10年以上kintoneを利用するへビーユーザーがトヨクモ製品を選ぶ理由

　NECキャピタルソリューションは1978年に創業した、NECグループのメーカー系リース会社です。IT機器や事務機器、産業用の設備などのリース事業やファクタリング、融資などを手掛け、近年では観光や再生可能エネルギーなどの事業も行っています。

　kintoneを導入したのは2013年、「FormBridge」（導入当時は、フォームクリエイター）や「kViewer」を導入したのは2015年と、とても古くから活用されています。そのため、業務の広い範囲でkintoneとトヨクモ製品を利用し、課題解決や業務効率の改善を行っています。

　今回は、kintoneとトヨクモ製品のベテランユーザーがどのように活用し、業務改善を実現しているのかを、NECキャピタルソリューション 情報システム部 中島清吾氏と山本愛子氏に伺いました。

NECキャピタルソリューション 情報システム部 中島清吾氏と山本愛子氏。

　10年前、NECキャピタルソリューションではGaroonを導入することになりました。社員全員にGaroonのライセンスを付与し、社内ポータルの構築やスケジュールの活用を目的としていたのですが、この時にkintoneのライセンスも5ユーザーのみ契約をされました。

「どうやって現場の業務改善を進めるか、と考えたときに、kintoneなら当社の課題を解決できるかもしれないと考え、まずはスモールスタートで使ってみることにしました」（中島氏）

　まずは、取引先情報管理アプリを作成しました。リース事業の主な取引先は官公庁で、入札を行うことになります。落札できれば納品し、取引が進みますが、その間に関連する事業者がたくさんあるのが特徴です。これらの取引先は、契約更新の時期が来たら、官公庁に書類を提出する必要があります。この管理が煩雑で、課題を感じていたそうです。そこで、kintoneの基本機能で管理アプリを作ったところ、課題を解決できました。なんと10年前に作ったこのアプリは、現在も継続して利用しているそうです。

　それから2年、kintoneアプリ作成の成功体験により、Garoonだけでなく、kintoneを本格的に使っていくことになりました。しかしながら、少しずつ契約ライセンス数は増えたものの、まだまだ全員に渡るほどではありません。

そのような状況下で更なるkintone活用に向け、全社員が利用するアプリを検討したところ候補として挙がったのが、社内の説明会やインフルエンザワクチンの集団接種といったイベントの出席名簿アプリでした。全社員がkintoneライセンスを持っているわけではないのでFormBridgeとkViewerを導入しました。kintoneライセンスを持っていない人にも、kintoneへ入力してもらい、その情報を公開するためです。

kViewerによって社内情報共有がしやすくなりました。例えば使用可能なツールの使い方動画を社内で共有するために、kViewerで「ITサポート動画」のビューを作り、Garoonのポータルに埋め込みました。

GaroonにkViewerを埋め込んで情報を共有しています。

　その後FormBridgeとkViewerの機能を利用したアプリを次々作成しました。

「例えば外部委託先に安全管理策実施状況をご入力いただくアプリです。弊社はISO27001やプライバシーマークを取得している関係で、外部委託先がきちんと安全管理策を行っているのかを定期的に監督する義務が生じます。そこの実施状況を記録する仕組みが欲しい、と弊社の法務部門から要望が寄せられました」（中島氏）

　それまでは、Excelでさまざまな業務の情報を都度入力し、メールで集まってくるファイルを見ながら手作業で集計していたそうです。外部委託先の数が増えてくると、この作業負荷が大きくなってきました。そこで、FormBridgeでWebフォームを作り、外部委託先に直接入力してもらうことにしたのです。

　また、管理の工数を減らすために、外部委託先番号を含んだ「外部委託管理マスタ」アプリの情報をkviewerの外部公開APIで作成しました。FormBridgeのWebフォーム上で情報を入力すると、担当部門や担当者、どんな情報を扱っているのかを自動的にフォーム上に引用させることができているそうです。

　山本氏の業務でも、kintoneとトヨクモ製品を活用されています。例えば、社内でセミナーを開催する際、FormBridgeでアンケートフォームを作っているそうです。参加者が回答すると、kintoneに直接回答データが登録されます。その登録データに対して、事前にグラフを作成し、kintone内スペースのスレッドに表示しておくのです。

Webフォームからアンケートの情報を入力します。

「セミナーがお昼に終わって、14時から会議があるといった場合、わざわざ報告資料を作成しなくても、グラフを見せれば済んでしまうこともあり、とても重宝しています。タイムラグなく、情報をリアルタイムで渡せるのでありがたいですね」（山本氏）

セミナーのアンケート結果をkintoneスペース内に表示しています。

　山本氏はサイボウズのイベントで「PrintCreator」を知り、前職ですでに活用されていました。その経験から、PrintCreatorを提案し、導入に至ったそうです。

kintoneアプリの作成が増える中、さまざまな工夫が生まれていきました。PrintCreatorは色々な業務で活用されているそうですが、最近はバーコードを使い、紙とkintoneのプロセスを連携する事例が増えてきました。例えば、社長印の押印業務です。従来は、各部門がExcelの要求書に必要事項を入力して、プリントアウトします。続けて、その要求書と押印対象の書類をセットにして、法務部に送付します。そこで確認後、押印された書類が返送されるという業務フローになっていました。

「法務部では、日々の押印数を把握できず、業務量を正確に評価できないという課題がありました。肌感覚ではわかっているのですが、引き継げないところもあったのです。業務量がわかれば繁忙期に人をアサインすることや、効率化を図ることができます。また、押印を急いでいる場合、電話で問い合わせがくることもありますが、業務が共有・可視化されていないので、状況を把握するのに手間がかかっているのも課題でした」（山本氏）

　押印そのものは書類と印鑑の現物を取り扱う必要があるので、完全に電子化することはできないそうです。そこで、まずは要求書をkintone化することにしました。kintoneで入力してもらえば、Excelでのやり取りが不要になります。しかし、単にkintoneのワークフローに組み込んでしまうと、押印時に対象書類とワークフロー（要求書）を紐づける作業に手間がかかることが懸念されました。

　そこで法務部からバーコードリーダーを使って紙とkintoneの情報を連携させるアイディアが出ました。PrintCreatorで要求書の帳票にバーコードを印字し、カスタマイズでバーコードリーダーを読み込むことでステータスを「押印済み」に遷移させるようにしたそうです。
※カスタマイズは、サポート対象外です

PrintCreatorで帳票上に、バーコードをつけました。

バーコードを読み込むだけで、ワークフローを進められるようにしました。

  トヨクモ製品は、kintone情報をバックアップする「kBackup」もご利用いただいております。kBackupも山本氏の提案により導入されたそうです。万が一でもデータを失うわけにはいかないので、kBackupでデータをバックアップしておこうと考えたそうです。

「kBackupもどんどんアップデートされていて、導入当時にはなかった1レコード毎のリストアなど、使い勝手がよくなっていると実感しています。何かあった時に備える安心材料です」（山本氏）

重要なアプリのデータはkBackupでバックアップしています。

「3つの会社を経由して弊社に伝わる情報を元に実行する業務があるのですが、メールでやり取りしているので、頻繁に手戻りが起きています。写真やPDFはまた別のメールで送られてきたりして、みんな大変な思いをしています。そのあたりをToyokumo kintoneApp認証とFormBridge・kViewerで構築することを提案できたらと考えています」（山本氏）

「トヨクモ製品は工夫次第で、色々なことが実現できるので、ありがたいです。社内でkintoneの利活用をもっと加速させたいと思っています」と中島氏は語ってくれました。

記事公開日：2023年12月26日
※事例記事の内容や所属は取材当時のものとなります