メールの山から脱却！社外パートナーとの案件共有もkintoneで！

「元々は営業報告や営業先リストの共有のために利用していたkintoneですが、今は外部のパートナー企業との案件情報の共有にも利用しています。それまで案件ごとに何往復もしていたメールを削減し、一覧性高く案件情報を取引先にだけ公開できています。」株式会社ティーアイエス 経営企画部主任 森田淳也様はそう話す。同社は物販事業やパチンコ関連事業、全国書店やDVD販売店に商材を流通している商社だ。

DMMぱちタウンのポップ

経営企画部主任 森田様(左)と広報宣伝部チーフ 中井様

同社は100万ダウンロードという驚異的な数字を誇る同社提供のスマートフォンアプリケーション「DMMぱちタウン」のダウンロード促進施策でもあるイベントを管理するためにkintoneを利用している。

森田様
「kintoneはもともと別の部署で使っていました。その部署では、広告営業を行なう際の見込み客管理用、また営業報告用に使用していました。どのパチンコホール様に、どの様なアプローチをかけたかの記録を残していました。kintoneを導入するまでは何十人という営業が同じExcelを閲覧しながら営業をかけていたのですが、そういった管理状態に限界を感じたことがkintone導入のきっかけです。」「そして今では私達の部署でイベント管理を行なうためにkintoneを使用しています。このイベントとは、弊社提供のスマートフォンアプリケーション「DMMぱちタウン」のダウンロード促進イベントとなります。全国のパチンコ店様でイベントを行なうのですが、そのためにはイベントスタッフを派遣してもらうパートナーであるプロダクション企業様と連携を取る必要があります。それも一社、二社では無く、多くのプロダクション企業様と密に連携を取る必要があるのです。これまで、メールで連絡を取り合っていたので、その作業に煩雑さを感じていました。」広報宣伝部チーフ 中井城次様によると、kintone運用以前はメールを多用し、煩雑なコミュニケーションを取らざるを得なかったようだ。

メールでのやり取りに限界を感じ、代替案を模索していた同社。複数サービスを組み合わせての運用をしたこともあるが、最終的にはkintoneに集約を行なった。

森田様
「当初、社内の情報共有をkintoneで行ない、外部からの情報入力等はGoogleドライブのフォーム機能を使用したりと、ツールが複数に分かれていました。どうせならkintoneで全部できれば良いなと考えていたのですが、kintoneの標準機能だけでは実現できないことは分かっていました。そんな中、トヨクモ社のkintone連携サービスを見つけ、問い合わせました。」

中井様
「メールでの連絡では無く、kintone内の案件情報を、限定的にではありますが、プロダクション企業様に公開することによって、都度通知を行なう手間が減りました。また、kintone内で案件を一元的に行なうことによって、手違いのリスクも大幅に減らせたと思います。」

kintoneと合わせて、トヨクモ社の「kViewer」と「フォームクリエイター(提供終了済み。後継製品：フォームブリッジ)」を利用している同社。情報の公開のためにkViewer、外部からの情報入力のためにフォームクリエイターを導入した。従来の様に案件が発生する度にメールを送る必要が無くなるだけでなく、プロダクション企業からの申請も一元的に管理できるようになった。



中井様
「kViewerを利用して、実際にはこの様なページ(下記画像)をプロダクション企業様には公開しています。公開ページには申請のためのフォームへのリンクも設置しているので、希望案件があればそのまま申請していただけます。このページを東日本と西日本で二つに分けて表示させています。現在はとりあえずの対応としてこの様に一覧表示をしていますが、カレンダー表記など、もっと見やすい画面の用意を強く希望しています。」

画面右端には申請用のフォームへのリンクが用意されている

案件をkintoneで一元管理し始めただけでなく、申請されるスタッフの情報もデータベース化することで、実績やスタッフの特徴もひと目で管理ができるようになった。このことは店舗へ営業を掛ける際の自信になったようだ。

中井様
「以前までは来ていただくスタッフの方もどんな方か毎回確認を行なっていましたが、今はkintone内でスタッフのデータベースを作成し、今までの実績含めスタッフの情報がすぐに確認できるようになりました。申請管理アプリと紐付けているので、申請内容を確認しつつ、どんなスタッフの方かもすぐにイメージできます。これにより、安心して依頼ができますし、店舗様への営業活動も自信を持って行なうことができますね。」

スタッフデータベースアプリは顔写真も添付している

中井様
「プロダクション企業様にはkintoneのメール通知機能とメーリングリストを組み合わせて、新規イベントのお知らせをしています。皆様にアカウントを渡しているわけではないので、単なる通知だけであって、そこからログインはできませんけどね。通知メール内容の内容も柔軟に設定できたら、kViewerの該当ページへのリンクを通知して、kintoneへのリンクは消すと思います。」kintoneと連携サービスを活用することによって、社外のパートナーとのコミュニケーションが円滑になった同社。kintoneと連携サービスにまだまだ進化することを期待しながら最善の運用を模索し続ける。