現場主導でシステムを構築！kintoneなら、それができた。

「新規事業のシステム構築に割けるシステム担当者のリソース（人月、時間）が足りないなか、現場主導でスピード感を持ってシステム構築のできるツールとしてkintoneの検討を始めました。」

特定非営利活動法人フローレンス働き方革命事業部の二河等様は、kintone導入の経緯に関してそう話す。同社は2016年にサイボウズ社NPOプログラムの事例にもなっている。kintoneの利用頻度が最も高いという障害児保育事業部の上羅翔太様、二河様と同じく働き方革命事業部の、システム構築を担当されている半沢敦様にも同席していただき、改めて同社のkintoneを用いた業務システムに関してお話を伺った。

左から働き方革命事業部の二河等様、障害児保育事業部の上羅翔太様、働き方革命事業部の半沢敦様

「赤ちゃん縁組事業という、望まない妊娠をされた実親さんと、子供を授かれない養親さんをマッチングさせる特別養子縁組制度を利用した事業を立ち上げる話が持ち上がりました。

弊社の事業の中で、根幹となっている病児保育事業では、Salesforce でシステムを構築しています。赤ちゃん縁組事業部を立ち上げる際に、Salesforceを活用できないかという議論もありましたが、Salesforceを作りこむには一定以上のスキルが必要で、システム担当メンバーに、新たなシステムを構築する余裕がありませんでしたし、事業開始まで差し迫っていたので時間もなかった。そのような中で、サイボウズ社のkintoneをご紹介いただいて検討を行いました。

特別養子縁組という事業の性質上、お預かりする情報が非常にセンシティブなものばかりですので、セキュリティに関しては重視しなければならない点でした。kintoneは信頼できる企業の製品ですし、セキュアなシステムが構築できる。さらに、使いやすさという面においても、事業部のメンバーでも、画面上で項目を作って、システムが構築できるというころで、導入に至りました。初期コストがかからない、またNPO向けにかなり安価な形でご提供いただけるということも大きなポイントでしたね。」

「kintoneの使い方としては、当初は赤ちゃん縁組事業部のみで使用という形で始まりましたが、現在では障害児保育事業部、また小規模保育事業部でも使用しています。今後事業部横断の要件も出てくるかと思いますので、事業部横断用のスペース作成についても検討はしていますが、現時点では事業部縦割りでスペースを作り、アクセス権を掛けて使い分けています。」

また、現在kintoneをメインで利用しているという、障害児保育事業部の上羅様に利用方法をお伺いした。

「障害児保育事業部では、ほとんどの情報がkintoneに載っているといっても過言ではないくらい、kintoneで情報を管理しています。そもそも、障害児保育事業でもkintoneを使おうと思ったきっかけとして、情報の共有に課題を感じていたことがあげられます。SalesforceやGoogleスプレッドシート等に情報が分散していて、どこにどの情報が管理されているか一元化されておらず、現場と本部、またはそれぞれ現場・本部同士のスタッフ間で情報の共有・連携ができていないという問題がありました。その改善のため、kintoneを使い始めました。

使用しているアプリとしては、例えばお子さんや親御さんの情報を管理するもの、保育スタッフ管理、保育記録などですね。保育記録に関してはスタッフに貸与しているスマートフォンで、kintoneのアプリから直接打ち込んでもらっています。後は問い合わせや経費精算、スタッフのシフト管理などもkintone上で行っていますね。」

同社ではkintone連携サービス「フォームクリエイター(提供終了済み。後継製品：フォームブリッジ)」も利用している。こちらに関しても導入の経緯と、利用状況を伺った。

「最初にkintoneを導入検討した赤ちゃん縁組事業部では、不特定多数の方からの問い合わせに非常に重きを置いています。通常のkintoneにはその機能がないため、フォームクリエイターも合わせて検討しました。

いろんな事業部で利用していますが、例えば、障害児保育事業部では、入会のお申し込みに利用しています。

フォームから登録された情報はkintoneのアプリにどんどん溜まっていくようになっています。障害のあるお子様をお預かりする事業ですので、本当に預かることができるかどうか、お申し込みいただいた後に細かくヒアリングすべき事項があり、また対応状況のステータスの管理も重要です。こちらはkintoneのフィールドでステータスを管理する部分を作って対応していますね。フォームクリエイターの自動返信メールも利用していますが、問い合わせ後の連絡に関してはメールワイズをkintoneと連携させて利用しています。

今現在ちらほら出てきている使い方としてはアンケートフォームですね。フローレンスはとてもアンケート文化が強いところで、例えば、私達働き方革命事業部が用意している制度に満足していますか？というアンケートをとって、PDCAをずっと回していくようなことをやっています。今まではGoogleフォームとスプレッドシートで行なっていました。作ったときはいいんですが、欲しいデータを取り出すのがなかなか大変ということや、同時編集が可能なのでデータが壊れてしまう可能性がゼロではない点が懸念材料でした。kintoneとフォームクリエイターは親和性が高いので、今後このような使い方も盛んになってくると思います。

また、今までGoogleフォームで受け付けていた『新しい人が入社するのでアカウント作ってください』というような依頼や、『メーリングリストのメンバーの修正をお願いします』という依頼も、フォームクリエイターで受け付けて、kintoneで管理を行っています。」



また、重要な情報を管理しているkintoneのデータをバックアップするため、フォームクリエイターと同じくkintone連携サービスであるkBackupも利用している。このkBackupに関しても、導入の経緯と利用状況を伺った。

「kintoneに入れているデータは非常に重要なものばかりです。また、社内のデータであれば再度の登録も可能かもしれませんが、社外の方、例えば親御さんにご登録いただいたデータなどは再度のご登録をお願いするわけにもいきませんし、もしデータが壊れてしまったらはいそれまで、となってしまいます。

元々赤ちゃん縁組事業部だけでkintoneを使い始めたときは、他の事業部は絶対触らないから大丈夫だろう、という話でしたが、他の事業部でもkintoneを使い始めて、そろそろバックアップの仕組みを考えないといけないな、と思い検討を始めました。

調べてみたところ、例えばスクリプトを作って、サーバーに溜め込むといったような方法もあるようでしたが、自分達でスクリプトを組んで、サーバーを立てて、といった手間もありますし、何より万が一データが破損した際に、バックアップからリストアの仕組みが属人化しているのではだめだと思いました。kBackupはインターフェースも使いやすく、すんなりリカバリーができると感じたので、採用に至りました。

現在は外部の方に登録いただいた機密性が高く、且つデータの修復は困難なものを優先してバックアップ対象としています。例えば障害児保育事業部で管理されているお子さんの情報、親御さんの情報、もしくは保育スタッフの情報などになりますね。ただ、新しいアプリが作られるスピードが早いのでどのアプリをバックアップ対象とするか、運用については悩みの種ではあります。」

社内でのkintoneの利用シーンがどんどん広がっている同社では、今後もkintoneで実現したいことがいくつもあるという。

「ひとつは帳票サービス、プリントクリエイターですね。社内的にはどんどんペーパーレス化が進んでいるんですが、外部とのやりとりでのペーパーレス化はなかなか難しく、どうしても紙で出さなくてはいけない書類などもあります。せっかくkintoneに情報があるのに、活用できないのは勿体無い。kintoneから直接データを出力することができれば、現在Excelを組み合わせている作業を省略できるのではないかと考えています。
もう一つ、こちらはアイデアレベルではあるんですけど、kintoneにはゲストスペースがあるので、こちらを活用して、親御さんもゲストスペースに招いて、保育記録を見ていただいたり、親御さんからも書き込んでもらったりしてお子様の情報共有を行うことができればいいなと思っています。」

同社では、Salesforceありきで全ての情報を管理する形から、事業部に最適な形でパッケージを選択し、システム構築を行う考え方に変わってきたという。部署ごとに、使いやすく管理がしやすい形を模索しながら、これからも「みんなで子どもたちを抱きしめ、子育てとともに何でも挑戦でき、いろんな家族の笑顔があふれる社会」の実現を目指していく。