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ボトムアップでkintone活用を展開中!窓口業務や来庁予約をオンライン化し、残業時間を減らした富士吉田市役所

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 山梨県富士吉田市役所のふるさと魅力推進課では、地域魅力発信事業、定住促進関連事業、域学連携関連事業を担当しています。
様々な外部団体と連携して事業を進めており、打ち合わせに付随する連絡調整業務やイベント企画・準備・運営などといった非定型業務がある一方、紙やExcelベースの事務作業の負担増大が課題となっていました。 

そこで、申請やデータ管理のオンライン化および自動化を促進するためにkintoneとトヨクモの連携サービスを導入いただいております。

本記事では、現場から声をあげ、庁内のkintone活用を推進している富士吉田市立病院管理課(旧所属:ふるさと魅力推進課)の小俣貴司氏と現ふるさと魅力推進課の飯野直美氏よりお話を伺いました。

オンライン申請×データの一元管理×集計の自動化実現のためにkintoneとトヨクモの連携サービスを導入

kintone導入前の課題は「補助金制度に伴う事務作業の多さ」

ふるさと魅力推進課では、非定型業務以外にも補助金等の申請受付といった事務作業も増加しつつありました。特に、豊富な定住促進奨励金制度のメニューを用意しており、年間150件以上の申請があるため、処理に多くの時間を要していたそうです。

「新婚世帯すまい支援金」の申請時には5枚もの用紙に記入する必要がある

具体的には窓口での受付対応や申請書のExcelへの転記、集計作業や各種資料の作成が手間となり、1日の勤務時間のうち半分はこの事務作業に割く必要がありました。

実際に使用していたExcelデータ。シートの数も非常に多い

非定型業務に使える時間を増やすためには事務作業の効率化が喫緊の課題でした。そこで、小俣氏は下記3点を可能にする方法を模索していました。

1、オンライン申請化
2、データベースでの一元管理
3、集計の自動化

業務改善にまつわる情報収集を行う中で、kintoneとトヨクモの連携サービスを知ったそうです。

 無料お試し期間中に業務時間を1/3に削減という成果を実感

 小俣氏は行政への導入実績の豊富さと拡張性の高さを魅力に感じ、まずは無料お試しにお申し込みいただきました。そして、新型コロナウイルスの影響により帰省ができなくなってしまった市内出身の学生へ市の特産品などを支援物資として送付した「コロナに負けるな!ふじよしだ若者エール便」という事業でkintoneとトヨクモの連携サービスを試験的に導入し、どれだけ業務改善できるか実証実験を行いました。

導入前、同様の事業では市の公式HPの問い合わせフォームとExcelを活用したものの、申請の重複を弾くことができなかったりExcelだと同時作業ができないため紙に出力して審査してExcelに入力していたりと複数の課題がありました。申請の件数が多い時には1日分の処理を行うのに半日(※作業時間:3人×4時間=12時間)かかるときもありました。

実証実験では申請書をFormBridgeに置き換え、オンライン化を実施。フォームで受け付けた内容がそのままkintoneのマスタに登録されるため、転記作業やダブルチェックがなくなりました。

紙の申請書からFormBridgeに置き換えることでオンライン化

さらに、kintone上で複数人が同時に申請の審査ができるため、審査もペーパーレスとなり、受付から発送までシームレスな対応となりました。

その結果、1日あたりの作業時間が1人あたり最大2時間程度削減、課全体で見ると1日あたりの作業時間が1/3の8時間削減となり、業務の改善効果を得られる結果となりました。


実際にFormBridgeで受け付けた申請件数。1日に100件を超えても負担は軽減

kintoneとトヨクモ連携サービスを導入した決め手は「実際に体験した時の使用感と拡張性」

 行政という立場から、LGWAN系で利用できるオンライン申請に特化したサービスとの比較も行ったそうです。そんな中、先述の実証実験の成果に加え、データベース機能を用いて分析にも活用できるkintone×FormBridgeの組み合わせによる拡張性が、富士吉田市役所内の活用用途に合っていると判断し、導入いただきました。

FormBridge×kViewer×PrintCreatorの連携で各種給付金の申請受付から決定通知書まで対応

 kintoneとトヨクモの連携サービスを本格導入し、まず着手したのは各種補助金、給付金に伴う事務作業の効率化でした。

その一例が全市民に1万円を給付した「物価高騰生活支援金(令和4年度)」、「消費生活サポート給付金(がんばろう!生活応援給付金)(令和5年度)」で、FormBridgeとkViewerを活用した事例になります。

こちらは対象2万世帯の事業になりますが、例に漏れず申請は紙の郵送で受け付けており、Excelでデータを管理していました。そのため、データ更新に1時間以上かかったり、かなりの人駆が必要で全庁の職員が開封やチェック作業に駆り出されたりと、過大なコストが問題となっていました。

そこで、まずは対象世帯の情報をまとめたマスタをkintoneで用意しました。さらに、過去の支援金・補助金制度で使用した口座情報の有無をkViewerルックアップ機能で確認するためのQRコード付きの申請書をPrintCreatorで出力し、郵送しました。

フォーム内で電話番号やメールアドレス、口座情報を入力し、すでに登録されているものかどうか照合する

口座情報が登録済みで、その情報で問題ない場合は新たな申請対応は不要とし、口座情報の登録がない、もしくは登録されていた口座情報を変更したい場合はそのままFormBridgeから口座情報の写しの提出を受け付けるようにしました。そして、交付決定通知書の出力もPrintCreatorで対応しました。

口座情報の新規登録、変更をする場合はそのままFormBridgeから申請可能

導入した結果、担当課だけで事務対応できるようになったほか、メイン担当者のピーク時の残業時間も導入前の同事業では72時間かかっていたものが、19時間に抑えられました。

FormBridge×kViewer×Toyokumo kintoneApp認証で外勤先でスケジュールの確認や登録を可能に

 ユニークな活用方法として、職員のスケジュール管理も便利にしました。

これまではOutlookを使って予定を共有する方法や、ホワイトボードや卓上カレンダーに直接予定を書き込み、他の職員がそれらを見て確認する方法が混在しており、基本的にスケジュールは個別に管理されていました。一見オンラインで管理されているように見えるOutlookも、机上のデスクトップパソコンでしか確認できなかったため出先にいると確認できませんでした。

各職員のスケジュールが書き込まれているホワイトボード

そこで、kintoneでスケジュール管理用のマスタアプリを用意し、FormBridgeを使用して外勤先からでもスケジュールを登録できるようにしました。

スケジュール登録で使用しているフォーム

kViewerではカレンダービューを使用し、Toyokumo kintoneApp認証を用いることで休日や外勤先など、IP制限でkintoneを閲覧できない場所からでもスケジュールを確認できるようにしました。

外勤先でも手元のスマホからカレンダービューでスケジュール確認ができるように

その結果、外勤先でも手元のスマホからスケジュールの確認と登録ができるようになり、関係者との日時調整もその場でスムーズに行えるようになりました。

母子手帳交付来庁予約をFormBridge×kViewerの予約システムで効率化

 窓口対応を効率化した活用事例もあります。その一つが母子手帳交付です。

母子手帳を受け取るためにはあらかじめ妊婦さんが来庁予約をする必要がありますが、従来は平日の開庁時間内に電話しなければなりませんでした。さらに、電話口で受け付けた予約状況も手書きの紙で管理していました。

実際に使用していた紙のリスト

そこで、kViewerで母子手帳交付の予約空き枠を確認できるようにし、FormBridgeで予約したい日時と事前確認事項を申請できるフォームを実装しました。

kViewerで予約の空き枠を表示。予約したい日時を選択するとフォームで予約可能

導入した結果、24時間いつでも来庁予約を受け付けできるようになり、妊婦さんの負担が軽減しました。さらに、スムーズな母子手帳交付にあたって確認しておきたい情報収集も、フォームであれば電話のような聞き漏れリスクなくできるようになり、事前準備がしやすくなったそうです。

委託先に都度電話やメールで確認していた空き家バンク運営もkintone上で情報共有が完結

市役所と委託先間での情報共有をスムーズにした事例もあります。

富士吉田市では、空き家バンクの運営をふじよしだ定住促進センターに業務委託しています。従来、市に対し空き家に関する問い合わせや件数等の調査依頼が来るたびに委託事業者に電話やメールで最新情報の確認をしなくてはなりませんでした。さらに、1件の電話につき5〜10分かかっていたため、電話対応が頻発することで業務時間の圧迫にも繋がっていました。

オンライン上で情報共有を完結させるために、kintoneのマスタアプリで空き家情報を管理するようになりました。その結果、確認のために都度電話やメールをすることがなくなりました。

kintone上で確認できる空き家情報

さらに、ホームページ更新もkViewerのカードビューに置き換え、ページの更新を瞬時に行い、賃貸/売買・住居/店舗の絞り込みもできるようになりました。

「空き家バンクに掲載」の設定を変更するだけで更新可能

kintone×kViewer×PrintCreatorで非常勤医師の報酬計算&表示&明細出力に対応

 丸2日かかっていた事務作業が半日で対応できるようになった事例が非常勤医師の報酬計算および通知です。

従来は非常勤医師の出勤の確認や報酬の仮計算、報酬の整理簿をそれぞれ別のExcelで管理していました。報酬を計算し、明細書を作るためには各Excelデータから必要なデータを抽出・転記して統合し、処理後のデータをWordに差し込んで印刷しなければいけません。もちろん、明細は紙になるため郵送対応となり、それを毎月約50人分対応したそうです。

Excelで管理していたそれぞれのデータ

そこで、Excelで管理していた各種データをkintoneのマスタで管理するようにしました。データが集約されたことで、報酬計算もkintone上で完結するため転記作業が不要になりました。

kintone上で報酬計算が完結

また、計算した結果をkViewerでWeb明細として表示するようにしたため、郵送の手間も省けます。

kViewerを活用したWeb明細の様子

紙として出力する必要があるときはPrintCreatorも連携済みのため、ボタンひとつで出力できるようになりました。

PrintCreatorで出力できる報酬支給明細書

現場の課題に着目し、ボトムアップでkintoneの活用場面を増やしていきたい

 小俣氏はkintoneとトヨクモの連携サービスを活用したことで、「テレワークや有給取得のしやすさが変わって嬉しいです」と働き方の変化についても言及しました。出庁しないと対応できなかった窓口業務をデジタル化することで、在宅でも対応できる業務が増え、週2〜3日はテレワークで勤務できるようになったそうです。

今後の展望として、ボトムアップでのkintone活用を推進できるようにデジタル人材の育成に力を入れたいとしています。

庁内研修会も現場の職員先導で実施。実際に使用したデモアプリ

飯野氏は「富士吉田市役所の特徴は、自治体の先進事例に多いトップダウン方式での導入ではなく、現場の一職員による発案で導入を進めたケースだと思っています。kintoneは庁内に展開中ではありますが、私たちはまだイノベーター理論でいうアーリーアダプターのような立ち位置です。まだ紙文化も強いため、kintoneを活用できる人材を育成することでもっと加速的にデジタル化が進むと思います」と庁内展開における課題を整理していました。

24年1~2月に開催したkintone研修会の様子。各業務のアプリ化に取り組む

小俣氏は「個人的には新しいことをやってみるとなった時に『キントーンでできないかな?』という考えが出る職場だと面白いなと思う。そこが一つのゴールですね」とkintone推進の先にある職場の変化を見据えていました。

記事公開日:2024年5月1日
※事例記事の内容や所属は取材当時のものとなります