【建設コンサルタント】kMailerとDataCollectで年28時間の予実集計／紙の契約情報共有をゼロに！
企業紹介
道路・橋梁・トンネル・防災施設・都市計画などの企画・調査・設計を手がける建設コンサルタント
2025年からkintoneを全社の基幹システムとして利用し、kintone連携サービスも活用しながら業務改善を実施
課題
受注・契約変更のたびに、契約情報を印刷して3部署へ配布していた
月末の受注高集計をExcel上の手作業で行い、月30分かかっていた
予実を集計するにあたって、最新の数値のとりまとめとExcel上の作業が必要だった
解決策
受注・契約変更のたびに、契約情報を印刷して3部署へ配布していた
月末の受注高集計をExcel上の手作業で行い、月30分かかっていた
予実を集計するにあたって、最新の数値のとりまとめとExcel上の作業が必要だった
効果
年間約300回・計1,500枚の紙配布がゼロに
月30分の受注高集計が不要になり、全社で常に最新の「公式な数字」を共有
年28時間の集計作業がゼロになり、経営層がリアルタイムに予実を把握できるように
ダイシン設計株式会社（以下、ダイシン設計）は、暮らしを支える社会基盤を手がける建設コンサルタントです。北海道をはじめとする官公庁からの依頼を受け、道路や橋梁、トンネル、防災施設、都市計画などの企画・調査・設計を担っています。
そんなダイシン設計では、kintoneを全社の基幹システムとして活用し、トヨクモkintone連携サービス（新しいタブで開きます）のkMailer（新しいタブで開きます）、DataCollect（新しいタブで開きます）、kBackup（新しいタブで開きます）とも連携して情報の社内共有や受注高の集計を自動化しています。今回は、同社におけるkintone連携サービスの導入を推進した、営業本部営業部 兼 管理本部企画部 主査の酒谷 岳氏にお話をうかがいました。
▲ダイシン設計 営業本部営業部 兼 管理本部企画部 主査 酒谷 岳氏
作りたい仕組みを無料お試しで構築！ 経営層に実際のシステムを見せて導入へ
ダイシン設計では以前、kintoneとは異なるシステムで、案件ごとの受発注金額を予実管理していました。集計そのものは各部署で都度行われていたものの、全社共有用のデータベースに値を入力するのは、各案件の予算を立てたときと実績が確定したときのみ。進行中の案件について、最新の情報が共有されていない状態となっていました。
そこで2024年、経営層からの要望により、酒谷氏は新たな予実管理の仕組みづくりを任されます。kintone自体は2023年に備品管理を目的として10人ほどで試験導入していましたが、この予実管理システムの構築を機に30人ほどユーザーを増やし、全社利用に向けた試験運用を開始しました。2025年5月には全社員にアカウントを配布し、kintoneを全社の基幹システムとして運用しています。
そして、全社展開の準備や展開後の運用を進めていくなかで、予実金額の自動集計や社内のメール文化に合わせた通知機能、データのバックアップ機能を実現するため、導入を検討したのがkMailerやDataCollect、kBackupなどのkintone連携サービスです。
kintone連携サービスについては、無料お試し期間中にシステムを実際に構築し、構築したシステムをそのまま経営層に見せることで納得を得て、稟議を通しています。「やりたい」と思ったことを直感的な操作で、かつ予算内で実現できたため、とくに他社サービスと比較することなく導入を決めたそうです。導入後も、作成したシステムは酒谷氏自身の手で改善を続けています。
「いきなり現在のシステムができたわけではありませんが、したいことができること自体はお試し中に確認でき、経営層にも見せられました。そこから見せ方や設定を随時修正し、いまの形になっています」（酒谷氏）
今回は、酒谷氏がkintoneやkintone連携サービスとともに実現してきた業務改善の一部と、その成果をご紹介します。
事例1｜kMailerで契約内容の共有を紙からメール通知に！ 年1,500枚の紙配布をゼロに
まずご紹介するのが、契約情報の社内共有をメールに切り替えた事例です。kintoneの導入以前は案件（業務）の契約が決まると、営業部の担当者が契約書の写しを印刷し、営業部、経理部、技術系の部署に配布していました。契約変更があればその都度配り直しが必要となり、年間300回ほど配布が必要に。1回あたり5枚程度印刷していたため、この情報共有のために年間およそ1,500枚程度の紙を消費していました。
kintoneの導入後、契約案件の情報管理はkintoneに移行したものの、「紙での配布はしません」と全体に周知すると、現場からは「アプリを見に行かなければいけないのか」という声があがります。そこで2025年5月に導入したのが、kintoneに登録された情報をメールに引用して送信できるkMailerでした。
「会社というか、業界そのものがメール文化なんです。自治体はあまりチャットツールを利用しないので、我々も基本的にメールで連絡を取っています。そこで、この通知もメールにしようと考えました」（酒谷氏）
導入後はkMailerの自動送信機能を利用し、自分が担当者としてアサインされたときなど、必要なタイミングで契約情報を引用したメールが自動で配信されるようにしています。
▲契約情報を管理するkintoneアプリ
▲kMailerで配信される、契約内容変更時の通知メール
契約情報はメール本文上で確認でき、本文内のリンクからkintone上のレコードにも直接遷移できるようにしています。
メールの宛先は職員マスタアプリで管理されており、案件にアサインされていない職員には、職員マスタ上で本人が受信希望を登録した内容についてのみ、メールが送られる仕組みです。
▲受け取りたいメールを指定できる職員マスタアプリ。「表示名」欄には各職員の氏名が入る。
この仕組みを構築したことで、受注や契約変更のたびに発生していた紙での配布作業は不要になりました。メール中心の社内文化に合わせた仕組みを追加したことで、kintone導入に伴う業務の大幅な運用変更も、現場から受け入れられやすくなっています。
事例2｜DataCollectで月30分の受注高集計をゼロに！ 常に最新の数字を全社で共有
続いてご紹介するのが、受注高の集計を自動化した事例です。同社では毎月末、営業部で受注高を集計して報告しています。以前は案件（業務）ごとの顧客や内容、受注額をExcelの台帳で管理し、月間受注高の集計もExcelにて手動で行っていました。集計には1回30分ほどかかっており、年間6時間ほどの作業になります。
▲Excelで実績を集計していたときの実績報告書
情報管理をkintoneに移行したあとも集計までは自動化できず、手動でCSVを書き出し、Excel上で集計を行う必要がありました。
「一度、kintoneのデータをCSVに吐き出し、Excelで表を作って営業会議に提出したのですが、面倒だなと思って。この作業のための手順書を作ろうと思ったこともあったのですが、おそらく誰も見ないだろうなと思い、kintone上でできるようにしてしまおうと考えました」（酒谷氏）
そこで導入したのが、レコード間やアプリ間をまたいで集計できるDataCollectです。現在は「契約管理アプリ」に登録された受注内容に基づき、DataCollectが毎日自動で集計し「年次集計」と「月次集計」の2つのアプリへ集計結果を書き出しています。
受注高は発注元の種別ごとにも分けて集計し、各月の受注高と前年対比を確認できるようにしました。毎日集計を定期実行する設定としているため、毎日最新の数字を確認できるようになっています。計算式もExcelの関数と同じ感覚で設定でき、自力で構築を完結できました。
このシステムの構築により、月30分の受注高集計はなくなり、会議のたびに改めて集計する必要もなくなりました。社員は集計アプリを開けば、その時点の受注高を確認できるようになっています。
「一番いいと思っているのが、常に『この数字が公式です』と言える数字が共有できていることです。以前も受注高の集計は営業担当者が個人ごとにしていましたが、認識の齟齬が発生しない仕組みになったのはいいですね」（酒谷氏）
事例3｜予実管理を3つの区分で自動集計！ 年28時間の集計作業をゼロに
続いてご紹介するのが、予実管理の集計を自動化した事例です。ダイシン設計では、受注した業務（案件）ごとに、外注費などの費用がどの程度になるか予算を立て、実績と比べて管理しています。
kintoneの導入前にも別のデータベースで予実状況を管理していたものの、冒頭でも触れたとおり各案件について予実状況が登録されていたのは予算を立てた時と、実績値が確定した時のみ。進行中の案件についての実績値は各部で個別に管理され、全社的に共有されていない状態でした。そのため、年に2回、社内で予実状況の確認を実施する際には、各部門の管理職が最新の予実状況をとりまとめ、集計する必要があったといいます。集計には1回あたり2時間程度かかっており、7部門の管理職がそれぞれ年2回対応するため、年間合計約28時間の作業が発生していました。
そこで、kintoneとDataCollectを連携し、各部署が業務計画や協力会社への支払い金額をkintoneに登録することで、実績金額を自動集計できる仕組みを構築しました。集計結果は「業務分類DC」「担当部署DC」「供給者DC」の3つのアプリに表示され、それぞれ案件の種別・担当部署別・供給者（協力会社）別に、最新の予実状況を確認できるようにしています。
▲業務（案件）の種別ごとに予実の集計結果を表示する「業務分類DC」アプリ
▲業務（案件）の種別ごとに予実の集計結果を表示する「業務分類DC」アプリ
集計元となるアプリにも、常に最新の情報が登録されるよう工夫しています。業務ごとに予算が入力されるアプリと、外注費など実際にかかる費用が登録されるアプリを分割し、外注費などの稟議をkintone上のプロセス管理を使って都度申請・承認する運用にしました。これにより、支払いが承認された金額はすべてkintone上で確認できるようになっています。
「結局、みなさんが必ず最新の数字を入力してくれないと、最新の予実状況は集計できません。そのため、このアプリ上で承認された金額と、それに基づいて集計された結果の数字が、必ず最新の情報ですと言えるようにしています」（酒谷氏）
これにより、7部門の管理職が年2回行っていた計28時間の集計作業は不要に。kintone導入時に経営層から提示された、「予実をリアルタイムで見たい」という要望にも応えられています。
事例4｜kBackupで毎日自動バックアップ！ 常に前日の状態を復元できる体制に
4つ目にご紹介するのが、kintoneのデータを守るバックアップの事例です。同社では、kintoneの導入後、以前使っていたデータベースからkintoneへのデータの移行をCSVファイルで行っていました。その作業中、本来の読み込み先とは異なるアプリでデータを上書きしてしまい、復旧に半日を要したことがあったそうです。
「そのアプリ自体、私がデータを追加しただけのものでしたので、復旧自体はできました。ただ、対策としてバックアップができるツールはないのかなと思い、見つけたのがkBackupです」（酒谷氏）
現在は、kBackupの定期バックアップ機能により、重要なアプリのデータを1日1回自動でバックアップするよう設定しています。誤った編集や登録があっても、いつでも前日時点のデータに復旧できる状態です。
全社展開のカギは「現場目線」と「丁寧な説明」――担当者1人で進めた業務改善
ここまでご紹介してきたkintone連携サービスによるシステムは、基本的に酒谷氏が1人で構築し、全社に展開してきました。全社展開にあたっては、新しいシステムを現場の方に理解してもらい、使ってもらうための工夫も重ねています。
たとえば、最初にご紹介したkMailerによるメール通知は、「自ら情報を見に行かなければいけない」というハードルを取り除く目的で構築しました。DataCollectを使った予実管理システムにも、現場メンバーにkintoneへの入力作業が増えることを考慮し、「kintoneの情報から必要書類を出力できるプラグインを追加する」などの工夫を施しています。現場の作業が増えないようにすることを前提にシステムの構成を決め、利用定着の土台としていきました。
また、2025年4月の全社展開に向けて事前に説明会を実施し、システムの内容や導入理由を全社員に直接説明しています。
「現場のかたの作業は基本的に増えないようにしましたが、それでも新しいことをやらされるとなったときには、その理由を対面で説明したほうがいいなと思ったんです。全社員が100名ほどなので、1時間程度の説明会を大体10人ずつ、10回ほど実施しました」（酒谷氏）
さらに、同年4月から6月にかけては、決まった時間に質問ブースを設け、使い方の相談を受け付けました。その後は、システムについての要望を書き込める掲示板も用意し、現場メンバーの声を集めています。掲示板に寄せられる声の多くはシステムの使い方に関する相談ですが、「こういう数字が出てくるようにしてほしい」という要望が届くこともあります。こうした要望を含め、社内のメンバーの意見は慎重に取捨選択を行っているそうです。
たった1人の担当者で業務改善システムを構築し、全社展開までを実現したダイシン設計株式会社。同社のように、社内の情報共有や予実集計の効率化、情報のリアルタイム化を実現したい方は、ぜひトヨクモのkintone連携サービスをご活用ください。
【何度でも試せる】トヨクモのkintone連携サービスの30日間無料お試しはこちら（新しいタブで開きます）
記事公開日：2026年10月30日
※事例記事の内容や所属は取材当時のものとなります。
この事例で活用した機能はこちら
kintoneにおいて、レコードの追加・編集、ステータスの更新をきっかけに、データが特定の状態になったら自動的にメールの送信を行います。アドレス帳アプリとは別のアプリで条件を指定することも可能です。 | |
時間を指定することで、定期的に自動で集計できます。集計を実行する間隔や、実行する時間を柔軟に設定できます。 | |
kintoneアプリ内の全てのデータを、1日1回自動的にバックアップします。バックアップを行う時間帯の指定も可能です。 |
