脱Excel！日報管理をkintone上で行なうことでリアルタイムな情報共有を実現

「とにかく日報をExcelでまとめるのが大きな手間で、それを改善したかった、というのが始まりでした。現在はkintoneを使うことにより日報がリアルタイムに共有できるようになりました。日報をまとめる手間と、共有のために送り合っていた大量のメールが削減できました。」株式会社オプティアス マネジメントサービスDivの古川智子様は自社の日報管理体制をそう説明する。同社は経営コンサルティング、M&Aの仲介業、調査業務等を行ない、中小企業の支援業務を行なっている。同社の重要な財産でもあり、同時に煩雑な作業でもあった「日報管理」。これを今までどの様に運用していたか、またkintoneでどの様に新しい運用を始めたか、その経緯を聞いた。

本社ビルは竣工5年で新しい

「弊社の営業は一週間分の訪問先・商談内容をExcelで提出していたのですが、一週間分をキチンと提出する者ばかりでなく、五月雨式に提出してくることもざらでした。そういった場合、担当者が時系列でExcelをまとめ直し、全社員に回覧させていたので、手間も時間もかかり、回覧が完了するのに一週間かかることもありました。リアルタイムに情報共有できないもどかしさがあり、改善の手立ては以前から考えていました。」

従来は担当者の負担が大きく時間もかかった

そこで、良いツールは無いかと探し始めた古川様。イベントやweb検索などでkintone以外にも「desk net's」「戦略箱」「ソフトブレーン」の選択肢が残った。その際の選定基準を古川様は以下のように語る。「一番は価格、次に使い勝手で決めました。戦略箱とソフトブレーンは初期費用が発生し、失敗した時に後戻りができないのがどうしても怖いというのがありました。desk net'sは初期費用が無いのは良かったのですが、使い勝手という点でkintoneを選択しました。kintoneの画面を実際に始めて見たのはサイボウズ社のイベントに行った時でしたが、ひと目で使いやすそうだと感じ、それ以降トヨクモ社からの導入支援を受け、本導入に至りました。」

現在は日報をリアルタイムに共有できている

Excel日報を辞め、kintoneで運用をすると決めてからの移行期は、従来のExcelを微修正のうえ、アップロードできる形でしばらく運用を行なった。アプリの形が決定してからはそのデータをまずkintoneにアップロードし、以降kintoneでの運用が始まったようだ。「従来使っていたExcelは、一応フォーマットは決まっていましたが、その通りに入力しないケース等が散見されました。そのため、kintoneへの移行のためにまずはExcelのフォーマットを調整し、kintoneにアップロードしやすい形にしたうえで、必須項目や入力形式を徹底しました。新しいExcelシートで運用している間にkintoneのアプリ項目を確定、運用を開始しました。運用開始直前にはExcelから既存のデータを一括アップロードしたので、情報の継続性をもってkintone運用を開始できました。」

まずはExcelフォーマットの微修正を行なった

全ての日報を全社員で回覧する同社。一覧で閲覧した際、「この日報を確認していないユーザー」を他の人からもすぐに確認できるよう「未確認者」フィールドを設けた。プロセス管理では一覧確認できない「未確認者一覧」を柔軟な運用で実現、長期間未確認の日報がある人には管理部門から連絡をする。「パッと一覧で見て、誰がどの日報をまだ確認していないかを把握することは重要でした。プロセス管理での運用はできませんでしたが、フィールドを1つ追加して運用しています。これにより、今では日報共有がリアルタイムで可能になっただけでなく、「確認済み・未確認」も即時確認できるようになりました。」

一覧画面で未読者を確認できる

現状はもっぱら日報管理に利用しているkintoneだが、その使い勝手の良さから今後は案件管理でも利用していきたいという。「日報アプリから案件アプリへ、データの引き渡しを行なうことも考えています。既に「アクション」機能を使ったデータの引き渡し設定はできているので、あとは社内に周知して運用を開始するだけですね。ゆくゆくは顧客マスタもkintoneで管理しても良いかなとも考えています。一点、機能改善を期待するとしたらスケジュール機能の拡充ですね。現在はサイボウズLiveを使用しているのですが、kintoneのみでスケジュール管理とそれに紐づく日報の様な形で運用できれば理想です。あと、細かい点ですがレコード一覧で自動的に既読レコードの色を変更したり、一覧画面でレコードを折り返して多くのフィールド情報を閲覧するなどしたいと考えています。これはJavaScriptでできると聞いているので、カスタマイズを検討しています。」そう語る古川様は、機能では実現できない部分を認識しつつ、kintoneの活用範囲や運用方法の拡大に前向きだ。