報をkintoneに自動登録することができ、kMailerを使用することで、kintoneのステータス変更のタイミングで、応募者へ合否メールを自動送信することができるようになりました。
応募者宛に自動送信されるメールでは、メール本文用に予め作成したテンプレートを使っています。kMailer側で予め作成しているメールテンプレートは、7つあります。
試験ごとに合格を伝えるテンプレート、不合格を伝えるテンプレートを作成しています。
応募者の氏名等は、kintoneの情報を引用するので、応募者毎にメールの文章を用意する必要はありません。
翻訳者、校正者、どちらの合格案内にも、1つのメールテンプレートを適用しています。
こちらは、ジョイゾーからメールテンプレートが増えすぎると管理が難しくなる、とのアドバイスをもらったため、kintoneのフィールドを工夫して、合格の区分（翻訳者、校正者、翻訳者と校正者の両方）が異なる場合でも、同じテンプレートで合格通知ができるようにしました。」
設定内容の詳細は、このような流れ
kMailerを利用することで、メール送信時にkintone内の情報が自動的に引用されるため、応募者に合わせて合格・不合格の通知を手動で行う必要がなくなったとのことです。
ただ、上記のような設定をすると、kintoneアプリに設定するフィールドが増えてしまうため、誰が見ても分かるように、kintoneアプリ内に『当日の日付しか入れない』、『送付日はkMailerで自動入力』等と注意書きを記載して、リアルタイムで最新の設定内容を確認できるよう社内共有をしているそうです。
開発会社ジョイゾーが提供する『システム39』を導入し、対面形式で一緒に要望を形にしていく
そもそもシステム39とは？
株式会社ジョイゾーが提供するkintoneを活用した対面型の定額制システム開発。
定額39万円で、初回2時間の相談＆開発が無償となり、その後2回の開発で要望に合わせてお客様の目の前でシステムを構築していくサービスのこと。
『初回無料相談＋お申し込み後の2回』の合計3回が、システム39の基本パッケージです。お直し回は希望がある場合のみ実施となります。
ここからは、ジョイゾー株式会社 笹川様にもご一緒に話を伺った。
数あるパートナー企業の中でなぜジョイゾーを選んだのですか。
「個人的に調べていた中で、ジョイゾーが提供している"システム39"のサービスが、非常に明解で分かりやすかったためです。ユーザー目線からも敷居が低く、気軽にお願いすることが出来たところが大きかったです。
今回はゼロベースからのお願いだったため、恐らくその他開発会社さんにお願いしたら、とてもサンキュー(39万円)内じゃ収まらない案件でしたので、予算の幅がとても見易いジョイゾーがいいとなりました。
ジョイゾーへお願いに行った際、ある程度私の方で要望を纏めていきましたが、初回の相談2時間の間に目の前でどんどん要望が形に発展していったので、笹川さん含めジョイゾーにお願いしてよかったと思いました。」
『相談前は、何から手をつければいいか分からなかった』と話す、システムチーム マネージャーの明神様
「お話を聞いた時に、こうしたいという要望を明確に提示してくださったので、ベースとなる部分に加えて、より活用の幅が広がる連携サービスの設定に十分時間を確保出来ました。
こちらから、『こういう形で設定したのでお願いします』と完成した状態でお渡ししてしまうと、後から見直した時に分からなくなってしまうと思いまして。
一緒に画面を見ながら設定することで、『ここはこうやって設定しますよ』と確認しながら操作する時間を取ることが出来たのでよかったです。」
『ヒアリングする中で、新たな発見も沢山あります』と、株式会社ジョイゾー 笹川様
「目の前で笹川さんがあっという間に設定していかれて、基本となるkintoneアプリの作り方自体も勉強させてもらいました。例えばkintoneアプリのフィールドコード。フィールド名とフィールドコードを一致させておけば、後々とても便利だったり、そういう基本的なことすら独学だと気付けなかったんです。プロの作り方を目の当たりに出来てよかったです。」と明神様。
「今後kintone連携サービスを利用する場合は、特にフィールドコードは合わせておいた方がいいですね。複雑な設定をしていく中で、フィールドコードしか表示されない場合もあるので、"文字列1行_"や"文字列1行__"の表示だけだと、どのフィールドかどうか確認するひと手間が増えてしまいますからね。
細かい部分までご一緒に操作することが出来てよかったです。また気になる点があれば、いつでもご連絡くださいね。」と笹川様。
(右から)知財コーポレーション小野様、明神様、株式会社ジョイゾー笹川様
