FormBridgeの導入により、700社からの回答リードタイム・集計工数を大幅削減！kintone×トヨクモkitnone連携サービスで社内外の情報共有を効率化

自動車部品の製造・開発を行うジヤトコ株式会社。CVT（無段変速機）の世界トップクラスのサプライヤーとして、世界中の自動車メーカーに製品を提供しています。

同社がkintoneを導入したのは2018年のこと。 情報共有の効率化やコスト削減を目的として導入され、利用歴は5年以上にわたります。さらなる生産性向上を求めて、FormBridge、kMailer、kBackup、kViewerと、複数のトヨクモkintone連携サービスを導入。各種サービスを幅広い領域でご活用いただき、社内外の情報共有をはじめとした業務効率化に成功しています。

本記事では、ジヤトコ株式会社デジタルソリューション部西村 顕志様よりお話を伺いました。

ジヤトコ社では、これまで多くの業務においてExcelを使用していました。しかし、フォーマットや管理方法が統一されておらず、データの属人化やサイロ化が課題となっていました。また、社外とのやり取りにおいても、Excelベースでのやりとりに煩雑さを感じていたと言います。

「Excelでの運用において一番課題に感じていた点は、ファイルの管理や運用が属人的になりやすいことです。担当者によってシートのフォーマットや保存場所が異なり、必要な情報を探し出すのに苦労していました。また、社外とのやり取りにおいても、Excelファイルの送受信やバージョン管理に手間がかかっていました」（西村氏）

こうした課題を解決するため、同社では2018年にkintoneを導入。専門知識が不要で現場主導のアプリ開発・運用ができるため、これまで個別のベンダーに依頼していたシステム改修や保守の手間とコストを削減できるようになり、DX化を推進するうえでの大きな足がかりとなりました。

例えば、お客様からのご意見の登録・管理に使用していたシステムをkintoneへ置き換えた際には、改修・保守を外部に依頼することなく社内で完結できるようになり、コストが削減されました。また、Excelでの運用に際して感じていたフォーマットや管理方法が統一されていないことによるデータのサイロ化も、kintoneに情報を集約することで解消。Excelファイルを更新するたびに保存し、複数のバージョンを管理する必要もなくなりました。

kintoneがDX基盤として有効であると感じた同社では、情報システム部が主体となって全社展開を進めました。新しいシステムの導入に対してはじめは抵抗感を示す社員もいたそうですが、プラグインを活用することで現行のシステムをkintone化できることや、業務内容を大きく変える必要がないこと、操作が簡単であることを伝えることで、現場の理解を得ながら導入を進めていったそうです。

その結果、現在ではジヤトコ本社のみならず、韓国、メキシコ、タイ、アメリカなどの海外拠点でも導入が進んでおり、グループ全体でkintoneを活用した業務効率化が進んでいます。

同社では、取引先企業の情報収集を目的とした企業調査票を定期的に送付しています。kintone導入以前は、企業調査票の作成・送付・回収・集計といった一連の業務をExcelベースで行っていましたが、送付先企業が700社を超えるため、その作業は非常に煩雑だったと言います。

具体的には、Excelで作成した企業調査票をメールで送付し、回収後に手作業で集計していたため、膨大な工数が発生していました。さらに、送付先企業の担当者にとっても、メールに添付されたExcelを保存し、内容を編集して保存、メールに添付して返信するという一連の手順が負担となっていました。
また、kintone標準機能のアンケート機能では、kintoneユーザーしか回答できないため、社外に展開できないという課題もありました。

こうした状況を改善するため、同社ではFormBridgeを導入。企業調査票のやり取りがWeb上のフォームで完結できるようになり、これまでExcelの送受信やファイル管理で発生していた手間を大幅に削減することができました。


▲kintone×FormBridgeによる企業調査票入力のプロセス
出典：ジヤトコ株式会社　kintone hive tokyo vol.10　講演資料

▲FormBridgeで作成した企業調査票フォーム
出典：ジヤトコ株式会社　kintone hive tokyo vol.10　講演資料


▲kintoneの企業調査票アプリ。FormBridgeの入力結果が自動で集約・保管される
出典：ジヤトコ株式会社　kintone hive tokyo vol.10　講演資料

回答内容は自動的にkintoneアプリに集約されるため、担当者が手を動かす必要がなくなり、集計作業の効率化にも成功。

また、同社では社内外へ向けたアンケートもFormBridgeで作成するなど、活用の幅を広げています。

FormBridgeでの成功体験を経て、同社ではkintone×トヨクモkintone連携サービスの活用範囲をさらに広げていきました。kintoneの標準機能では対応できないニーズが出てくるたびに、トヨクモkintone連携サービスの導入を検討、導入してきたと言います。

現場主導で円滑にkintoneを運用していくためには、運用を担う情報システム部門の負担をいかに減らせるかという点も重要です。その点においても、直感的に操作でき、日々のメンテナンスが容易なトヨクモ製品が評価されているそうです。
以下では、同社がFormBridgeに加えて導入した、kViewer、kMailer、kBackupの活用事例をご紹介します。

kintone導入以前、同社の社内マニュアルはMicrosoft SharePointで運用されていました。しかし、全社的にkintoneが業務で利用される機会が増えたため、情報の一元化やアプリと連動したタイムリーな情報更新を実現するため、社内標準もkintoneへ集約することに決定。使用できるディスク容量がユーザー数に比例して増えるため、長年の運用によってデータ容量が逼迫する心配も解消されました。

そして、社内標準のkintone化に伴って導入したのがkViewerです。kViewerを活用することで、kintoneの利用頻度が少なく、kintoneアカウントを持っていない社員でもkintone上の情報にアクセスできるようになりました。
現在では、社内標準をはじめとする多くの社員が利用する情報を共有・管理する際にkViewerが活用されていると言います。

同社では、複数社から届く見積をkintoneアプリで管理しており、ステータスの変更や確認をkintone上で完結することができていました。しかし、kintoneの操作に連動した自動送信を行うことができなかったため、見積依頼や発注依頼が発生するたびにメールを作成する必要があり、担当者の負担になっていました。

そこで導入したのが、kMailerです。kMailerの導入により、見積管理アプリのステータスを変更するだけで、見積依頼や発注依頼のメールが自動送信されるようになりました。この結果、メール送信業務の効率化・自動化に成功し、宛先や内容誤り、送り忘れといった人的ミスからも解放されました。

また、リッチなHTMLメールを簡単に作成できるようになったことも、同社にとってのメリットです。 目に留まる文面が作れるようになり、送信したメールが相手先の受信ボックスで埋もれることがなくなったと言います。

kintoneは、プログラミングなどの専門知識がなくても、誰でも簡単にアプリを作成・運用できる点が大きな魅力です。しかしその一方で、誤操作によるデータ紛失のリスクが懸念されていました。
kintoneの標準機能では、任意のタイミングでバックアップを取得したり、レコード単位でデータを復元したりすることができないため、万が一のデータ紛失に対する備えが十分ではなかったのです。

そこで同社では、既に業務に欠かせない存在となっていたkintoneのデータを万全に保全するためにkBackupを導入。kintoneに変更が発生するたびにバックアップが取得されるため、常に最新のデータが保存されるようになりました。これにより、誤って削除したレコードやフィールドを任意のタイミングで復元できるようになり、社員が安心してkintoneを操作できる環境が実現しました。

kintoneとトヨクモkintone連携サービスを活用し、さらなる業務効率化やコミュニケーションの円滑化に向けて、意欲を見せている同社。実際に、現在同社内では「ユーザー間のやり取りの履歴をkintone上に残したい」という要望が挙げられており、kViewerの「Myページビュー」とFormBridgeを組み合わせることで、このニーズを実現したいと考えているそうです。
kViewerの「Myページビュー」は、アプリのレコード単位で外部へ共有するURLが生成され、レコード1件に対し1つの専用ページが生成される機能です。そのため、FormBridgeと「Myページ」を連携させることで、登録者自らが登録内容をkViewerで閲覧し、レコード単位で編集することが可能になります。

記事公開日：2024年9月30日
※事例記事の内容や所属は取材当時のものとなります