kintoneとトヨクモ製品で、工数削減から社内教育まで！

　八代製薬株式会社は、大阪府にある1958年創業の医薬品製造会社で、医薬品の原料を加工し、製薬会社に提供されています。2020年3月、新型コロナウイルスの流行に際し、在宅勤務に必要な社外からのデータ共有や申請業務のため、kintoneを導入しました。

今回は、トヨクモの『PrintCreator』、『FormBridge』、『kViewer』を活用し、業務の効率化や、kintoneの社内教育を実現された、kintoneエバンジェリストでもある喜田晃大氏に、導入経緯や活用方法について、お話伺いました。

八代製薬株式会社喜田晃大氏

　2020年に新型コロナウイルスが流行し、八代製薬株式会社でも、感染防止策のため在宅勤務できるようにしようという話があがりました。その施策の一環で、データの共有や有給申請を社外からもできるようにしようと探した結果、見つけたのがkintoneでした。

元々『サイボウズ Office』を使ってデータの共有をしていましたが、ファイルを一度ダウンロードしてアップロードするのは手間だったこともあり、代替策を探していた時にkintoneに出会ったとのことです。

「利用料金がそんなに高くないし、ITの経験がなくてもできそうなので試してみようとなりました」（喜田氏）

kintoneを導入して最初に、営業の方からよく「営業でに外出した時に自社商品の在庫状況などの数字がわからない」と言われていたため、注文状況や在庫状況が、外出中でも見られるように全社のデータベースの構築をkintoneで行いました。

他には、請求業務自体は他の販売管理ソフトを使っているものの、その前段階の見積管理・売上管理は、kintone上で行っているそうです。

八代製薬株式会社では、会社が決めなくても、自分で出社するか否かを決められる「ハイブリッドワーク制度」が取り入れられています。kintoneを導入することで、カレンダーに自分で予定を入力するだけで、誰が出社して、誰が在宅なのかを簡単に管理できるようになりました。

「kintone導入前は、私自身も子どもが急に熱が出た時に有給休暇を使って早退していたのが、在宅ワークで対応できるようになるなど、柔軟な勤務体制が構築できるようになりました」（喜田氏）

　出荷手配業務では、紙の帳票が必要となり、作成する帳票の数が多いため、時間がかかるという課題が発生していました。
八代製薬株式会社では、受注に対して「出荷指図」という製品ロットを引き当てる業務があります。「出荷指図書」を発行し、出荷指図書を元に送り状や荷札を作成し、出荷を行うという流れです。

「従来は、荷物1つにつき1枚荷札を手書きで作成していました。月に3〜4回は300個口という日があり、300枚手書きする必要がありました。つまり、1枚30秒で書いたとしても150分かかる、非常に負担の大きい作業でした」（喜田氏）

その後、段階的にExcelやHTMLで帳票を作成し、Excel出力したkintoneレコードを帳票形式で再度出力するといった工夫をされたそうですが、データはkintoneで管理しているにも関わらず、帳票を作成する度に、Excelにkintoneから出力したデータを取り込んで作成する手順は発生しており、非常にストレスに感じていたそうです。

「帳票の作成は、注文があって、一気にまとめて書くのではなく、他の作業の合間合間に行っていたため、一度にまとめてできることで、業務時間だけでなく、毎回それに時間を割かなければならない精神的ストレスも軽減されました」（喜田氏）

kintoneから、ワンクリックで送り状、荷札へ出力できるようになりました。

出荷指図書です。予め出力箇所を設定することで、希望の帳票へ出力が可能です。

　また、導入の決め手を伺うと、トヨクモ製品は、利用ユーザーも発信が盛んでアウトプットが多く、このことは、後から導入するユーザーにとっても助かる点だったそうです。

「トヨクモ製品は、マニュアルを見なくても操作できるほど、直感的で簡単に操作できます。マニュアルを見ることなく、試してやってみるとすぐに使えました。新しいサービスの導入は、難しいとやめてしまいがちですが、『これならできそう』と操作してすぐに思えました。また導入の際、トヨクモ社員の方と交流できる機会があり、契約前から安心して利用できると感じた点も、導入の決め手の一つです。」（喜田氏）

　新入社員が入社した際、社員名簿に必要な情報を、配布した用紙に記入して提出してもらっていました。ただ、紙の場合は提出遅れがあったり、人によっては字が読みづらかったりします。そこで、労働条件等の必要情報の登録を、紙へ手書きしてもらう運用から、フォームからの登録に変更しました。オリエンテーションで配布する用紙に、PrintCreatorで生成したQRコードを表示し、QRコードで読み取るとフォームへ遷移し、必要情報を手軽に入力してもらうことができるようになったそうです。

QRコードを読み取ることで、スマートフォンからも簡単に登録ができます

フォームからの情報がkintoneに自動登録されるため、転記作業が不要になりました

　紙で提出してもらっていた頃は、書かれた情報を改めてExcelに転記する作業が発生していたため、作業工数とミスの削減を同時に実現できたそうです。

「いろんな書類を探す必要なく、自動でアプリにまとまってくれることが便利で、且つ業務の属人化も防げます」（喜田氏）

また、新しい会社と取引が始まる際は、支払い条件や会社情報をFAXやメールなど、各社異なるフォーマットで送っていただいていたため、管理が煩雑になっていたそうです。その情報も転記が必要だったので、これもFormBridgeでフォームを作成し、統一したフォームから入力いただくようにしました。

　kintoneの管理は喜田氏一人で行っていましたが、次のkintoneの担い手や自由に活用できる人材を増やすために、kintoneで「kinトレ部屋」を作成しました。「kinトレ部屋」は、サンプルアプリの見方や、kintoneを使用する上で参考となる動画の場所など、kintoneを使えばどのようなことができるかが一箇所にまとめられたページです。

「こちらから、『kintoneについて学んでどんどん活用してほしい』と伝えても、なかなか人は動かないので、”kintoneを使うために必要な情報は全て置いておくから、興味ある人はやってみて”という気持ちで作りました」（喜田氏）

　また、業務以外の機会でkintoneを触ってもらうことで、使ってみたいと思う職員が増えるのではと思いついたとのことです。そこで、子どもがいる職員も多かったため、近くの公園リストをkViewerのカードビューを用いて作成されたそうです。

kViewerのカードビューを使い、気軽に情報を共有できるようになりました。

「kintoneの一覧は少し見づらいので、kViewerのカードビューで作ったものを、kintoneのカスタマイズビューにiframeで埋めこんで作りました。」（喜田氏）他にも「kinトレ部屋」のスペースで、ダイエットアプリを作成し、kintoneでは実現できない2軸のグラフをkViewerで作って表示させるなど、身近な情報から職員へ浸透させていっているそうです。

kintoneで管理する数値の情報は、グラフで表示させています。

「品質管理部が、品質試験をした結果をグラフで表示させることが多いので、それらもkintoneとkViewerを連携させると2軸のグラフが作れることをアピールしました」（喜田氏）

実際に「kinトレ部屋」で、kintoneを触ってくれた職員のうち、紙の帳票が多い仕事に悩んでいて、PrintCreatorを連携し始めた職員もいるそうです。

「まだ、受発注をFAXで行うことが多いですが、全取引先に、kintoneを入れてもらうわけにはいきません。しかし、FormBridgeや、kViewerで情報の共有・登録を行う運用ができれば、ペーパーレスにも繋がるので、そのような方法を模索しています。また、社内でkintoneとトヨクモ製品が使える人材を増やしていきたいです」（喜田氏）

記事公開日：2024年1月31日
※事例記事の内容や所属は取材当時のものとなります