大量の請求書発行をkintoneでワンクリック発行、作業時間が10分の1に短縮！
株式会社シーズコアは2019年12月に設立された広告代理店です。フィットネス業界に特化しているのが特徴で、集客などの支援を行っています。顧客は一般的なイメージ通りの大きなスポーツクラブから、最近流行っている24時間ジムや小規模のパーソナルジムまでと幅広く、チラシの作成やウェブの広告出稿を手がけています。
創業からしばらく経ち、CRMを導入することになり、ソリューションを検討。採用されたのがkintoneでした。そして見積書や請求書を印刷するために、プリントクリエイターも導入されました。
今回は、Excelやスプレッドシートで散発的に管理していた情報をkintoneで一元管理し、手書きしていた宛名ラベルやExcelで一から作っていた見積書・請求書をプリントクリエイターで手軽に印刷できるようにした経緯を、株式会社シーズコアの代表取締役である細野大樹氏とセールスディレクターの三好律紀氏に伺いました。
使いやすいkintoneアプリを作るためにプロの意見を導入した
創業してからしばらく、細野氏は1人で会社を切り回していたそうです。細野氏は前職も同じ広告代理店業界で、前の会社でCRMを使っていた経験から、いつかはCRMを導入する必要があると考えていました。そこで、2020年4月に三好氏が入社する段階でCRMの導入を検討し始めました。
しかし、前職で導入している製品はイニシャルコストもランニングコストも高いことが判明したので、目前の課題を解決するツールでいいか、と思って表計算ツールを調べ始めたそうです。
それまで、請求書や見積書などの数字関連はExcelやスプレッドシートで管理していました。請求書はExcelでフォーマットを作り、全項目を別のファイルからコピー＆ペーストして作成していたのです。郵送する際の宛名ラベルを作成する際も、どこに顧客リストがあるのか分からないので、Google検索してホームページから手書きで書き写す、ということもあったそうです。
Excelで請求書を作り、情報を入力していました。
見積書・請求書発行サービスを探していたところ、kintoneに出会ったそうです。月額は安いし、CRMも構築できそう、ということで興味を持った細野氏はサイボウズに相談に行きました。サイボウズでは東京や大阪、仙台、名古屋、松山、福岡などの各拠点で「導入相談カフェ」を用意しており、専門スタッフが課題にあった活用提案をしてくれるのです。現在は、オンラインでも行っています。
「サイボウズに相談に行って、kintoneを契約したあとどうやってシステムを組み立てればいいんですかね、というところから質問させていただきました。簡単に作れそうですが、多分僕らの思考だけで作ってしまうと、使いにくい物になってしまうだろうと考えました。やはりプロの考えを入れたいと言ったところ、kintoneのシステムを開発してくれるジョイゾーさんを紹介していただきました」（細野氏）
代表取締役 細野大樹氏
2020年4月後半に開発会社である株式会社ジョイゾーに連絡し、まずは「システム39」の無料相談が行われました。細野氏は自社の課題をすべて伝えたところ、ジョイゾーの四宮氏から打てば響くように解決法を提案されたそうです。
「システム39」とはジョイゾーの定額制対面開発サービスのひとつです。顧客の目の前でニーズに合わせて直接kintoneアプリを開発するのが特徴です。1回2時間、3回の打ち合せでシステムを完成させ、料金は39万円となっています。
大枠で課題はクリアできそうだと言うことで、「システム39」を契約することにしました。kintoneのイニシャルコストが安いので、39万円で社内のCRMや見積書・請求書システムを構築できるのならありだと考えたそうです。
とは言え、実は社内では心配もしていました。
「自分たちでもシステムのイメージが固まっていない中で要望を出しているので、明確にやりたいことも伝え切れていないのに、目的のアプリが作成できるのかな、という不安はありました。後は、2時間を3回だけということで、時間内に本当にできるのかなと心配でした」
と細野氏は笑って振り返ります。
プリントクリエイターでイメージする通りの請求書を作れた
2020年5月、kintoneを導入し、対面開発が始まりました。見積書・請求書を商談の情報から手間をかけずに作成したいというニーズを伝えたところ、ジョイゾーからプリントクリエイターを提案されました。プリントクリエイターは1ヶ月の無料トライアルができるので、まずは試してみてうまくいったらそのまま導入するということになりました。
プリントクリエイターはkintone上の情報を利用して、簡単に帳票を作成できる連携サービスです。ベースとなるPDFファイルを用意し、情報を印刷する場所を指定すれば、「出力」ボタンをクリックするだけでPDFファイルを作成できます。
「自分たちでデザインしたPDFに落とし込めるところがとても好きですね。Excelだと直感的じゃない部分もあるのですが、プリントクリエイターは細かい位置も調整できるところが気に入っています」（三好氏）
セールスディレクターの三好律紀氏
従来は、Excelのセルに一から情報を入力していたのだが、kintoneなら自動的に入力されるので手間がかかりません。手作業だとコピーミスも発生しますが、自動入力であれば間違いも起きなくなります。
社判も入れた状態の見積書も作成できます。
シーズコアのクライアントであるスポーツジムは複数店舗を経営しているところがあります。そんな時は、1枚の請求書にデータをまとめなければなりません。これはkintoneの標準機能だと難しいので、他社のデータ集計サービスを導入して対応しました。複数の商談の内容を引っ張ってきて、1枚の請求書に落とし込めるようにしたのです。
もちろん、宛名ラベルもプリントクリエイターで印刷するようにしました。顧客情報から住所を入れるだけなので、手間はかかりません。
宛名ラベルもプリントクリエイターで出力できるようにしました。
CRMアプリも作成しました。細野氏は前職で会社が導入していたCRMを利用していたのですが、メリットだけでなくデメリットも感じていました。営業マンの目線では、過剰な入力項目が用意されており、下手をすると一日のうち半分くらいの時間を入力に費やしていたそうです。
そういった課題感をジョイゾー側に伝え、極力入力データを減らすことにしました。例えば、顧客情報では住所だけ入れて、郵便番号を持たせない、といったようにこだわったのです。他にも、まだ人数が少ないからということもあるのですが、日報も作っていません。
ジョイゾー側にニーズを伝え、商談アプリも完成しました。
請求書と宛名ラベルの作業時間は10分の1以下に短縮できた
シーズコアの業務は、毎月大きい案件があるというよりは、細かい案件がたくさんあるそうです。その結果、月末に送る請求書の数が多くなり、大変な負担になっていました。それが、kintoneとプリントクリエイターを使うことで、ワンクリックで請求書を作成できるようになりました。宛名も同じように簡単に出力できるようになっています。
「プリントクリエイターならワンクリックなので、作業時間は10分の1になりました。請求書作成は意外と面倒なので、後回しにしてしまうことが多かったのですが、今は出さなければいけないタイミングですぐ出せるのでありがたいですね」（細野氏）
人海戦術で当たっていた業務をICTでスマート化した、まさにコロナ禍におけるお手本のような導入効果と言えるでしょう。
CRMも構築したことで、経営指標などのレポートも手軽に作成できるようになりました。前職のCRMシステムでは10年使った人でもレポート作成に手間取っていたのに、kintoneなら直感的にできると満足しているそうです。
「実はコロナ禍で、ジョイゾーの方々とはまだ実際にお会いしたことはありません。それなのに、結構複雑な注文でしたが、テレカンとメールで時間内に解決してくれました。これは、いろんな会社を見てきた知見から来るのかな、と思います。本当にありがたいサポートでした」（三好氏）
最後に、今後について伺いました。
「そのうち、マーケティングオートメーションをやりたいと考えています。例えばホームページへのアクセスを分析して、特定のコンテンツを見ている人の情報をkintoneに溜めて、そのコンテンツの営業をかけることをしたいです」と細野氏は語ってくれました。
