kintone×トヨクモkintone連携サービスで、ホテル清掃の日報・月報作成フローを効率化しミスも激減！充実のサポート体制が導入の決め手

株式会社Lanaiは、宿泊施設や商業施設のトータルサポートを行う会社です。施設の設計・デザイン、マネジメント、清掃などのサービスを総合的に提供しています。

同社の清掃サービスにおける稼働現場は、常時数十箇所ほど。それぞれの現場での日報・月報作成業務に手間がかかるうえ、入力ミスが発生してしまう課題を抱えていました。この課題を解決すべく、kintoneとトヨクモkintone連携サービスを導入。DataCollectを使用して、日ごとに分けた日報用データと月ごとに分けた月報用データを自動で集計しています。さらに、PrintCreatorの活用により、ホテル側へ配慮したレイアウトの日報作成を実現しました。継続した手厚いサポート体制も評価を受け、ご好評の声をいただいております。

本記事では、株式会社Lanai 専務取締役 岡島 慈海氏にお話を伺いました。

(左)代表取締役 林 仁浩氏　 (右)専務取締役 岡島 慈海氏

Lanai社では、清掃サービス業務の完了報告として、日報と月報を作成しています。まず、日報は清掃員が紙に作業内容を記入し、清掃責任者がそれをエクセルに入力します。月末には、別のエクセルを使用して日報を取りまとめた月報を作成。現場と本社がそれぞれ月報を作成し、相互に確認することで認識相違を防いでいましたが、これが二度手間となっていました。

また、パソコンスキルには個人差があり、ホテルの部屋数や清掃範囲を入力する際に誤りが発生してしまうことも少なくありません。さらに、日報から月報へデータを移す際にも、データ数の多さから操作ミスが多発。月報確定後には、意図しないExcel操作により誤ってデータが上書きされ、数字が変わってしまう課題もありました。

岡島氏は当時の様子について、日報・月報の作成は、悩みの種だったと語ります。

「当社の清掃サービスにおける現場数は常に数十箇所程度あり、大きなホテルでは客室数が500室以上あります。本社で日報・月報の管理を担当する人数も限られますので、月末月初にかけて大きな負担がかかっていました」（岡島氏）

日報・月報作成業務の効率化とミス削減を目指し、岡島氏は改善ツールを探し始めました。そこで見つけたのが、kintoneです。初めはkintoneの詳細についてあまりご存知なく、なんとなく名前を聞いたことがある程度であったとのこと。そんな中、取引先の取締役の方に良い業務改善ツールを知らないかと尋ねたところ、kintoneならパソコンに慣れていない人でも使いやすいのではないかと勧められたそうです。同様の他社製品を調べて比較検討した結果、利用者の多さに安心感を覚え、kintoneの無料体験を開始しました。

本番移行を念頭に置きながら始まった無料体験でしたが、kintoneだけではLanai社が抱える全ての課題を解決できないことが見えてきました。具体的には、kintoneアプリをまたいだ集計ができない点や、作成した日報・月報のPDF化に対応していないことなどが挙げられます。岡島氏は「日報はホテル側にお送りするものなので、印刷時のレイアウトにもこだわりたかったのですが、なかなか希望通りのフォーマットを作成することが難しかった」と振り返ります。

その課題は、トヨクモkintone連携サービスを用いれば解決できると知り、“kintone連携”とインターネットで検索したところ、上位にトヨクモkintone連携サービスが表示されました。トヨクモの社長がサイボウズ出身であることも信頼につながり、さらに関心が高まったそうです。ちょうど同時期に、トヨクモkintone連携サービスの無料体験が可能だったことから、利用を開始。アプリ間のデータ集計や日報・月報提出時にPDF化できること、レイアウトのカスタマイズが容易であることなどから、課題が解決できるイメージをもつことができたため、導入を決断されました。

特に導入の決め手となったのは、手厚いサポート体制と一貫したワンストップサービスだったと岡島氏は話します。

「他社の連携サービスもいくつか見ましたが、どれか一つの機能に特化しているサービスが多かった印象です。その点、トヨクモは多様な製品を展開しており、一社でさまざまな課題を解決できることに魅力を感じました。また、問い合わせ窓口へ電話すると、担当者の方がいつも親切に教えてくれたのも心強かったです。このサポート力の高さも導入を決めた理由の一つとなりました」（岡島氏）

トヨクモでは、メールまたは電話にて各種お問い合わせを受け付けています。サービスの利用方法に関するお悩みから請求や契約内容までさまざまなお困りごとをサポート。きめ細やかな対応がご好評に繋がっています。

Lanai社は、トヨクモのサポート窓口を活用しながら、kintoneとDataCollect、PrintCreatorを組み合わせることで、清掃日報・月報作成時のミスを大幅削減することに成功し、業務負担軽減を実現しました。

導入にあたり、最初に着手したのはkintoneの構築です。清掃員が手書きした日報を清掃責任者がkintoneに入力する際に、後々の修正作業を発生させないために誤入力が発生しない仕様が必要不可欠でした。
そこで、複数入力ができないよう、単一回答のラジオボタンとドロップダウンを採用。パソコン操作に不慣れな人でも簡単に操作できるように工夫しました。
岡島氏は、「実際に、難しくて入力できないといった現場の声は聞いたことがありません。マニュアルは作成していないのですが、視覚的に何をすれば良いか分かるので、使いやすいのだと思います」と語ります。
さらに、プロセス管理を利用し、日報提出後は内容を編集できないようにすることで、誤操作により数字が変わってしまうことを防止。人的ミスを起こさない操作環境を実現させました。
導入から約半年が経過した現在では、入力ミスが明らかに減少。入力に若干時間がかかるケースはあるものの、ミスのリカバリーに割く時間は大幅に減ったそうです。

▲kintoneでの日報入力画面。ドロップダウンで単一回答する仕様とすることで、入力ミスを防止

続いて、集計に課題を抱えていた日報については、DetaCollectを導入することで解決の糸口を見出しています。DetaCollectにより、各部屋ごとの項目集計に加え、オプション作業の集計も1枚の日報にまとめて記した集計が可能に。複数のテーブルをまたいでの自動集計が実施できるようになりました。

さらに、現場と本社で二重に作成していた月報作成業務も効率化。以前は工数がかかっていたうえ、1か所でも誤りがあると、過去の日報を探して相違の理由を確認し合わなければならず、タイムロスと精神的な負担が課題となっていました。
しかし、DataCollect導入後は、日報の記載内容が数で集計されるため、確認作業は不要に。現場と本社、双方の負荷が軽減されました。
月末月初の集計作業量が減ったことで、残業時間の削減にも繋がったと効果を実感いただいています。

▲DataCollectを利用し、日報を自動集計して作成された月報

また、DataCollectを用いて作成した日報・月報は、PrintCreatorによりPDF化してメール添付してホテル側に送付するか、印刷後に持参して確認を受けます。
以前は思うようなレイアウトが組めずに困ることもありましたが、PrintCreator導入後はホテル側から「見やすくなった」との声をいただく機会が増えたそうです。

▲PrintCreatorを用いて作成した日報

kintoneとトヨクモkintone連携サービスの実装を担う岡島氏は、成功の背景にあるのはサポート体制だと語ります。

Lanai社では、現場からのフィードバックをもとに、kintoneとトヨクモkintone連携サービスで作成したツールの改善を継続的に行っています。具体的には、日報の作成フローもその一つ。現在は、各清掃員が紙に手書きした業務報告を清掃責任者が取りまとめてkintoneへ入力する形で日報を作成していますが、いずれはフローを短縮できるよう、日々取り組んでいます。

例えば、トヨクモkintone連携サービスの『FormBridge』で作成できる入力フォームを活用し、kintoneのアカウントを持っていない各清掃員でも自分で業務内容を報告できるフローを検討されているそうです。報告用のデバイスをどのように用意するのかなど検討事項は多いものの、清掃責任者がkintoneに入力する業務負担の軽減が可能になります。また、この活用が実現すれば、清掃責任者がリアルタイムで業務の進捗を確認できるメリットも期待できると岡島氏は語りました。

一方、規模が大きいホテルは部屋数が多く、対応事項が多岐にわたるため、現在は日報・月報作成フローにおけるkintoneとトヨクモkintone連携サービスの導入に至っていません。一部のホテルでは部屋数が500室以上ある施設もあります。加えて、宿泊日数や部屋タイプにより清掃ルールが異なるため、kintone上で操作すべき項目が多くなることが考えられます。こうした部分に対しても活用方法を見出すことで、さらなる業務効率化を実現していきたいとのことです。

最後に、岡島氏に今後の展望を伺いました。

「日報・月報作成だけでなく、幅広い利用方法を模索していきたいと思っています。各種収支計算やホテルごとの稼働率計算ができれば、人員配置などの見直しにも役立ちます。kintoneとトヨクモkintone連携サービスをより活用すれば効率化が進み、人的ミスが撲滅できることが分かりました。自社・清掃現場・ホテル全てにポジティブな影響を感じていますので、今後も活用を通じて全体の負担を軽減していきたいと考えています」（岡島氏）

記事公開日：2024年7月22日
※事例記事の内容や所属は取材当時のものとなります